Arkiv under modernisering

wordcloud3.jpg

20. - 21. mars 2018 i Lillestrøm

Presentasjonene fra seminaret finner du her
 

Norsk Arkivråd har gleden av å invitere til seminaret "Arkiv under modernisering", tirsdag 20. og onsdag 21. mars 2018 i Lillestrøm.

Temaer på seminaret vil være Arkivlovutvalget, de nye arkivforskriftene (ny arkivforskrift og riksarkivarens forskrift), innsyn, digitalisering, effektivisering og automatisering.

Etter første seminardag inviterer vi til felles middag, som er inkludert i seminaravgiften. Etter andre seminardag er alle seminardeltakerne invitert til å delta på vår generalforsamling!

Velkommen!

 

Norsk Arkivråds innspill til Arkivlovutvalget
I februar møtte Norsk Arkivråd Arkivlovutvalget for å legge fram våre innspill. Vi presenterer innspillene og forteller om møtet med utvalget. I tillegg skal vi belyse utvalgets arbeid fra ulike synspunkter. v/Marianne Høiklev Tengs, styreleder i Norsk Arkivråd

Abelias politiske plattform - hvilke utfordringer og muligheter finnes?
v/Kjetil Brun, Fagsjef IKT og digitale næringer i Abelia

Nye arkivforskrifter - hvordan henger arkivplan og internkontroll sammen?
Ny forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften) og Riksarkivarens forskrift trådte begge i kraft fra 1.1.2018. v/Jorunn Bødtker, landsstyremedlem og leder av seminarutvalget i Norsk Arkivråd

Arkivarbeidet som del av internkontroll
I den nye arkivforskriftens § 4 om arkivplan og internkontroll heter det:
Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum. Riksarkivaren kan gi forskrift om arkivplan.
Hvordan tilnærmer vi oss dette kravet? Hvordan passer arkivarbeidet inn i internkontrollsystemet? v/Karin Gjelsten, Bergen Byarkiv

Anmeldelse av nye arkivforskrift
I utgave 1/18 av Norsk Arkivråds medlemsblad skal vi ha en anmeldelse av ny arkivforskrift. I tillegg skal vi også spørre våre medlemmer om deres mening. v/Maria Rytterager, redaktør i Norsk Arkivråd

Verktøy for å understøtte internkontroll og GDPR prosjekter
Første steg for å tilpasse seg det nye regelverket er å få oversikt over hvordan og hvor persondataene behandles i dag. De fleste synes det er vanskelig å komme i gang med kartleggingen og klarer derfor heller ikke å avdekke om det er store avvik, eller konkretisere hva som kreves for å tilpasse seg kravene i GDPR. ayfie vil presentere et elektronisk verktøy som hjelper deg med å kartlegge og klassifisere PII data som er lagret i deres IT systemer samt hjelpe dere med å ha kontinuerlig kontroll på dataene fremover. v/Simen Kortgaard og Jeppe Lund, Ayfie Group (tidligere VirtualWorks)

Digitalisering i Skedsmo kommune
Skedsmo kommune har de siste årene ansatt en rekke digitaliseringsagenter i tillegg til andre dedikerte ressurser innenfor digitalisering. Hvilke mål har Skedsmo kommune med digitalisering og hvordan er arbeidet organisert? Skedsmo kommune er også midt i en prosess med bygging av Lillestrøm kommune sammen med kommunene Fet og Sørum. Hvilken rolle spiller digitalisering i dette prosjektet? v/Torbjørn Pedersen, digitaliseringsdirektør i Skedsmo kommune

Prosjekt Digitale Asker 2020
Forventninger til digitalisering og innovasjon i lys av kommunereformen. Hvordan bruke et omfattende byggeprosjekt til å forberede en god struktur for informasjonsforvaltning. v/Ragnar Husum, prosjektleder i Asker kommune

Trusting in the archives. The work of the Hillsborough Independent Panel 2010-12
The importance of Archives and Archivists in establishing the truth about the Hillsborough Football Disaster in which 96 people died: the story from 1989 until today. v/Sarah Tyacke, Hillsborough Independent Panel

Tjenestedesign som metodisk tilnærming
Designit har hatt et spennende oppdrag for Arkivverket om tilsynsmetodikk, og er nå i gang med ny veiledningsmetodikk for bedre dokumentasjonsforvaltning og arkiv. v/Silja Mustaparta, Strategic Design Lead i Designit

eInnsyn og eFormidling - lykkes vi? Ja, i hvert fall til slutt!
Per Ivar Hammershaug, leder for Arkiv- og dokumentforvaltning i Difi, viser hvordan Difi har forberedt seg på eInnsyn. Som forvalter av den statlige delen av løsningen og leverandør av elæring om offentlighetsloven, er de nesten forpliktet til å være best i statsklassen på fulltekstpublisering og etterlevelse av offentlighetsloven! Difi har ansvarliggjort saksbehandlere og ledere – det er deres ansvar å vurdere om et dokument ikke skal fulltekstpubliseres. Arkiv- og dokumentforvaltningens rolle er å kvalitetssikre saksbehandler og leders vurderinger og hindre at opplysninger nevnt i offentlegforskrifta § 7 blir publisert. Hva skulle til for å få dette til? Per Ivar deler erfaringer med oss. eFormidling er neste store prosjekt for seksjonen, men er det noen i andre enden som vi kan sende til? Hva skal til for å lykkes med eFormidling. Kan vi endelig ta kverken på e-posten?

Automatisering av dokumentasjonsforvaltning
Hva er automatisering og robotisering og hvordan kan det gi gevinster innen dokumentasjonsforvaltning? Har vi ikke snakket om automatisering av dokumentfangst, journalføring og gjenfinning lenge? Hvordan kan dette løses med de Noark 5 løsningene vi har i dag? Og kan vi få hjelp av roboten til annet vi arkivarer gjør? v/Kristine Brorson, Sopra Steria

Digitalisering av arbeidsavtalen – fra 30 til 5 steg
Bærum kommune har implementert løsning for digital arbeidsavtale. I foredraget vil du få høre om erfaringer fra gjennomføring av prosjektet, hvilke gevinster som er oppnådd, og tanker om videre utvikling av løsningen. v/Gunn Sværen, spesialrådgiver i Bærum kommune

"Frels oss fra klikkingen"
Et lite prøveprosjekt har gitt store resultater. Utlendingsdirektoratet har ansatt roboten Ada. Er robotene svaret på alle våre bønner? v/Martin Koldaas, seniorrådgiver i Utlendingsdirektoratet

Brukerorientert arkivtilsyn
Arkivverket fører tilsyn med all offentlig forvaltning og har hatt som mål å utvikle et brukerorientert arkivtilsyn. Prosjektet ble igangsatt av den nye seksjonen for dokumentasjonsforvaltning etter omorganiseringen av Arkivverket. Målet er å sette brukeren i sentrum i langt større grad. Geir Ivar Tungesvik fra Arkivverket skal fortelle om denne nye tilsynsordningen.

Erfaringer med Brukerorienterte arkivtilsyn
Trond-Viggo Bjerke, avdelingsdirektør i Forsvarsdepartementet, skal fortelle om deres erfaringer med tilsyn etter ny metodikk.

Generalforsamling
Generalforsamlingen er høyeste myndighet for Norsk Arkivråd. Ordinær generalforsamling holdes hvert år innen utgangen av første tertial. Møtepapirene vil etter hvert bli lagt ut på denne siden.
Vi gjør oppmerksom på at møtepapirene ikke vil bli printet ut, men at hver enkel må sørge for dette selv eller bruke digitale versjoner!
 

Program

Tirsdag 20. mars
Registrering fra kl. 9:00

10:00   Velkommen
10:05   Norsk Arkivråds innspill til Arkivlovutvalget v/Marianne Høiklev Tengs,
             styreleder i Norsk Arkivråd
10:30   Abelias politiske plattform - hvilke utfordringer og muligheter finnes?
             v/Kjetil Brun, Fagsjef IKT og digitale næringer i Abelia
11:00   Nye arkivforskrifter - hvordan henger arkivplan og internkontroll sammen?
            
v/Jorunn Bødtker, landsstyremedlem og leder av seminarutvalget i Norsk
            Arkivråd           
11:30   Lunsj
12:30   Arkivarbeidet som del av internkontroll v/Karin Gjelsten, avdelingssjef i
             Bergen Byarkiv
13:00   Anmeldelse av ny arkivforskrift v/Maria Rytterager, redaktør i Norsk Arkivråd
13:10   Verktøy for å understøtte GDPR v/Simen Kortgaard og Jeppe Lund, Ayfie
            Group (tidligere VirtualWorks)
13:55   Pause
14:15   Digitalisering i Skedsmo kommune v/Torbjørn Pedersen,
            digitaliseringsdirektør, Skedsmo kommune
14:55   Prosjekt Digitale Asker 2020 v/Ragnar Husum, prosjektleder i Asker
             kommune
15:30   Pause
15:50   Trusting in the archives. The work of the Hillsborough Independent Panel
             2010-12 v/Sarah Tyacke, Hillsborough Independent Panel
16:50   Seminarslutt

18:30   Aperitiff
19:00   Middag

Onsdag 21. mars
09:00   Seminarstart
09:05   Tjenestedesign som metodisk tilnærming v/Silja Mustaparta, Strategic
             Design Lead i Designit
09:35   eInnsyn og eFormidling - lykkes vi? Ja, i hvert fall til slutt! v/Per Ivar
             Hammershaug, leder for Arkiv- og dokumentforvaltning i Difi
10:20    Pause
10:35    Automatisering i dokumentasjonsforvaltningen v/Kristine Brorson, Sopra
             Steria
11:00    Digitalisering av arbeidsavtaler v/Gunn Sværen, spesialrådgiver i Bærum
             kommune
11:30    Lunsj
12:30   "Frels oss fra klikkingen" v/Martin Koldaas, seniorrådgiver i
             Utlendingsdirektoratet
13:00   Brukerorienterte arkivtilsyn v/Geir Ivar Tungesvik, Arkivverket
13:30   Erfaringer med brukerorienterte arkivtilsyn v/Trond-Viggo Bjerke,
            avdelingsdirektør i Forsvarsdepartementet
13:50   Avslutning
14:00   Seminarslutt

14:00   Innsjekk til generalforsamling
14:30   Generalforsamling
16:30   Vel hjem

 

Norsk Arkivråd tar forbehold om endringer i programmet.