Internkontroll for arkiv - nytt kurs hos Norsk Arkivråd, februar 2019

12. - 13. februar 2019, i Oslo

Ny arkivforskrift § 4 sier at «arkivarbeidet skal omfattes av organets internkontroll», men det er ikke gitt nærmere bestemmelser eller veiledning om hva det kan betyr.
Dette kurset omhandler metode og teori om hvordan arkivarbeidet kan bli en del av din virksomhets internkontroll. Vi baserer oss på beste praksis og internasjonale standarder.
Det forutsettes at virksomheten har en arkivplan.

Tema som skal behandles:
Hva er internkontroll for arkiv?
•         Hva er internkontroll?
•         Hvilke deler av arkivplanen kan utgjøre internkontroll?
•         Hvordan implementere internkontroll for arkiv? Inkludert lederforankring

Undervisningsmål:
At deltakerne klarer å oppgradere egen «arkivplan» til også å dekke «internkontroll» for arkiv.

Arbeidsmetode:
Det vil være både klasseromsundervisning og gruppearbeid. Det skal jobbes i grupper siste del av dag en (15-19). Derfor skal det besvares et skjema på forhånd (se utfyllende beskrivelse etter dagsskissen). Dette krever framhenting av noe informasjon om egen organisasjon, og er en viktig forberedelse til kurset og ikke minst gruppearbeidet. Skjemaet skal være besvart en uke før oppstart. Det vil ikke bli gitt utsettelse. Deltakelse forutsetter utfylt skjema.

Målgruppe:
Du må ha god kjennskap til egen arkivplan og ha planer om eller arbeide med hvordan denne arkivplanen kan bli en del av virksomhetens internkontroll.

Kursinstruktører:
- Geir Magnus Walderhaug, rådgiver, seksjon for forvaltning av elektronisk
   saksbehandling og dokumentasjon på Universitetet i Oslo
- Jorunn Bødtker, avdelingsdirektør, informasjonsforvaltningsseksjonen i
   Finansdepartementet
- Kristine Synnøve Brorson, Consulting Director, Information Management i
   Sopra Steria

Deltakelse
En viktig del av dette kurset er gruppearbeidet dag en, kl. 15.00-19.00.
Deltakelse i gruppearbeidet er en forutsetning for å kunne følge undervisningen dag to. Dokumentasjon på kursdeltakelse deles ut kun til de som deltar på hele kurset.

Innlevering av besvarelse før kursstart
Det kreves aktiv deltakelse i gruppearbeid og i undervisningssituasjonen. En kartlegging – «hjemmelekse» må være innlevert før kursstart. Denne vil bli brukt i undervisning og gruppearbeid.
(se utfyllende beskrivelse etter dagsskissen)

Dagsskisse

Tirsdag 12. februar
0900-1200 Undervisning: Introduksjon til internkontroll og Plan, Do, Check Act
1200-1300 Lunsj
1300-1500 Undervisning: Kontekstanalyse og planlegging
1500-1900 Gruppearbeid inkludert middag

Onsdag 13. februar
0900-1100 Undervisning: Kontinuerlig forbedring
1100-1200 Lunsj
1200-1400 Undervisning: Gjennomføring av tiltak
1400-1500 Undervisning og gruppediskusjon Hvordan få til lederforankring
1500 Slutt

Norsk Arkivråd tar forbehold om endringer i programmet.

Utfyllende informasjon om innlevering av besvarelse før kursstart
Deltakelse forutsetter innlevering og det gis ikke utsettelse. Innlevering en uke før kursoppstart.

Arkivplan:
•         Hvordan er arkivplanen strukturert? (Send f.eks. inn bilde av
          innholdsfortegnelse)
•         Når ble arkivplanen sist oppdatert?
•         Hvem eier/har godkjent arkivplan? Når ble den godkjent?
Organisering
•         Hvordan er virksomheten organisert? (Send f.eks. inn organisasjonskart)
•         Hvor er arkivtjenesten plassert? Hvordan er rapporteringslinjen?
Formål
•         Hva er formålet med din virksomhet?
•         Hvor er dette formålet dokumentert?
Internkontroller
•         Hvilke internkontroller finnes allerede i egen virksomhet? Nevn disse.
           I hvilke spiller dokumentasjon eller arkiv en rolle? (F.eks. HMS-kontroll,
           informasjonssikkerhetskontroll, andre system- eller kvaliteskontroller,
           styrende dokumenter med kontrolloppgaver)

Innlevering skjer via eget skjema (lenke kommer senere). Eventuelle spørsmål kan sendes til Norsk Arkivråd: postmottak@arkivrad.no