Reisebrev fra Arusha, Tanzania

av Vilde Ronge

Karibu! (Swahili for velkommen)
9. juni er den internasjonale arkivdagen og på morgenkvisten den dagen kommer to statsansatte arkivmedarbeidere i Arusha, Tanzania

til å liste seg rundt i kontorbygningen de jobber i og henge opp geriljabroderier med appellerende arkivbudskap om dokumentfangst og viktigheten av fortløpende arkivering. Etter mønster fra aksjonen som jeg selv var med på med Arkivgeriljaen i NRK for noen år siden. Hvor kult er ikke det? Samarbeid og deling av kunnskap om arkiv- og dokumentasjonsforvaltningsutfordringer kjenner ingen grenser! Det er det som er så givende og spennende med nettverksbygging, om det er på et medlemsmøte i en av Norsk Arkivråds regioner, om det er i et faglig forum med likesinnede innen samme sektor, eller om det er på kurs i Tanzania – sammen kan vi finne lure løsninger på felles utfordringer, bidra til utvikling av faget vårt, og kanskje bli litt inspirert av hverandres erfaringer og gøye påfunn underveis. Men vent, jeg må spole litt tilbake, hvorfor har jeg vært i Afrika og snakket om Arkivgeriljaen? Jeg sitter på flyet hjem til Norge nå og skjønner ikke hvordan jeg i all verden skal klare å skrive et reisebrev som gir et innblikk i det fantastiske jeg har vært med på den siste uken, mitt første møte med Afrika, og Tanzania.

Hodet er proppfullt av farger, lukter, smaker og alle mulige andre sanseinntrykk om dette utrolige kontinentet. Og ja, jeg vet jeg bare har opplevd en ørliten del, men tror likevel jeg har fått med litt av den afrikanske ånden.

SPA, ICA, EB, PCOM, mm…..
Jeg har vært medlem av SPA-styret i fire år. Og SPA, Section of Professional Associations, er en av flere seksjoner i den store internasjonale arkivorganisasjonen International Council on Archives (ICA). I fjor høst ble jeg imidlertid valgt som leder av komiteen og det å være president for SPA, foruten å gi meg en utrolig fancy tittel som jeg prøver å brife mest mulig med, innebærer vervet flere andre oppgaver og forpliktelser i ICA. Og det var disse oppgavene som nå brakte meg til Arusha.

Som leder av SPA er jeg med i hovedstyret i ICA (Executive Board), jeg er med i programkommisjonen (PCOM), seksjonsledermøtet (Section of Chairs) og dessuten deltar jeg i et månedlig Skype-møte i toppledelsen (EOM – Elected officers Meeting) som består av presidenten, de to vise-presidentene, generalsekretæren og lederen av forumet for nasjonalarkivarer (FAN). Ja, det blir utrolig mange forkortelser og det er et komplisert system sett utenfra.

Det er fortsatt forvirrende for meg også, jeg er jo så ny! Derfor har turen til Arusha ikke bare vært min debut på det afrikanske kontinentet, men jeg har også vært førstereisjente i alle møtekonstellasjonene, og det har vært krevende og skikkelig intenst. Møter fra morgen til kveld hele uken, og stadig med ny hatt på hodet. I tillegg til at jeg har holdt kurs da, for 70+ statsansatte arkivmedarbeidere - jeg kommer tilbake til det.

Alt dette koker imidlertid ned til at jeg har ganske så stor påvirkningskraft i ICA, og kan være med å bestemme på flere nivåer. Og mitt viktigste bidrag i så måte er at organisasjonen tenker hele spekteret for dokumentasjonens livssyklus i alt de foretar seg, fra dokumentasjonen blir skapt, og kanskje før det, langt ute til venstre i verdikjeden, og hele veien frem til evig liv i arkivene ute til høyre. Et mantra som ikke bare jeg personlig er opptatt av, men som også Norsk Arkivråd forfekter. ICA startet som en sammensetning av nasjonalarkivarer og har naturlig hatt slagsiden mot kultur, og ikke vært så opptatt av danning og dokumentasjonsforvaltning. Dette er i naturlig endring i vår digitale verden, og som sagt min viktigste misjon i den posisjonen jeg nå har i ICA sentralt, er at jeg vifter med hånden og sørger for at vi som organisasjon tenker helhet i alt vi gjør og da først og fremst når det gjelder dokumentasjonens livssyklus. Vi kan ikke bare være ekspertisen på bevaring av gode digitale arkiver og synliggjøre den viktige funksjonen arkivene spiller i samfunnet, vi må også være eksperter på god digital dokumentfangst og synliggjøre hvor viktig denne biten er, mer og mer i et digitalisert samfunn og en forutsetning for å ha gode arkiver i fremtiden.

Content is King!
De første to dagene var det møte i programkommisjonen og det vi diskuterte der var selve innholdet i initiativene som ICA igangsetter, prosjektene om du vil. ICA-sekretariatet har i vinter tilsatt en programsekretær som skal samkjøre og koordinere programvirksomheten ute i alle seksjonene og andre undergrupper, hele nettverket av alle ICAs tillitsvalgte over hele verden. Vi snakket om nettsidene til ICA som er overmodne for en opprydning, og der det begås den største synd av alle i nettsammenheng, masse statiske sider og informasjon som er utgått og feil og lenker som ikke virker. Vi trenger også å jobbe med å strømlinjeforme rapporteringen av all aktiviteten som skjer i seksjonene og andre grupperinger slik at vi har bedre oversikt. Vi fikk informasjon om noen av de viktigste satsningene for øyeblikket: Afrika-strategien, tilbudet til nyutdannete arkivarer og ulike generiske opplæringstiltak som kan tilbys både online og fysisk.

Vi snakket også om programmet for neste ICA-konferanse som skal være i Mexico City i november. Programkommisjonen har spilt inn flere innlegg, og blant annet har SPA fått inn en halvdags workshop om kunsten å lage gode heistaler - det gleder vi oss til å arrangere!

Hovedstyrets møte gikk også over to dager, og selv om ikke det offisielle referatet foreligger ennå kan jeg avsløre at en av de  største sakene var rekruttering av ny generalsekretær til ICA. Vi vedtok utlysningsteksten og den ligger nå ute på www.ica.org og på www.arkivrad.no. Som SPA-president kommer jeg til å bli en del av vurderingspanelet i rekrutteringsprosessen, det blir utrolig spennende å være med på! Vi hadde for øvrig en veldig interessant diskusjon om hvor langt ICA kan gå i å uttale seg og gi støtte til kompromitterende saker knyttet til arkiv rundt om i verden uten å fremstå politisk.

17. mai er vi så glad i
17. mai, dagen mellom møtene, holdt jeg kurs sammen med Emilie Gagnet Leumas fra USA.

Tittelen var «The Fundementals of Records Management».

Vi ble spurt om å holde kurset av ICA sentralt, både som del av Afrika-strategien og som del av eTraining-prosjektet. Jeg må bare innrømme at jeg var temmelig nervøs. En ting er å holde innlegg av begrenset varighet og med avgrenset tema. Noe helt annet er det å holde et halvdags kurs om dokumentasjonsforvaltning sammen med en jeg aldri har møtt før og for en gruppe mennesker ingen av oss visste hvem var, hvor jobbet eller hva de kunne fra før. Derfor var det så tilfredsstillende at kurset ble så vellykket, responsen var kjempebra og dessuten hadde vi det så gøy!

Det var veldig vanskelig å få informasjon om kursdeltakerne på forhånd, også antallet. Vi ble først forespeilet ca 40, så ingen og at kurset måtte avlyses. Kvelden før kursstart fikk vi beskjed om at det ville komme ca 15 og da kurset endelig var i gang satt det noen og sytti deltakere i salen! Alle jobbet med dokumentasjonsforvaltning til daglig, i ulike departement og statlige etater. Og da vi tok en kort presentasjonsrunde først der de som ville sa noe om hovedutfordringene deres, viste det seg at det var klin likt som i Norge og USA.

Vi laget en ordsky underveis i kurset basert på utfordringene de ramset opp, dere ser den her
i reisebrevet.

Emilie og jeg delte tiden mellom oss og var innom grunnleggende prinsipper for arkivdanning, samt synliggjøring og markedsføring. Vi fikk til gode diskusjoner og spørsmålrunder, og ut fra evalueringsskjemaene som vi fikk inn umiddelbart etterpå traff vi virkelig med innholdet. Siden det var 17. mai hadde jeg på meg sløyfe på brystet og dessuten delte jeg ut medbrakt kransekake. Må jo ha kransekake på 17. mai! Jeg hadde imidlertid bare med meg en 10-ringers, så fordelt på alle tilhørerne ble det bare en ørliten bit på hver, men viktigst var symbolikken!

Safari, byliv, folk og fe
Arusha er en by med nesten 1 million innbyggere. Likevel fremstår den som en stor landsby bare. Og gatebildet er kaotisk og fargerikt. Det er geiter og markeder og salgsboder og minibusser med folk som henger utenpå og maiskolber på grill og en og annen ku og
masaier og damer med svære bylter på hodet.

Det er så eksotisk og sjarmerende og utrolig fremmed.
Folk er hyggelige og imøtekommende, og deler villig vekk kunnskap om landet sitt og kultur og Swahili og fun facts. Jeg fikk også anledning til å dra på dagssafari både helgen før møtene startet og helgen etter. Første tur gikk til Ngorongoro-krateret og det var en ubeskrivelig og skjellsettende opplevelse. Naturen, fargene, luktene, blomstene. Også dyrene da. Løve, elefant, gnu, bavian, flodhest, sebra, antilope, bøffel. Og safari nummer to, nærkontakt med en hel sjiraffamilie. Det var virkelig helt magisk.

Jeg gleder meg til neste tur til Afrika!

Asante! (Swahili for takk)