Hafslund Dokumentservice er Årets arkiv

Medlem av juryen, Karen Anderson, delte ut prisen, som var et bilde av kunstneren Rolf Nerli. Jon Andreas Pretorius og Jan Henning Sørensen tok i mot på vegne av Hafslund.

Årets jury har bestått avGunn Karin Gjuul, leder av Stortingets familie- og kulturkomité, Hanne Wien, journalist i Budstikka, Karen Anderson, professor i arkivfag på Høgskolen i Oslo og Akershus og Mittuniversitetet i Sverige, Sissel Ødegård, redaktør for Arkivråd og Vilde Ronge (leder av juryen), leder for Norsk Arkivråd. Det var til sammen fem nominerte.

Her er juryens begrunnelse for å gi årets pris til Hafslund Dokumentservice:

Virksomhetens historie begynner i 1898 og er i dag et stort konsern. Deres arkiver dokumenterer beslutninger som har fått konsekvenser for kunder, samarbeidspartnere, ansatte, eiere og samfunnet forøvrig, og er viktige kilder til forståelse av fortiden, sektoren og den generelle samfunnsutviklingen i regionen.

De har en egen faginstans for arkiv og dokumenthåndtering, og yter arkivfaglige tjenester for alle konsernets datterselskaper. Avdelingen har 7 ansatte og er plassert på hovedkontoret, lett tilgjengelig for størstedelen av brukerne. Konsernet har flere fjernarkiver. Det har blant annet blitt gjennomført et ordningsarbeid for deler av virksomheten hvor man har ordnet materiale fra perioden helt tilbake til 1500-tallet og framover.

Virksomheten er for tiden i en prosess med etablering av en ny felles plattform for elektronisk saks- og dokumenthåndtering, kalt SESAM-prosjektet (SikkerEnkelogSamordnetArkiveringsModell). Denne plattformen gir enkle arkiveringsgrensesnitt for alle brukere, automatisert metadatahåndtering og treffsikre verktøy for gjenfinning og deling.

Årets vinner har hatt en omfattende og innovativ tilnærming til både det å gå tilbake i tid og få ordnet de gamle papirarkivene, samt å sørge for effektiv dokumenthåndtering av digitalt skapt materiale i dag. Med dette arbeidet er arkivfunksjonen sentralt plassert i virksomheten, og legger til rette for daglig drift og brukervennlighet i arkivene – både for interne brukere og eksterne i historisk og forskningsmessig sammenheng. Mest mulig automatisering gjør at det er overkommelig for brukere å arkivere dokumentasjon.

Virksomheten har vært innovative og strategiske i sin bruk av teknologi både når det gjelder de gamle papirarkivene og det digitale arkivet. De har et stort fokus på å øke datafangsten og forenkle bruken av metadata. De har hatt som mål at brukerne kun skal måtte påføre én metadata. De er nå nede i to – alt annet blir påført automatisk i løsningen – men målet er fortsatt å komme ned i kun én metadata.

Virksomheten har også klart å bygge kunnskap og skape forståelse for arbeidet i hele organisasjonen. Dette har bidratt til høy medarbeidertilfredshet.

Juryen synes det er inspirerende at en privat bedrift har prioritert å ta vare på sitt omfattende arkivmateriale og digitalisert arkivet.

Prisen Årets arkiv for 2012 tildeles Hafslund for deres forvaltning av gamle arkiver og etablering av en ny felles plattform for elektronisk saks- og dokumenthåndtering.