Rapport om dokumentasjonsforvaltning og arkiv

Høsten 2016 arbeidet fagpersoner fra mange offentlige virksomheter med en foranalyse om dokumentasjonsforvaltning og arkiv under Skate med Riksarkivet som tiltakseier. Sluttrapporten er nå klar og er viktig lesing for alle som er opptatt av digitaliseringen og utviklingen av dette området.

Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) er et strategisk samarbeidsråd sammensatt av toppledere på virksomhetsnivå i offentlig sektor. Skate skal bidra til at digitaliseringen av offentlig sektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen. Skate konsentrerer sin innsats om nasjonale felleskomponenter i den digitale infrastrukturen og skal bidra til helhetlige rammer for forvaltning og videreutvikling av disse. De nasjonale felleskomponentene er: ID-porten, Altinn, Digital postkasse til innbyggere, Kontakt og reservasjonsregisteret, Matrikkelen, det sentrale folkeregisteret og enhetsregisteret.

Høsten 2016 ble det gjennomført en foranalyse for behovsområde Dokumentasjonsforvaltning og arkiv på oppdrag fra Skate.  Arkivverket er tiltakseier for arbeidet. Sluttrapporten er nå klar og skal legges fram for Skate i løpet av våren.
Rapporten presenterer en nåsituasjon og en ønsket situasjon, et målbilde, for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Beskrivelsen av nåsituasjonen danner et felles kunnskapsgrunnlag, og målbildet er en beskrivelse av hvordan området bør fremstå om et gitt antall år. Når disse to beskrivelsene sammenlignes får man et gap. Denne gapanalysen er grunnlaget for de foreslåtte tiltakene. Arbeidsgruppa mener at disse tiltakene gir mulighet for å oppnå målbildet.
Rapporten er resultat av at en stor gruppe fagpersoner fra mange forskjellige virksomheter har diskutert og kommet til en felles enighet om hva som skal presenteres. Forslagene som legges frem skal legge vekt på å se dokumentasjonsforvaltning og arkiv i et helhetlig perspektiv. Arbeidet bygger blant annet på digitaliseringsrundskrivet og Digital agenda (Meld. St. 27 (2015–2016)) samt 5 viktige prinsipper:

1. Brukeren i sentrum
2. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet
3. Styrket digital kompetanse og deltakelse
4. Effektiv digitalisering av offentlig sektor
5. Godt personvern og god informasjonssikkerhet

Sluttrapporten er viktig for vårt interessefelt fordi den vil påvirke hvordan dokumentasjonsforvaltning og arkiv utvikler seg videre. Rapporten kan lastes ned på Arkivverkets nettsider.

Arbeidsgruppa var sammensatt av deltagere fra følgende virksomheter:
•    Asker kommune
•    NAV
•    Politidirektoratet
•    Skatteetaten
•    Elverum kommune
•    Bergen kommune
•    Kartverket
•    Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark
•    Statsarkivet i Oslo
•    Brønnøysundregistrene
•    Riksarkivet
•    Moss kommune
•    Trondheim kommune

Referansegruppen har bestått av:
•    Arkivverket
•    Brønnøysundregistrene
•    Difi
•    KS
•    NAV
•    Skatteetaten
•    Statistisk sentralbyrå