Reisebrev fra 6. norske arkivmøte i Ålesund

Reisebrev nr. 3 fra 6. norske arkivmøte, 19. april

På gårsdagens festmiddag fikk vi enda en dose bybrann og smake møtets femte klippfiskvariant. Liv Heidi gleder seg nå til fredagstaco med ungene, mens Peder, som er fostret opp på klippfisk og sild, tåler noen runder til. Så over til noen smakebiter fra det faglige.

Ettermiddagen i går viet vi oss til sesjonen Arkivet og den digitale innbygger! Kanskje skulle vi få ideer og inspirasjon til hvordan vi skulle imøtekomme de krav og ambisjoner som Regjeringen har til at Norge skal digitaliseres. Og forventningene ble på mange måter innfridd.

Det første innlegget var ved Jens Standal Groven fra Høgskulen i Volda. I jakten på hva som bør være strategien for arkivene minnet han oss på at vi måtte høre på det regjeringen er opptatt av (Digital agenda meld. St. 23 og Arkivmeldinga), og målet eller mandatet til virksomheten. Men at det også var viktig å høre på de skeptiske før man innrettet sin kommunikasjonsstrategi. Vi gledet oss ekstra over eksempelet han brukte - Norsk Arkivråds kritikk mot Arkivmeldingen - at utfordringen er at altfor lite av det digitale materialet som skapes kommer til arkivet.

Karin Gjelsten var også opptatt av dette da hun åpnet sitt innlegg. Dokumentfangst er den største utfordringen i store organisasjoner, og Bergen byarkiv har arbeidet mye med å ta tak dokumentfangsten, tilgjengeliggjøre dokumenter på Internett og digitale skjema. Og superinteressant var det å høre at flere besøker Byarkivet til tross for at mengder av saker tilgjengeliggjøres digitalt.

Øyvind Rekdal fra Direktoratet for naturforvaltning hadde kalt sitt foredrag for ”Stemmen fra arkivet i en digital verden. Blir vi hørt når tjenester digitaliseres og saksbehandling automatiseres?”.
Han mente at arkivet bør være den naturlige samarbeidspartner når nye systemer utvikles, og slo et slag for rendyrkede IT-arkivarer i arkivtjenesten. At IT-kompetanse trengs er vi skjønt enige om, og at arkivarer er ypperlige mediatorer når saksbehandlere og IT-utviklere skal samarbeide er noe vi har ment lenge.

Deretter var turen kommet til Anne Mette Dørum fra KS. Hun startet med begrepet digitalisering, som har endret betydning fra den smale definisjonen ”Å gjøre eksisterende informasjon digital” til den nå bredere definisjonen ”Bruken av teknologi for å tilby eksisterende tjenester”. Staten og Regjeringen har store ambisjoner på området, og hvordan påvirker dette arbeidsprosessene i fremtiden? Hun pekte på at arkivarer må sørge for å være premissgivere. Arkivaren må sørge for at de bakenforliggende prosessene blir automatisert, og at virksomhetene ikke blir sittende med manuelle rutiner i tilsynelatende fulldigitaliserte tjenester. Uten tvil trenger arkivledere IKT-strategisk kompetanse for å kunne fylle rollen sin, men Dørum understreket at arkivarer også må holde fast på grunntanken om å ivareta de demokratiske verdier. Myndighetene tar nå en ny runde for å endre lover og regler som er til hinder for digitalisering. KS har akkurat nå vedtatt at kommunene skal effektivt samhandle med staten og for å få det til må kommunene gå i takt. Kommunene har nemlig mange digitale floker som må løses og flokene kan bare løses gjennom innovasjon. Aller best likte vi at hun introduserte oss for begrepet ”Neste praksis” som erstatning for å snakke om ”Beste praksis”. Arkivdannere må være i forkant av utviklingen og hun oppfordret oss til å gå hjem og være innovative.
 
Martin Bould fra Ciber Norge AS avsluttet sesjonen med foredraget ”Postjournalen. Riktig verktøy for den digitale innbyggeren - eller?” Et energifylt foredrag i kjent stil hvor han forbannet journalposthelvete, og beskrev paradokser som oppstår ved etterlevelse av arkivforskriften. For eksempel problematiserte han det at offentlig journal kun er én måte å tilgjengliggjøre arkivmaterialet på, og stilte spørsmål om det ville være mer tjenelig at virksomhetene systematisk publiserte oversikter over saker de behandlet!

Tre dager til ende, vi kaster terningen hver vår gang og lander på faglig utbytte 5 og sosialt 6.
Hadde dere vært med så hadde dere også fått høre journalisten snakke om våre mindre elegante ferdigheter - kunsten å sladde et dokument og kunsten å lage en dårlig brevtittel. Vi oppfordrer alle til å forsøke å bli med neste gang!

Liv Heidi og Peder

Reisebrev nr 2 fra 6. norske arkivmøte, 18. april

Den andre dagen på 6. norske arkivmøte starter med sol på Aksla.

Vårt første valg denne morgenen var sesjonen Undervisning og læring i arkivtjenesten.
Torleif Lind fra IKA Kongsberg fortalte om arkivfaglige læringsportaler, og viste hvor systematisk de hadde jobbet mot  Bø, Nome og Sauherad kommuner i Telemark. Foruten at de hadde hatt god effekt av korte e-læringssekvenser i opplæringen av saksbehandlere, ledere og arkivansatte, så var det fortsatt tradisjonell opplæring.

Tenk så ryddig det kan gjøres. Lind håpet jo at løsningen kunne bli nasjonal samarbeidsprosjekt som kunne komme til nytte for alle kommunene, og statlige virksomheter som ønsket det. Å tenk om vi også hadde hatt slik løsning i Fylkesmannen og politiet!
 
Neste foreleser viste seg å være både underholdene og praktisk nyttig. Ståle Hegna fra Midt-Telemarkrådet viste oss på en morsom måte hva god presentasjonsteknikk med bruk av lysbilder var. Vi må vel innrømme at de fleste av generalfeilene har vi vært borti selv.
 
Siste innlegg før pausen var erfaringer fra opplæringsansvarlige ved Skatteetatens IT og servicepartner. Befriende å høre om utfordringer også andre har i fold til kultur for læring.

Etter dette snek vi oss videre til store Bankettsalen for å høre Jon Atle Haugen fra Riksarkivet. Funksjonsbasert arkivnøkkel og analyse av er jo i vinden. Hjemme har vi begge slitt oss gjennom lesingen av ISO 15489, så et foredrag om funksjonsanalysen fra arkivverket er alltid etterlengtet. Haugen lærte oss at funksjonsbasert klassifikasjon er en forutsetning for å kassere på en enkel måte i et elektronisk arkiv.  Før maten fikk vi høre om hvordan Norsk Kulturråd hadde arbeidet for å til en funksjonsbasert nøkkel i samarbeid med Steria. Det er alltid inspirerende å høre at noen har fått det til. 
 
Etter lunchpausen viet vi oss helt til temaet - Den digitale innbygger!
Det kan vi fortelle mer om i morgen.
For nå skal vi pynte oss til festmiddag!
 
Liv Heidi og Peder

Reisebrev nr 1 fra 6. norske arkivmøte, 17. april

Det er med en viss forventning vi onsdag morgen entrer hotellobbyen på Rica Parken hotell i Ålesund. Det 6. norske arkivmøte er i gang. Riksarkivaren, Norsk kulturråd, LLP og Norsk Arkivråd arrangerer konferanse sammen - tre hele dager med arkiv på agendaen. Den største møteplassen for arkivinteresserte i kongeriket dette året.

Vi hadde kanskje ikke valg helt riktig tidspunkt for registrering.  Vi står i kø samtid med deltagerne fra det eneste morgenflyet fra Gardermoen. På den annen side er det en fin følelse å være sammen med så mange faglige likesinnede.
Vi finner fort fram til deltagerlisten. Er det mange kjente her, er noen av våre gode tidligere kollegaer deltagere i år?
Vel på plass i den største salen ønskes vi velkommen av Øyvind Ødegaard, leder i arrangementkomiteen. Han forteller oss brennende at nå er arkivarene blitt vår tids helter takket være ”Si meg hvem du er”. Ikke rart at han snakker om helter forresten, vi er jo på tomten til den gamle brannstasjonen i Ålesund.

Fylkeskultursjefen i Møre og Romsdal snakket deretter om det mørke fastland. Nei, vi snakker ikke om religion men om hvordan arkivtilstanden var i fylket før år 2000. IKA i Møre og Romsdal ble etablert i år 2000 og hadde som målsetning at hele samfunnet skulle dokumenteres, og IKA har derfor også fokusert sterkt på privatarkiver. I dag driver IKA rådgiving over hele fylkes, og det sier ikke så lite når reisetiden er over seks timer fra ytterkant til ytterkant i fylket.
Etter at ordfører hadde kastet glans over konferansen og skrytt litt av byen var tiden inne til å dele ut priser. Utrolig hva trønderne har fått til med Trondheim byarkiv. Byarkivets leder, Elin Harder, fortalte oss viktigheten av å vite når toget går og å feste blikket langt fram.

Varme om hjertet ble vi da Norsk Arkivråd også delte ut en hederspris til Justis- og beredskapsdepartementets dokumentasjonssenter for sin ekstraordinære innsats etter 22. juli. Etter de tragiske hendelsene har de håndtert 2000 hm. med skadet arkiv, endringer i personalgruppen, etablert seg i nye lokaler og innført nytt elektronisk sakarkivsystem og mer til.

Etter lunch fikk vi høre Meredith Stewart fra National Archives and Records Administration, USA snakke om ”the Citizen Arhivist Dashboard” en portal for å gjøre offentlige dokumenter mer tilgjengelige, og hvordan de har engasjert publikum til å få tilgjengeliggjort historiske dokumenter på nettet.

Den faglige delen av dagens program ble rundet av før vakre modige Cecilie Skog inspirerte oss til å dra på tur, ta sjansene som byr seg og følge våre drømmer.

I morgen er det valgets kval. Noe av det beste med større konferanser med flere sesjoner er at vi kan shoppe litt foredrag.  Og på sjette norske handler alle sesjonene om arkiv. Luksusproblem!

Liv Heidi og Peder