I dag er det Stortingshøring om arkivloven, den kan du følge direkte kl. 13.00

Fikk du ikke sett høringen dierkte kan du se den i opptak i Stortingets videoarkiv

Vi har også forhåndsinnsendt et innspill til familie- og kulturkomiteen:

Høring i familie- og kulturkomiteen om Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova)

Foreningen INIO er landets største faglige interesseorganisasjon for informasjonsforvaltning, dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Organisasjonen har om lag 850 medlemmer fra alle deler av landet og fra alle sektorer. Både bedrifter, offentlige organ, organisasjoner og privatpersoner er medlemmer. Våre medlemmer jobber med og er spesielt opptatt at god informasjons- og dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for at virksomheter og politikere ivaretar sitt samfunnsansvar, driver effektivt, og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet, åpenhet og personvern.

Vi er glade for at loven endelig foreligger. Det er positivt at loven er overordnet, selv om vi er usikre på hva som blir resultat av de mange forskriftshjemlene. Dagens lov har to svært detaljerte forskrifter. Forskriften til den nye loven bør holdes på et overordnet nivå med funksjonelle krav til hva som skal oppnås i stedet for hvordan. Forvaltningens oppgaver og organisering er svært ulik, og det er derfor viktig at forvaltning av dokumentasjon ikke presses ned i samme skostørrelse. Vi vil også påpeke at vi ikke vet noe om hva forskriftene vil si og det gjør det vanskelig å uttale seg om hvordan loven kommer til å virke.

§1 Formålet med lova

Forslaget er bedre enn gjeldende formålsparagraf, men vi er skuffet over at den mangler et helt vesentlig formål. Arkiver er alltid først et produkt av den enkelte virksomhetsdokumentasjonsforvaltning der primærbehovet er orden i eget hus, bevisverdi, effektiv saksbehandling og det administrative behovet som kan være kort- eller langvarig avhengig av oppgaveog samfunnsoppdrag. Den foreslåtte formålsparagrafen har fått tilføyd et første ledd som peker i retning av dette. Vi mener imidlertid at tilføyelsene ikke er tilstrekkelig for å få frem den viktige nyanseringen som vi mener NOUen drøfter og beskriver bedre. Den foreslåtte formålsparagrafenl egger fortsatt til grunn en forståelse av at arkiv først og fremst skapes for å dekke ettertidas behov for historie og bakgrunn, forskning og innsyn. Dette er selvsagt viktige behov, men poenget vårt er at uten en god daglig dokumentasjonsforvaltning, intet arkiv til ettertiden.

§2 Definisjonar

Vi er fornøyde med at forslaget inkluderer definisjoner for blant annet dokumentasjon, men vi undrer oss over hvorfor data ikke er tatt med. NOU 2024:14 Med lov skal data deles kom i 2024 og foreslo å bruke «data» som gjennomgående begrep framfor dokument. Vi er enige i deres beskrivelse: “Dokumentbegrepet assosieres lett med dokumenter i tradisjonell forstand selv om begrepet etter definisjonen i både åpne data-direktivet og offentleglova er teknologinøytral. Bruk av dokumentbegrepet vil intuitivt kunne begrense forståelsen av hva den nye loven skal omfatte. Data vil lettere oppfattes som et generelt begrep.”

Vi etterlyser også en tverrfaglig og helhetlig tilnærming til reguleringen av offentlig data, dokumentasjon og arkiv. Datadelingsutvalget skrev: “Det er en ambisjon for utvalget at datadelingsloven skal inngå i et praktisk samspill med offentleglova, forvaltningsloven og arkivloven. Utvalget er kjent med at forvaltningsloven og arkivloven er under revisjon, og offentleglova tidligere har vært evaluert. Utvalget legger derfor til grunn at departementet vurderer om det er behov for endringer i lovutkastet etter at respektive høringsprosesser er utført”. Det ser ikke ut til at KUD har sett på dette i ferdigstillelse av loven.

Utvidelse av virkeområdet og Dokumentasjon av lovpålagde oppgåver som er løyste på vegner av organet - §3 første ledd b og §7

Vi støtter forslaget om å utvide virkeområdet. Dokumentasjon fra private skoler, barnevernsinstitusjoner og helseinstitusjoner o.l. vil da falle inn under loven når de fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Enkeltvedtak utgjør imidlertid en liten del av den samlede dokumentasjonen, og det vil derfor fortsatt være stor forskjell mellom dokumentasjon som blir arkivert fra en offentlig og en privat skole. Rettighetsdokumentasjon vil dermed være ulik avhengig av organiseringen av tjenesten. Vi mener en så svak regulering av dokumentasjon knyttet til barn og unges rettigheter er å ta en høy risiko på vegne av disse. Her tar lovforslaget ikke lærdom fra tidligere dårlig erfaring.

Journalføring - § 6 første ledd a)

Foreningen INIO har lenge tatt til orde for å fase ut plikten til å journalføre. Journalen er ikke et virkemiddel for at virksomhetene skal dekke sitt dokumentasjonsbehov og det langsiktige behovet for arkiver. Dette har blitt enda tydeligere ettersom arbeidsprosesser er endret og digitale verktøy er tatt i bruk. Både i dagens lov og i praksis i dokumentasjonsforvaltningen er det slik at arkivplikten omfatter mer av virksomhetens dokumentasjon enn det journalføringsplikten omfatter. Vi forstår den betydningen journalen har i dag for å gi en grunnleggende rett til å se offentlig forvaltning i kortene, men mener at digitalisering åpner for andre og enklere måte å sikre åpenheten på. Løsninger som ikke forutsetter en tidkrevende skjønnsmessig vurdering av alle informasjonselementer samt en ekstraregistrering av de elementene som i dag er journalføringspliktige. Det aller meste av dokumentasjonen som skapes i en virksomhet blir lagret i forskjellige systemer og med metadata knyttet til seg som enten er tilstrekkelige eller kan utvikles for å øke gjenbruksverdien og tilgjengeligheten. Løsningene for innsyn bør kunne utnytte denne informasjonen til å vise oversikt over saker som er under arbeid, dokumentasjon som skapes og mottas samt beslutninger og andre styringsdokumenter, selv om metadata ikke registreres i én felles journal. Å bruke opplysninger fra flere systemer til å lage en oversikt over dokumentasjonen i en virksomhet vil med andre ord kunne gi mer og ikke mindre åpenhet. Men det forutsetter at dokumentasjonen skapes i første omgang. Vi mener derfor at § 6 første ledd a) bør endres til (kun) “registrering av metadata”.

Felles system - § 6 bokstav d ansvar for pliktene etter lova her knytt til dokumentasjon som blir til når organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system

Det er i dette lovforslaget ikke en egen paragraf som regulerer dette, kun forskriftsbestemmelse. Departementet skriver at dette må utredes bedre. Vi mener at dette er ett av de forslagene som virkelig kan effektivisere den daglige driften i dokumentasjonsforvaltningen. I dag journalføres og arkiveres de samme dokumentene som oppstår i et felles system hos flere organ. Foreningen INIO oppfordrer komiteen til å spørre Kulturdepartementet om fremdriftsplanen for forskriften. Hvis Kulturdepartementets svar ikke er tilfredsstillende, eller at utredningen ikke er startet, ber vi om at det fremmes et anmodningsvedtak om fremdriftsplanen.

§5 Arkivplikta

Departementet legger til grunn at innføring av loven ikke vil medføre store økonomiske og administrative konsekvenser. På mange måter ser det slik ut, da forslaget kun har små endringer fra dagens lov. Vi ber komiteen være oppmerksom på at det kan finnes muligheter for modernisering av dokumentasjonsforvaltningen og en helhetlig tilnærming til forvaltning av data, informasjon, dokumentasjon og arkiv som man går glipp av ved dette forslaget. I forrige runde la KUD stor vekt på både innebygd arkivering og standardisering som viktige virkemidler. Siden den gang er arbeidet med dette stoppet opp hos Arkivverket og offentligheten får lite informasjon om status og framdrift på arbeidet.

Vi mener at arkivplikten slik den foreslås er svært omfattende. Det er ventet at det skal komme avgrensninger i forskrift, men uten en etablering av mer moderne løsninger kan det bli svært dyrt spesielt for kommunal sektor å etterleve lovkrav. 

Vi mener også at det er et kompetanse- og metodeetterslep innenfor dokumentasjonsforvaltningen som det vil være kostbart å ta igjen. Alternativkostnaden er at vi ikke er i stand til verken å utvikle løsninger for å ta vare på dokumentasjonen i digitale løsninger ei heller avdekke manglene i tide når det gjøres tilsyn med organene.