Norsk pasientskadeerstatning (NPE) og Helseklage er Årets arkiv 2024!

Foreningen INIO deler årlig ut en pris som skal hedre fremragende arbeid og utvikling innen dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring. De som nomineres kan være mange typer enheter som for eksempel avdelinger, seksjoner, produktteam, prosjekter, samarbeidsprosjekter og så videre. Det viktigste kriteriet er at oppgaven de løser er knyttet til utvikling og arbeid innen dokumentasjonsforvaltning og informasjonsforvaltning.

Foreningen INIO håper at prisen vil stimulere til nytenkning og utvikling av faget og at prisen og prisvinnerne skal være til inspirasjon for alle som jobber innen fagområdet.

For å finne ut hvem som skal tildeles prisen er vi avhengige av å få nominasjoner fra andre.

Vi vil gjerne gratulere Norsk pasientskadeerstatning (NPE) og Helseklage med prisen for årets arkiv for 2024!

De tildeles prisen for sitt arbeid med å ta i bruk et nytt saksbehandlingssystem med innebygd arkivering, som legger til rette for bedre saksbehandlingsprosesser og på den måten effektiviserer behandlingstiden mot allmenheten/brukerne. Systemet er ikke Noark-godkjent, men konfigureres slik at det ivaretar arkivfaglige prinsipper. Juryen mener NPE og Helseklage er modige som utfordrer status quo og samtidig signaliserer behovet for innovasjon - både ovenfor arkivmyndigheten og Noark-leverandørene. Ved samtidig å søke Noark godkjenning og gjennom hele arbeidet sikre at APIA-prinsippene ivaretas for dokumentasjonen gjør de en viktig utforsking av alternativer til å anskaffe Noark hyllevare.
 
NPE og Helseklage innfører hver sin løsning og har valgt et saksbehandlingssystem som skal huse både administrative- og fagsaker. De tok retningsvalget for anskaffelse og innføring etter bistand fra Norsk helsenett og en konseptutredning gjennomført av Marstrand. NPE og Helseklage har flere arbeidsprosesser som følger et tilnærmet likt forløp, med relativt store dokumentasjonsvolum. Disse egner seg for å løses i forhåndsdefinerte arbeidsflyter med definerte arkiveringspunkter. Målet med innføringen av et nytt system er først og fremst å effektivisere behandlingstiden, samt å øke dokumentasjonsfangst og kvalitet på dokumentasjonen.
 
En del av innføringsprosessen består av å søke om en tilpasset Noark-godkjenning som innebærer sparring om faglige spørsmål med Arkivverket. I sparring med arkivmyndigheten setter prosjektet også spørsmålstegn ved Noark-standardens detaljfokus på funksjonalitet, og NPE og Helseklage viser gjennom denne implementeringsprosessen at dokumentasjonen kan ivaretas etter APIA-prinsippene på andre måter enn akkurat slik Noark dikterer.
 
Juryens begrunnelse:
Norsk pasientskadeerstatning (NPE) og Helseklage er modige og nytenkende i sin tilnærming til implementering av nytt saksbehandlingssystem. De setter saksbehandlingsstøtte og effektivisering av saksbehandlingstiden, samt bedre bruk av ressurser, høyt. Det er slik offentlig forvaltning bør planlegge for og utnytte teknologi på. Samtidig bruker de sin og sine samarbeidspartneres dokumentasjonsfaglige ekspertise til å utnytte handlingsrommet i lovverk og krav.

Juryen liker spesielt at NPE og Helseklage tøyer strikken ved å utfordre miljøet for å få et system som møter egne behov. Summen av prosjektet er saksbehandlingsprosesser som er strømlinjeformen og effektivisert. Like positivt er samarbeidet med Arkivverket og gjennom det at virksomhetens erfaringer bidrar til læring for andre. Dette er to mindre organisasjoner som får til mye og som er til inspirasjon for flere.

Gratulerer!

Juryen har bestått av:
- Anja Vestvold, styreleder i Foreningen INIO (juryens leder)
- Anita Haugen Lie, redaktør av INIO
- Nina Munthe Olsen, avdelingsdirektør for fellesløsninger i Digitaliseringsdirektoratet
- Tage Pettersen, stortingsrepresentant for Høyre, første nestleder og fungerende leder av Stortingets familie- og
   kulturkomité

Årets pris er et fotografi av kunstneren Ansgar Valbø

(Foto: Galleri D40)

Om prisen Årets arkiv