Har du lyst til å være med å etablere god samhandling og skape gode digitale løsninger for dokumentforvaltning ved FHI?

Seniorrådgiver dokumentforvaltning og arkiv

Folkehelseinstituttet (FHI) ønsker å skape gode digitale løsninger for dokumentforvaltning og arkiv, som bidrar til smartere og mer effektiv oppgaveløsning som gjøre hverdagen enklere for ledere og ansatte i FHI. Vi har også behov for en leverandørkoordinator som skal følge opp arkivtjenestene som leveres fra Norsk Helsenett (NHN). For å styrke vår kompetanse og kapasitet søker vi nå en seniorrådgiver i fast stilling.

Du skal være pådriver for god arkivdannelse som sikrer og forvalter dokumentasjon på en mest mulig korrekt måte for ettertiden, etterlever gjeldende lovverk og hindrer fremtidige tap av bevaringsverdig dokumentasjon. Du skal bidra til økt digitalisering som en del av arbeidet med å videreutvikle og effektivisere elektronisk dokumenthåndtering og arkivfunksjonen på tvers av fagsystemer og samhandlingsløsninger.

NHN leverer og videreutvikler arkivtjenester til etatene under Helse- og omsorgsdepartementet. NHN leverer deltjenestene digitalt postmottak, fjernarkiv, videreutvikling av arkiv og arkivforvaltning. Som leverandørkoordinator skal du sikre god samhandling, samordning og gevinstrealisering  mellom FHI og NHN ved å påse at avtalte tjenester leveres i henhold til tjenesteavtalen samt initiere og bidra i utviklingsprosjekter. Stillingen vil medføre tett samarbeid med de andre to leverandørkoordinatorene mot NHN innen IKT og anskaffelser, samt med fagpersoner i FHI og områdeledelse i Helsedata og digitalisering.

Stillingen er plassert i avdeling for virksomhetsstyring. Avdelingen har ansvar for forvaltning og utvikling av instituttets styringssystem, internkontroll samt dokumentforvaltning og har 12 ansatte. Folkehelseinstituttet benytter idag Public 360 som elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet og SharePoint som samhandlingsverktøy.

Arbeidsoppgaver
•    Sikre god arkivdanning i FHI og være pådriver for god og helhetlig
      dokumentfangst og dokumentforvaltning gjennom å:
     o    være ansvarlig for virksomhetstilpassede retningslinjer for god
           dokumentfangst og sikre implementering av disse
     o    sørge for nødvendig opplæring av instituttets ansatte i saksbehandling og
           arkivering  
     o    bidra til god kommunikasjon, koordinering og samarbeid med
           saksbehandlere på instituttet
•    Leverandørkoordinator mot Norsk Helsenett innen arkiv
     o    bidra til god kommunikasjon, koordinering og samarbeid
     o    følge opp tjenesteleveranser fra NHN arkiv, inkludert papirbasert
           fjernarkiv og innsynsbegjæringer
     o    delta i arkivfaglig nettverk i regi av NHN
•    Delta i kartleggings- og utviklingsprosjekter, f. eks
     o    bidra til utarbeidelse av dokumentasjonsstrategi
     o    automatisering /digitalisering av oppgaver på tvers av fagsystemer og
           samhandlingsløsninger
•    Delta i annet arbeid i avdelingen ved behov

Kvalifikasjoner
•    Minimum treårig høyere utdanning på universitets-/høgskolenivå gjerne med
      arkiv eller IT i fagkretsen, alternativt Arkivakademiet
•    Det er en fordel med
   o    Kompetanse om lover og regler på arkivområdet. inkl. Noark-standarden,
         personlovgivning og offentleglova
   o    Erfaring med prosjektarbeid, gjerne innen IT/digitalisering
   o    Erfaring med leverandøroppfølging
   o    Kunnskap om arkivarbeid  (journalføring, administrasjon, deponering,
         avlevering)
   o    Kjennskap til Public 360
•    Må beherske norsk flytende muntlig og skriftlig og engelsk godt muntlig og
      skriftlig

Personlige egenskaper
•    Evne til å motivere og prioritere
•    Fleksibel og løsningsorientert
•    Proaktiv og serviceinnstilt med evne til å koordinere ledere og sterke
      fagpersoner
•    Initiativrik, resultatorientert og med evne til effektivt og selvstendig arbeid
•    Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
•    Høy arbeidskapasitet, strukturert, analytisk og nøyaktig

Vi tilbyr
•    Hyggelige kolleger og en bred kontaktflate på instituttet
•    En spennende, allsidig og utviklende jobb i et tverrfaglig miljø med høy
      kompetanse
•    Fast stilling som seniorrådgiver, med lønn etter avtale
•    Gode pensjonsordninger, gunstig boliglån og gode forsikringsordninger i Statens
      pensjonskasse
•    Fleksible arbeidstidsordninger
•    Trening i arbeidstiden
•    Vi holder til i flotte lokaler på Myrens verksted, rett ved Akerselven

Arbeidssted: Sandakerveien 24 C, Bygg C, 0473 Oslo
Kontaktinformasjon:
Avdelingsdirektør Nina Boehlke, mob 952 07 445
Seniorrådgiver Tone Fiva, mob 906 17 875
Webcruiter-ID: 4090063123
Søknadsfrist: 26.august
Utlysningen på webcruiter.no

Søk stillingen