Vedtekter
Vedtekter for Norsk Arkivråd
Norsk Arkivråds vedtekter ble vedtatt på konstituerende generalforsamling 7.3.1962.
Endret 27.4.1965, 11.5.1971, 25.7.1977, 18.11.1981, 31.10.1986, 28.10.1987, 2.3.1992, 15.3.1993, 22.3.1994, 22.3.1995, 18.3.1996, 15.3.1999, 22.4.2002, 1.4.2003, 27.4.2005, 21.4.2009, 22.3.2010, 19.04.2013, 17.03.2014, 8.4.2019, 22.02.2023,
og 12.06.2023.
1. Formål
Norsk Arkivråd skal være en uavhengig og landsdekkende interesseorganisasjon for dokumentasjonsforvaltning og arkiv.
Norsk Arkivråd skal fremme profesjonell styring av virksomhetsdokumentasjon og langsiktig informasjonsforvaltning, og aktivt bidra i utviklingen av dokumentasjonsforvaltning og arkiv.
Norsk Arkivråd skal spre kunnskap om, og utvikle, medlemmenes kompetanse gjennom informasjon og opplæring.
2. Medlemskap
Som medlemmer kan opptas:
Offentlige og private organ, bedrifter og organisasjoner (A-medlem).
A-medlemmer skal oppgi en kontaktperson.
A-medlemmer kan sende inntil tre medlemmer til medlemspris til organisasjonens arrangementer.
A-medlemmer kan kun søke om ett stipend i løpet av et år.
A-medlemmer har én stemme ved generalforsamlingen.
Enkeltpersoner med interesse for arkiv (B-medlem). Ved innmelding oppgis arbeidssted.
B-medlemmer kan delta på organisasjonens arrangementer til medlemspris, og søke om stipend.
B-medlemmer har én stemme ved generalforsamlingen.
3. Generalforsamling
Generalforsamlingen er høyeste myndighet for Norsk Arkivråd. Ordinær generalforsamling holdes hvert år innen utgangen av første halvår.
Innkalling, utkast til strategiplan de årene strategiplanen skal vedtas, utkast til handlingsplan og beskjed om frister for innsending av forslag skal publiseres på Norsk Arkivråds nettsider minst seks uker før generalforsamlingen.
Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen må være landsstyret i hende senest fire uker før generalforsamlingen.
Dagsorden, landsstyrets årsmelding, valgkomiteens innstilling, budsjettforslag, strategiplan de årene strategiplanen skal vedtas og handlingsplan, legges ut på Norsk Arkivråds nettsider minst tre uker før generalforsamlingen.
Landsstyret skal i sin årsmelding evaluere gjeldende strategiplan.
Stemmeberettigede er de som har betalt kontingent. De som møter for A-medlem, skal fremvise skriftlig fullmakt fra organ, bedrift eller organisasjon.
Generalforsamlingen skal:
1. Godkjenne stemmeberettigede
2. Godkjenne innkalling og dagsorden
3. Velge møteleder og referent
4. Behandle landsstyrets årsmelding (landsstyrets, regionsavdelingenes og
utvalgenes virksomhet)
5. Behandle avsluttet og revidert regnskap og revisjonsberetning for landsstyret
6. Behandle innkomne forslag
7. Vedta strategiplan for tre generalforsamlingsperioder (hver tredje generalforsamling)
8. Vedta handlingsplan for kommende generalforsamlingsperiode
9. Fastsette årskontingent
10. Behandle budsjett vedtatt av styret
11. Foreta valg
Generalforsamlingen velger landsstyre. Alle velges for to år av gangen, men slik at fire av åtte medlemmer er på valg det ene året og fire av åtte medlemmer det andre året.
Generalforsamlingen velger en valgkomité på fire medlemmer. Medlemmene velges for to år av gangen. Det velges to nye medlemmer hvert år for å sikre kontinuiteten i valgkomiteens arbeid. Generalforsamlingen skal hvert år peke ut en koordinator for utvalget.
De fire medlemmene skal representere de tre sektorene (stat, kommune og privat) og ha medlemmer fra ulike deler av landet.
Valgkomiteen skal:
Innen utgangen av hver november i valgperioden ha spurt de som er på valg om de vil ta gjenvalg eller orientere dem det gjelder om at valgkomiteen ikke vil innstille dem på nytt. Denne prosessen rapporteres til landsstyret.
Om leder ikke tar gjenvalg, framlegge navn på ny lederkandidat for landsstyret innen 1. februar.
Innen fire uker før generalforsamling skal det legges fram en samlet innstilling til valg til orientering for landsstyret.
Generalforsamlingen velger et kompetanse utvalg bestående av ansvarlig for kurs og opplæring og fire medlemmer. Alle velges for to år, men slik at det for å sikre kontinuiteten i utvalget aldri er full utskifting av medlemmene. To av medlemmene velges som vara for leder (i prioritert rekkefølge). Ansvarlig for kurs og opplæring møter i landsstyret.
Generalforsamlingen velger et seminarutvalg bestående av ansvarlig for seminarer og fire medlemmer. Alle velges for to år, men slik at det for å sikre kontinuiteten i utvalget aldri er full utskifting av medlemmene. To av medlemmene velges som vara for leder (i prioritert rekkefølge). Ansvarlig for seminarer møter i landsstyret.
Generalforsamlingen velger en redaktør for ”Arkivråd”. Redaktøren velges for to år.
Generalforsamlingen velger fem medlemmer til redaksjonsutvalget for to år av gangen. Det velges to nye medlemmer hvert år.
To av medlemmene velges som vara for redaktør (i prioritert rekkefølge). Redaktør møter i landsstyret.
Generalforsamlingen velger et nettverksutvalg bestående av ansvarlig for faglig nettverk og fire medlemmer som bør ha tilhørighet i forskjellige geografiske områder. Alle velges for to år, men slik at det for å sikre kontinuiteten i utvalget aldri er full utskifting av medlemmene. To av medlemmene velges som vara for leder (i prioritert rekkefølge). Ansvarlig for faglig nettverk møter i landsstyret.
Alle beslutninger avgjøres ved alminnelig flertall, med unntak av valg, vedtektsendringer (§8) og oppløsning (§9).
Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, har lederen dobbeltstemme.
Ved valg benyttes flertallsvalg, hvor den som får mer enn halvparten av stemmene er valgt. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved ny avstemning er den/de valgt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Skriftlig valg skal foretas dersom én av møtedeltakerne krever det.
Kun medlemmer i Norsk Arkivråd er valgbare til tillitsverv.
Referat fra generalforsamlingen gjøres kjent for medlemmene.
4. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling holdes hvis:
• et flertall i landsstyret finner det nødvendig,
eller
• minst 10 % av medlemmene forlanger det.
Ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle saker som kravet om ekstraordinær generalforsamling gjelder, og som er kunngjort i innkallingen. Innkallingen med forslag og kommentarer sendes ut med minst 4 ukers varsel.
5. Landsstyret
Landsstyret er Norsk Arkivråds høyeste myndighet mellom generalforsamlingene.
Landsstyret er beslutningsdyktig når:
fem av representantene eller deres vara er til stede
og leder og/eller nestleder er til stede
Landsstyret består av:
Medlemmer:
- Leder
- Nestleder
- Ansvarlig for kurs og opplæring
- Ansvarlig for seminarer
- Ansvarlig for faglig nettverk
- Ansvarlig for politikkutforming
- Ansvarlig for kommunikasjon og intern koordinering
- Redaktør for ”Arkivråd”
Varamedlemmer:
- Nestleder er vara for leder
- To varamedlemmer for de fire vervene nestleder, ansvarlig for faglig nettverk, ansvarlig for politikkutforming, og ansvarlig for kommunikasjon og intern koordinering
De upersonlige varaene til landsstyret har møte- og talerett
- To medlemmer av kompetanseutvalget for leder av ansvarlig for kurs og opplæringkursutvalget
- To medlemmer av seminarutvalget for ansvarlig for seminarer
- To medlemmer av redaksjonsutvalget for redaktør av ”Arkivråd
- To medlemmer av nettverksutvalget i prioritet for ansvarlig for faglig nettverk
Disse varaene møter kun ved forfall
Landsstyret møtes der det er hensiktsmessig for Norsk Arkivråd og forpliktes daglig av leder og nestleder.
Ved stemmelikhet har leder for Norsk Arkivråd dobbeltstemme.
Landsstyret kan nedsette utvalg, komiteer og lignende etter behov.
6. Stipendordning
Norsk Arkivråd skal ha én stipendordning. Denne skal forvaltes av landsstyret.
7. Kompetanseutvalg
Kompetanseutvalget skal ha ansvar for innholdet av kursene, jobbe med det pedagogiske opplegget og foreta jevnlig evaluering av avholdte kurs.
De skal foreslå videreutvikling og plan for avvikling av kursene overfor landsstyret som fatter vedtak.
Kompetanseutvalget rapporterer årlig sin virksomhet til landsstyret.
Kompetanseutvalget kan knytte til seg ressurs -personer og -grupper etter behov.
8. Seminarutvalg
Seminarutvalget skal ha ansvar for planlegging og koordinering av Norsk Arkivråds seminarer i samarbeid med landsstyret.
Seminarutvalget rapporterer årlig sin virksomhet til landsstyret.
Kompetanseutvalget kan knytte til seg ressurs -personer og -grupper etter behov.
9. Redaksjonsutvalg
NAs leder er ansvarlig redaktør for ”Arkivråd”.
Redaksjonsutvalget for ”Arkivråd” ledes av en redaktør. Redaktøren er medlem av landsstyret.
Redaksjonsutvalget består i tillegg til redaktøren av fem medlemmer.
Leder for landsstyret tiltrer møtene i redaksjonsutvalget etter behov.
Redaksjonsutvalget og leder for landsstyret skal legge en årlig plan for utgivelsene og redaksjonsutvalget har ansvaret for å skaffe materiale som kan publiseres.
Redaksjonsutvalget rapporterer årlig sin virksomhet til landsstyret.
Redaksjonsutvalget kan knytte til seg ressurs -personer og -grupper etter behov.
10. Utvalg for faglig nettverk
Nettverksutvalget skal ha ansvaret for at det gjennomføres forskjellige type faglige aktiviteter gjennom året og på forskjellige steder i landet.
Aktiviteter kan være, men er ikke begrenset til frokostmøter, nettverksmøter, workshops, fagdager der hovedpoenget er aktiv deltagelse og erfaringsdeling. Utgangspunkt for inndeling kan være geografi, fagområde, sektor, type virksomhet, fagtema med mer.
Utvalget er ansvarlig for at initiativer til aktiviteter fra medlemmer følges opp.
Medlemmene skal være kontaktperson og prosjektledere for arrangementer.
Nettverksutvalget kan knytte til seg ressurs -personer og -grupper etter behov.
11. Honorering av verv
Vervet som leder for landsstyret honoreres.
Vervet som redaktør for ”Arkivråd” honoreres.
12. Endringer i vedtektene
Endringer i vedtektene kan bare skje på generalforsamling og da minst med 2/3 flertall av de avgitte stemmer.
13. Oppløsning
Oppløsning av Norsk Arkivråd må vedtas av generalforsamling med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Generalforsamlingen bestemmer ved eventuell oppløsning hvordan Norsk Arkivråds midler skal disponeres.