Høstseminar 2022

08. og 09. november 2022 i Oslo

Norsk Arkivråds høstseminar på Ingeniørenes Hus i Oslo.

Presentasjonene fra seminaret finner du her
 

Start dag en kl. 10.15

Arkivtjenesten i utvikling
Vestfold og Telemark fylkeskommune vant prisen Årets arkiv i fjor for arbeidet med å forankre og utvikle arkivtjenesten i arbeidet med sammenslåing av fylkeskommunene. I år kom vedtaket om at fylkeskommunen skal splittes. Hvordan jobber de nå for å legge trykk på arkivet i arbeid med å bygge nye fylkeskommuner? Vi får bl.a. høre om hvordan de jobber med innebygd arkivering i praksis og om hvordan tverrfaglig samarbeid bidrar til utvikling og forankring.
ved Hanne Wigemyr Kjeldsen rådgiver - opplæring og digitalisering i seksjonen for arkiv og dokumenthåndtering i Vestfold og Telemark fylkeskommune

Bevaringsutvalgets arbeid
ved utvalgsleder professor Maria Astrup Hjort, fra Institutt for offentlig rett ved Universitetet i Oslo (UiO)

Flyter det i Microsoft 365?
Lånekassen bruker Microsoft 365 til dokumenthåndtering med integrasjon til arkivsystemet. De deler sine erfaringer med løsningen – hvordan får Lånekassen en best mulig flyt fra samhandlingsplattformen til arkivkjernen?»
ved arkivleder Wenche Auli Bergmo, og Maria Rollag Aas, lederen av brukerrådet som forvalter Microsoft 365 hos Lånekassen

På programmet etter lunsj

Skeiv historie i arkivene
Tone Hellesund er etnolog og professor i kulturvitenskap ved Universitetet i Bergen. Hun var en av initiativtakerne til Skeivt arkiv, og har selv forsket på ulike aspekter av skeiv historie. Hun vil fortelle om de ulike arkivkildene som har vært viktige i hennes forskningsarbeid, både fra Skeivt arkiv og fra andre arkiver. Hun forteller videre om arbeidet i Skeivt arkiv, om etablering, innsamlingsstrategier og formidlingsarbeid. Svært mye skeiv historie ligger allerede gjemt i de etablerte arkivene. Hvordan kan vi samarbeide om å finne dette og løfte det fram?
ved Tone Hellesund, Professor i kulturvitenskap ved Universitetet i Bergen, og initiativtaker til Skeivt arkiv

FORANKRING AV DOKUMENTASJONSFORVALTNING OG ARKIV INN I ORGANISASJONEN

Fremtidsanalysen vi fikk utarbeidet til vårt 60års jubileum i fjor pekte på at vårt fagfelts ekspertise må synliggjøres hos virksomhetsledere og gjennom egne ledere. Vi får høre fra virksomheter som jobber med dette.

Framtidsanalyse - kan slike scenarioer ha noen verdi?
ved Anja Jergel Vestvold, styreleder i Norsk Arkivråd

Hvordan selge inn ditt fagområde i organisasjonen?
ved Hilmar Ingi Jonsson, personvernombud Lillestrøm kommune

Dokumentasjonsforvaltning som en tjeneste? Hvordan sikre styring og leveranse gjennom KPI-arbeid?
Flere og flere virksomheter velger å samle arkivtjenester inn i et større miljø, og NHN har vært tjenesteleverandør for helseforvaltningen under HOD siden juni 2018. Hvordan fungerer det i praksis? Og hvordan sikrer vi leveranse og styring av flere tjenester fra en konsernmodell?
ved Anneli Dahl, fungerende avdelingsdirektør Dokumentasjonsforvaltning, Norsk helsenett - NHN

Intern informasjon - Hvordan få oppmerksomhet?
Intern kommunikasjon og informasjon foregår på stadig flere plattformer. Vi samhandler på Teams, kommuniserer på chat, mottar fremdeles mye e-post og har mange interne nyheter som alt konkurrerer om medarbeidernes oppmerksomhet. I en stadig mer hektisk arbeidshverdag er det viktig at den interne informasjonen er presis og at man raskt kommer fram til budskapet. Samtidig må man holde på oppmerksomheten lenge nok til at man har fått formidlet hele budskapet. Vi får høre litt om hva Statsbygg tenker om dette og får se noen eksempler på hva de gjør.
ved Elin Kristiansen, seniorrådgiver i avdeling for digitalisering og utvikling, Statsbygg 

Årets arkiv 2022
Utdeling og innlegg fra årets vinner av NAs pris som skal hedre fremragende arbeid og utvikling innen dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring

Mingel med servering av tapas (egen påmelding i skjemaet)

Start dag to kl 09.00

PERSONVERN og DOKUMENTASJONSFORVALTNING/ARKIV

Kunstig intelligens, e-postarkivering og personvern
Simplifai har deltatt i Arkivverkets sandkasse, der de utviklet en Digital Arkivmedarbeider (DAM), en løsning for automatisk arkivering av e-post ved bruk av kunstig intelligens (KI). Arkivverkets sandkasse konkluderte med at DAM, lovlig, kan brukes på fellesepostkasser, som for eksempel post@adresser.

Men, for at løsningen skal fungere for de ansattes individuelle epostkasser, må KI-modellen trenes med alle typer relevante data som kan forekomme i korrespondansen, deriblant personopplysninger. 
ved Tommy Nilsen, Sales Manager Public Sector Nordics i Simplifai

Arkiv og personvern – som hånd i hanske eller som hund og katt?
ved Morten Haug Frøyen, personvernombud i Oslo kommune

Hvordan kan arkivansvaret og behandlingsansvaret plasseres når flere virksomheter bruker samme system?
ved Anne Mette Dørum, spesialrådgiver i KS
I utkastet til ny arkivlov er det foreslått en nye bestemmelse om «Ansvar for arkivpliktig informasjon i felles system». I personvernforordningen snakkes det om behandlingsansvar for personopplysninger. I dette innlegget vil vi se på hvilke roller partene kan  ha, og hvilke muligheter for plassering av roller og ansvar som finnes når offentlige organ samarbeider om å løse oppgaver i et felles system. Vi vil også presentere noen tanker rundt ulike avtaler mellom partene.

På programmet etter lunsj

DEN VANSKELIGE ÅPENHETEN 

Offentlighetsprinsippet regnes som et grunnleggende demokratisk prinsipp og er forutsetning for at mediene skal få gjøre jobben sin. Men åpenhet må hele tiden balanseres mot personvern. Både retten til innsyn i offentlig dokumentasjon og retten til personvern er hjemlet i Grunnloven. Arkivene må manøvrere varsomt og det er lett å trå feil. Hvordan skal vi klare det? 

Retten til innsyn kan gi offeret en stemme. Tore Strømøy forteller om NRK-serien Gåten Agnes og om viktigheten av pressens innsynsrett
ved Tore Strømøy, journalist

Menneskets verdighet og retten til å ha sitt privatliv i fred
ved Camilla Nervik, seksjonssjef Offentlige tjenester i Datatilsynet

Hva skal veie tyngst – kravet til dokumentasjon eller retten til å bli glemt/slettet?                   
ved Hilde Lange, universitetslektor ved OsloMet

Innsyn ER viktig – og hjelpen er på vei. Sivilombudet presenterer sin Innsynsguide
ved Heidi Quamme Kittilisen, seniorrådgiver, Sivilombudet  

Paneldebatt
ledet av Synnøve Standal, tillitsvalgt i NAs seminarutvalg og leder for Dokumentasjonssenteret i Lillestrøm kommune

Foreløpig tidsoppsett:

Tirsdag 08. november
10.00 Start og velkommen
Ca. 11.40 Lunsj
Ca. 16.45 Seminar slutt for dagen
Ca. 17.00 Mingel med servering av tapas (egen påmelding i skjemaet)

Onsdag 09. november
09.00 Start
Ca. 11.30 Lunsj
Ca. 15.30 Slutt og vel hjem 

NB! Det kan komme endringer i tidsoppsettet

Norsk Arkivråd tar forbehold om endringer i programmet.