Sikker digital postkasse (SDP) – ikke gevinst for alle!

I Digitaliseringsrundskrivet for 2015 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet står det at «Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal 2016. Innen 1. juli 2015 skal disse forvaltningsorganene lage en plan for å ta Digital postkasse til innbyggere i bruk. Planen skal lages i samråd med Difi, og inneholde kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering.»

Difi har på vegne av hele offentlig sektor inngått kontrakter med e-Boks og Digipost om digital postkasse til innbyggere. Brev kan sendes digitalt til de innbyggere som har valgt seg en digital postkasse hos en av disse leverandørene.

NA har bedt om innsyn i noen av disse planene, og vi ser at noen virksomheter vil ha negativ gevinst av innføringen. Universitetet i Oslo vil i perioden 2015-2018 få negativ kost/nytte på kr. 2 828 154,00 av tiltaket. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) anslår at de, på vegne departementene på felles IKT-plattform og DSS, vil ha en negativ gevinst på 1.5 millioner. Én grunn er lavt antall brev som skal sendes ut, en annen er at kostnadene for lisens og vedlikehold for ny funksjonalitet i ekspederingsmodulen i arkiv- og saksbehandlingssystemet, er så høy at dette ikke lønner seg. NA ser at prisingen fra arkiv- og sakssystemleverandørene på moduler for oppslag og ekspedering varier trolig mye, men at det er rom for pruting!

I noen av løsningene er det heller ikke tatt høyde for at det skal gjøres en automatisk spørring mot kontakt- og reservasjonsregisteret ved opprettelse av et dokument i sak-/arkivsystemet. Det betyr at arkivtjenestene eller saksbehandlerne må gjøre et manuelt søk mot kontakt- og reservasjonsregisteret/Folkeregisteret for å finne rette mottaker. Ekspederingsrutiner må også for noen legges om, for eksempel der alle ansatte ekspederer post selv. Å la alle disse ha tilgang til Folkeregisteret er en utfordring.

Ellers krever sannsynligvis disse nye modulene at det installeres ny versjon av arkiv- og saksbehandlingssystemet. Det vet vi kan være tidkrevende, så her er det mange som får dårlig tid hvis de skal nå fristen innen 1. april 2016.

digi.no omtaler også denne saken. De har blant annet intervjuet Difi om utfordringene for virksomheter som sender få brev til innbyggerne:
"Vi ser at de tre leverandørene på området har noe ulik prisstrategi. Gevinsten for virksomhetene vil derfor slå ulikt ut avhengig av hvilket sak- og arkivsystem de bruker. Vi er i dialog med leverandørene for bedre tilpasninger for virksomheter som sender få brev til innbyggerne, sier avdelingsdirektøren til digi.no. De tre leverandørene er Evry, Acos og Software Innovation."

Les også om Brønnøysundregistrenes kritikk av Sikker digital postkasse