NAs arbeid med ny arkivforskrift

Norsk Arkivråd følger tett arbeidet med ny arkivforskrift. Arkivverket fikk 1. november 2022 i oppdrag av Kulturdepartementet om å skrive et utkast til forskrift: Arbeidet med ny arkivforskrift er i gang - og tildelingsbrevet med oppdraget (statsbudsjettet-2022-supplerende-tildelingsbrev-nr.-4-til-arkivverket-oppdrag-om-forskriftsarbeid.pdf (regjeringen.no))

Vi håper at arbeidet er i rute slik at ny arkivlov med forskrift kan tre i kraft fra 1. januar 2025.

Helt på tampen av Arkivverkets arbeid med forskriften, har de invitert til et tretimers møte 13. februar med en gruppe eksterne, bl.a. NA: Arkivforbundet, Digdir, Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS), KS, Norsk Arkivråd, NTNU og OsloMet.

Fra invitasjonen:

I møtet ønsker Arkivverket særlig å drøfte følgende temaer:
•    Arkivplikten - Omfanget og avgrensing av arkivplikten.
•    Krav til innholdet i en arkivplan.
•    Krav til informasjonssystem og krav til teknisk beskrivelse av systemet.
•    Bør reglene om fysisk sikring av arkiver utformes kun med overordnede krav eller bør forskriften inneholde
      detaljerte regler om sikring mot vannskader, brann etc.?
•    Avlevering av digitale arkiver til langtidsbevaring - Arkivverket vurderer å foreslå å ikke videreføre dagens
      detaljerte regler i riksarkivarens forskrift kapittel 5 Elektronisk arkivmateriale. Lagringsmedier, format og
      avlevering, men heller stille overordnede krav.
•    Arkivverket tar også gjerne imot innspill om andre temaer enn de ovennevnte og som skal reguleres i forskrift
      til ny arkivlov.

Styret forbereder nå innlegg vi skal ha på dette møtet, men vi planlegger også å komme med et skriftlig innspill. Jorunn Bødtker, styremedlem og ansvarlig for politikkutforming, og nestleder Liv Heidi Siljebråten vil representere NA i møtet.

Etter det vi har skjønt, foreslår Kulturdepartementet kun små justeringer i lovforslaget sammenlignet med høringen i oktober 2021 (Høyring - Forslag til ny arkivlov - regjeringen.no)

112 høringssvar har ikke gjort stort inntrykk!

Når NA nå forbereder seg til møtet 13. februar, tar vi derfor utgangspunkt i det som står i høringen om hvilke lovparagrafer det kan gis forskrift til – altså hva Arkivverket skal skrive utkast om.

Noe av det vi tenker å ta opp er dette:

Generelt/overordnet: Lovteksten (KUDs høringsnotat fra oktober 2021) er et problem i seg selv. Det tar ikke inn over seg det Lovutvalget beskrev i NOU-en (NOU 2019: 9 - regjeringen.no) om sammenhengene tjenester, data kontra dokumenter, spor, felles system, datasjø med mer. Dessuten mangler helt sentrale definisjoner, for eksempel hva som menes med “arkivering” og “system”.

Ellers bør forskriften være relativt overordet, minst mulig hvordan noe skal løses, men hva effekten skal være.

Videre bør det være samme regler for stat og kommune/fylkeskommune fordi arbeidsprosesser går på tvers.

Noe av det vi har diskutert er utkastet til §§ 4 og 5:
§ 4, fjerde ledd: Departementet kan gi forskrift om korleis offentlege organ skal sikre, ordne og
forvalte arkiva sine etter denne paragrafen. Dette omfattar mellom anna
a. kva som skal arkiverast og kva som er tilstrekkeleg å arkivere
b. krav til informasjonssystem, mellom anna funksjonelle krav
c. krav til tekniske systemskildringar av informasjonssystem
d. føring av journal eller anna registrering av metadata
e. overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring
f. krav til fysisk sikring av arkiv
g. krav til behandling av personopplysningar.

Dette er en «hvordan-paragraf» som vi mener ikke må bli for detaljert. I tillegg er noen av punktene krevende: Hva menes med bokstav a) «kva som skal arkiverast og kva som er tilstrekkeleg å arkivere»?, og i krav til føring av journal håper vi f.eks. ikke av dagens detaljerte krav ikke videreføres!

§ 5 Ansvar for arkivpliktig informasjon i felles system – dette er foreslått som en «kan-bestemmelse», men er etter NAs syn svært viktig for å unngå dobbeltarbeid samt bidra til effektivisering på andre måter.

Når forskriften kommer på høring ønsker vi medlemmenes innspill til NAs høringssvar og vil invitere til møter om forslaget!