Arkivtjenesten under omorganiseringer - organisering av samordnede arkivtjenester

14. mars 2019 i Oslo

Arkivfunksjonene sentraliseres. De siste årene har vi sett flere sammenslåinger av arkiv- og dokumentasjonsfunksjonen til større enheter, f.eks. i helseforvaltningen, miljøforvaltningen, fylkesmennene og NAV. Og flere vil det bli! Beslutningene om sammenslåinger er en del av regjeringens politikk for å effektivisere forvaltningen.
Hva betyr det for arkivene? Samles vi i innovative spydspissarkiv der alt det spennende skjer eller smuldrer faget opp og brukerne får ikke de tjeneste de er vant til?

Hvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er?
Hva koster det når vi aldri har prissatt de interne tjenestene?

FOREDRAG:

Mannen i midten - erfaringer fra felles forvaltning!
Unit har lang erfaring som forvalter av fellestjenester for universitets og høgskolesektoren. Hvordan er erfaringene fra tjenestesamarbeidet i dokumentasjonsforvaltning generelt og med Public 360 spesielt?
v/ Leif Kristiansen, tjenesteansvarlig og Kadri-Liis Wist, tjenesteansvarlig, Unit - direktoratet for fellestjenester og IKT for høyere utdanning og forskning

Organisering av arkivtjenesten i NAV
- Sentralisering og overføring av funksjoner

v/ utredningsleder Runar Hartvigsen, seniorkonsulent i NAV og Trude Berg Sjøvoll, konsulent fra Sopra Steria

Behovsdrevet utvikling fremfor etablering av felles dokumentsenter
Politiet innfører ett felles saksbehandlingssystem for hele politi- og lensmannsetaten, men holder vurdering om etablering av ett felles dokumentsenter utenfor prosjektet. Hvilke fordeler ser de av å gjøre dette, og hvordan vil innføringen påvirke rollen arkivtjenestene har i dag.
v/ Liv Heidi Siljebråten, seksjonssjef, Politidirektoratet

Hvordan levere fysisk postmottak til ni etater og fullservice arkivforvaltning
til fem etater?

v/ Anneli Dahl, seksjonsleder, Norsk Helsenett SF

Hva er en tjenesteavtale og hva kan den brukes til?
Synliggjøring av leveranse, kostnader og utgifter internt i virksomheten. Hvordan kan man definere arkiv- og dokumentasjonsforvaltningstjenestene på en god måte? Hvordan kan man prise/utgiftsføre tjenestene?
v/ André Neergaard, direktør enhet for informasjonsforvaltning, Norges Bank

Dilemmaer i omstilling og endringsledelse
Hva skjer når avdelinger slås sammen eller legges ned?
Hvilken utfordringer møter ansatte og ledere i omstilling? Hva er dilemmaer i endringsledelse, informasjon og involvering?
v/ Nina Skarsgård, arbeids- og organisasjonspsykolog, Moment organisasjon og ledelse AS

Arkivstatistikken og måling av kvalitet
- Hvordan bruke statistikk i Arkivverkets tilsynsarbeid?
v/ Marthe Rosenvinge Ervik, rådgiver Forvaltning, dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket
- Hvordan yte gode tjenester når vi aldri har definert hva god arkivkvalitet er?
  Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet?
v/ Gustav Gudbrandsen, underdirektør, Klima- og miljødepartementet & Jorunn Bødtker, avdelingsdirektør informasjonsforvaltningsseksjonen, Finansdepartementet


Mer om foredragene:

Mannen i midten - erfaringer fra felles forvaltning!
Erfaringer fra Universitets og Høgskolesektorens tjenestesamarbeid i dokumentasjonsforvaltning generelt og med Public 360 spesielt.

Hvordan vil en felles anskaffelse påvirke din arbeidshverdag? Til tross for at Unit – direktoratet for fellestjenester og IKT for høyere utdanning og forskning kun har eksistert i et drøyt år, så har vi en lang erfaring som forvalter av fellestjenester for universitets og høgskolesektoren. Her vil vi snakke om erfaringene vi har gjort oss ved å stå i midten (som forvalter) mellom 32 virksomheter på den ene siden og leverandører på den andre siden.»
v/ Leif Kristiansen, tjenesteansvarlig og Kadri-Liis Wist, tjenesteansvarlig, Unit - direktoratet for fellestjenester og IKT for høyere utdanning og forskning.

Helse-arkivenes omorganisering På oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet, har Norsk Helsenett (NHN) etablert en avdeling som leverer tjenester innen arkiv og dokumentforvaltning til etatene i den sentrale helseforvaltningen. Fra 01.06.2018 ble arkivarene i fem etater virksomhetsoverdratt og avdelingen, som nå teller ca 35 personer, leverer fysisk postmottak til ni etater og fullservice arkivforvaltning til fem etater. Samtidig utreder vi for videre samordning på arkivfeltet og skal innen sommeren også levere en plan for digitalisert arkivfunksjon i helseforvaltningen til departementet. Samfunnsmålet er en kvalitets- og kompetanseheving i administrative tjenesteledd ved å tilrettelegge for større og mer robuste kompetansemiljøer og derav effektivisere tjenestene.

I tillegg til driften, som selvsagt ikke stopper fordi arkivtjenestene har fått ny adresse og arkivarene ny arbeidsgiver, jobber vi med å lage nåsituasjonsbeskrivelser og modenhetsanalyser og basert på disse standardisere tjenestene våre. Dette er helt klart et arbeid "under arbeid", men jeg gleder meg til å fortelle om hvordan vi jobber!
v/ Anneli Dahl, seksjonsleder, Norsk Helsenett SF

Tjenesteavtaler for offentlig dokumentasjonsforvaltning
Utviklingen i blant annet offentlig sektor går mot større enheter og fokus på økt produktivitet. Flere og flere virksomheter etablerer tjenesteavtaler for leveranse av dokumentasjonsforvaltningstjenester. Hva er en tjenesteavtale og hva kan den brukes til?

Hvilken erfaringer har offentlige virksomhetsområder som har etablert tjenesteavtaler for leveranse og kjøp av dokumentasjonsforvaltningen gjord? Hvordan kan man benytte tjenesteavtaler for dokumentasjonsforvaltning? Hvordan kan man definere arkiv- og dokumentasjonsforvaltningstjenestene på en god måte? Hvordan kan man prise/utgiftsføre tjenestene?
v/André Neergaard, direktør enhet for informasjonsforvaltning, Norges Bank

Dilemmaer i omstilling og endringsledelse
Hva skjer når avdelinger slås sammen eller legges ned? Hvordan fungerer det å jobbe med nye oppgaver og nye kolleger når alt skal bli mer effektiv? Hva skjer med meg når stillingen min forsvinner? Hvilke utfordringer møter ansatte og ledere når ulike kulturer skal forenes til et felles vi?

I sitt foredrag vil arbeids- og organisasjons-psykolog Nina Skarsgård

  • Utfordre etablerte sannheter ved omstilling og endring
  • Tematisere utfordringer som ansatte og ledere møter ifm. omstilling
  • Utforske sentrale dilemmaer i endringsledelse; informasjon og involvering

v/Nina Skarsgård, arbeids- og organisasjonspsykolog, Moment organisasjon og ledelse AS
Nina Skarsgård er utdannet psykolog fra Universitetet i København, og har en mastergrad i Human resource management fra London School of Economics. Hun har blant annet jobbet i Accenture og Unicare, og jobber hos Moment siden mars 2018.

Statistikken fra Arkivverket
Arkivverket har laget en statistikk som de bruker i tilsynsarbeidet. Hva sier den og hvilken betydning har den for å måle kvalitet?

- Om bruk av statistikken i tilsynsarbeidet
v/Marthe Rosenvinge Ervik, rådgiver Forvaltning, dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket
- Hvilken betydning har statistikken for å måle kvalitet?
v/Gustav Gudbrandsen, underdirektør, Klima- og miljødepartementet & Jorunn Bødtker, avdelingsdirektør informasjonsforvaltningsseksjonen, Finansdepartementet


Dagsrytme:

Registrering fra 08.30
09.00              Velkommen
09.05-09.50    Helse-arkivenes omorganisering
                       v/Anneli Dahl, seksjonsleder, Norsk helsenett
09.50-10.20    Mannen i midten - erfaringer fra felles forvaltning
                       v/ Leif Kristiansen, tjenesteansvarlig og Kadri-Liis Wist,
                       tjenesteansvarlig
, Unit - direktoratet for fellestjenester og
                       IKT for høyere utdanning og forskning

10.20-10.45     Pause
10.45-11.30     Dilemmaer i omstilling og endringsledelse
                        v/ Nina Skarsgård, arbeids- og organisasjonspsykolog, Moment
                        organisasjon og ledelse AS

11.30-12.30     Lunsj
12.30-13:00     Hvordan bruke statistikk i Arkivverkets tilsynsarbeid?
                        v/ Marthe Rosenvinge Ervik, rådgiver, Arkivverket
13.00-13.45     Statistikken fra Arkivverket - verdi og kvalitet
                        v/ Gustav Gudbrandsen, underdirektør, Klima- og miljødepartementet og
                        Jorunn Bødtker, avdelingsdirektør, Finansdepartementet

13.45-14.10     Pause
14.10-14:40     Organisering av arkivtjenesten i NAV
                        v/ Runar Hartvigsen, utredningsleder, NAV & Trude Berg Sjøvoll,
                        konsulent, Sopra Steria

14.40-15.25     Tjenesteavtaler for offentlig dokumentasjonsforvaltning
                         v/ André Neergaard, direktør, Norges Bank
15.25-15.55     Behovsdrevet utvikling fremfor etablering av felles dokumentsenter
                        v/ Liv Heidi Siljebråten, seksjonssjef, Politidirektoratet
15.55-16.00     Vel hjem

Norsk Arkivråd tar forbehold om endringer i programmet.


Offentlig sektor er i endring og skal kontinuerlig gjøre mer for mindre. Forbedre, fornye og forenkle prosessene - slik at både virksomheten og borgere får fordeler, først og fremst økonomiske. Ofte blir administrasjonstjenester som arkiv og dokumentforvaltning kuttet ned til beinet, og mange er i prosess på å sentralisere arkivtjenesten til noen utenfor virksomheten.
Mange føler seg nok truet av dette og mener det radbrekker faget vårt og behovet for nærheten til saksbehandlingen. Men er det mulig å tenke på dette på en positiv måte, se det som en gylden anledning? De enorme utfordringene vi står overfor i arkivbransjen, om det er i en virksomhet eller i samfunnet, er ikke de egentlig for store til at vi kan løse dem alene? Og er vi egentlig så nær saksbehandlingen i dag, er vi ikke bare ofte en dings som kobles på i ettertid fordi arkivloven sier virksomheten må?

 

Kanskje svaret kan ligge i måten vi organiserer arkivtjenesten på. At vi ønsker velkommen forventninger om sentralisering og samordning, fordi det vil skape større fagmiljøer som har mer kunnskap, er mindre sårbare, og kan være en sterkere motor for å være innovative og utvikle dokumentforvaltningsfunksjonen? Og at vi i en slik prosess også fokuserer på å definere hva som egentlig er arkiv, og hva som ikke er det. Å begynne å tenke på brukere våre mer som kunder, sette en prislapp på hver del av tjenesten vil tvinge frem en profesjonalisering som vil gagne både oss selv og de vi skal betjene. Og i kjølevannet tydeliggjøre for virksomhetene våre hva vår rolle er, hva tjenesten er og kan være. Vi VET hvilken uutnyttet ressurs arkivene er, la oss fokusere på hvordan arkivene kan både bli mer komplette og utvinnes bedre, fremfor å være den som alltid kommer løpende bak med arkivloven høyt hevet og som i beste fall ses på som en litt masete påminnelse fremfor en som faktisk kan være en ordentlig integrert bidragsyter og relevant dokumentasjonsforvalter i digitaliseringen av enhver virksomhet.