Innebygd dokumentasjon

- Miniseminar i Zoom 
   Onsdag 20. januar, klokka 10:00 – 12:00

Vi inviterer til miniseminar med tre foredrag som alle på hver sin måte handler om å gjøre dokumentasjonsforvaltningen til en integrert del i løsningene kollegaene våre bruker for å løse sine arbeidsoppgaver.

Fra integrasjon til «innebygd arkivering»
Mari Hidle Simonsen, rådgiver i Avdeling for dokumentasjon og arkiv i Utdanningsdirektoratet, og systemforvalter for Høringssystemet
Høringssystemet er utviklet av Utdanningsdirektoratet og er en av tre finalister til Bedre stat-prisen for 2020.
I tillegg til å være et effektivt verktøy for gjennomføring av høringer går systemet nå fra en løsning med integrasjon mellom fagsystem og Noarksystem til å la fagsystemet selv dekke krav til både dokumentasjonsforvaltning, uttrekk og publisering av journal.
Mari vil fortelle hvorfor de har ønsket å gjøre denne endringen og vil snakke om fordelene, men også utfordringene, ved å gå fra integrasjon til innbygd arkivering.

Dokumentasjonsforvaltning som dekker arkiveringskrav uten Noark
Joachim Fugleberg, seniorrådgiver arkiv og dokumentforvaltning i Norsk Helsenett
Norsk Helsenett er i gang med en løsning knyttet til Helsedataplattformen som skal støtte saksbehandling av søknader om innsyn i helseregistrene.
Joachim skal fortelle om prosessen fram dit de er i dag. Denne innebærer blant annet søknad om dispensasjon fra kravet i arkivforskriften § 11 om Noark og et arbeid mot DigDir for publisering på eInnsyn.

Dokumentasjonsforvaltning i Microsoft 365
Camilla Meyer, intranettredaktør Kommunikasjonsstaben i Utlendingsdirektoratet
Utlendingsdirektoratet har innført Microsoft 365 og bruker det til deler av dokumentasjonsforvaltningen. Camilla vil fortelle om hvordan direktoratet innførte Microsoft 365 som verktøy for samhandling og noen av utfordringer de møtte. Valgene de tok om dokumenter i Office 365, og hva de gjorde for at alle ansatte skulle forstå at arkivering fortsatt er viktig.
•    Hvordan de bruker digitale arbeidsrom
•    Bruk av dokumentbiblioteker i SharePoint og har slutt på filserver
•    Hvordan de bruker klassifisering av dokumenter
•    Samhandling med eksterne
•    Statistikk for bruk av SharePoint og OneDrive
•    Våre erfaringer med lagring i Office 365 versus arkivering i arkivsystem

Etter innleggene er det tid for spørsmål til foredragsholderene.

Velkommen!