REISEBREV FRA CHICAGO

26. september 2012 - Reisebrev nr. 3

Da var det kommet til tredje og siste konferansedag. Første foredrag het "Building a powerful IM Strategy for large organizations". Selskapet hadde lagt bak seg to mislykkede forsøk på å innføre Records Management. Basert på det måtte de den tredje gangen gjøre alt annerledes. Foreleser var klar på at de gjennomførte prosjektet for åsikre seg juridisk. Eventuell verdiøkning for brukerne (som lettere tilgang til dokumenter etc.) kom helt klart i annen rekke. Records Management ble derfor organisasjonsmessig tilknyttet juridisk avdeling. I ettertid har også IT-avdelingen blitt underlagt juridisk.

Neste foredrag jeg gikk på handlet om "Records Management" på "Colleges and Universities". Jeg kjente meg igjen i mye av det han påpekte, men jeg tror nok at vi har bedre kontroll på de administrative dokumentene hjemme. Foreleser tok utgangspunkt i ARMAs"Generally Accepted Recordskeeping Principles" og vurderte på en skala fra 1til 5 hvordan statusen var hos ham. Han brukte disse prinsippene for å analysere modenhetsnivået i forhold til "Records Management" på hvert undervisningssted. Fin måte å kartlegge status.

Før jeg dro til USA sa styreleder Vilde at jeg måtte passe på å få med meg foredrag om markedsføring. Nå var siste sjanse der, så da var det bare å stille opp på foredraget "Backroom to Boardroom - Marketing Your RIM Program". Vilde hadde helt rett. Amerikanerne er gode på markedsføring. Foreleser ga oss mange tips. Han var opptatt av at vi som "Records Managers" alt for ofte er for fokusert på ”Records” og gir "Management"- delen av stillingstittelen for liten oppmerksomhet. Noe å tenke på...

Vel, da er jeg snart på vei til flyplassen. For de av dere som, etter disse tre reisebrevene, måtte tro at det bare har vært arbeid, så kan jeg berolige dere. Jeg har fått sett litt av Chicago (inkludert jazzklubb), vært på utendørskonsert med Chicago Symphony Orchestra som spilte Carmina Burana under ledelse av Riccardo Muti, og vært på gangsterfest og canadisk temafest i regi av ARMA.

I dag dro jeg på baseballkamp rett etter at konferansen sluttet. Mer amerikansk enn det tror jeg ikke det blir.

25.september 2012 - Reisebrev nr. 2

Dag 2 startet kl. 07.00 med en såkalt Buzz session - "Record Managers: A lynchpin of Successful E- Discovery". Det ble ikke mangel på Buzz selv så tidlig på dagen. Igjen var deltagerne engasjerte og dialogen var god. Jeg fikk spørsmål om mine erfaringer med E-Discovery. Da de hørte at jeg var fra Norge fikk jeg spørsmål om jeg synes amerikanerne var "insane". Foreleser var opptatt av forskjellene i lovverket mellom Europa og USA i forhold til personvern. Jeg svarte bare at jeg er her for å lære, noe de synes var svært diplomatisk sagt. Redselen for å bli saksøkt ligger bak veldig mye av det de jobber med her borte.

Neste på programmet var en plenumsdebatt der temaet var "Information Governance Considerations in a Social, Mobil, and Cloud-Based World". Igjen var de opptatt av å sikre informasjonen. De debatterte utfordringer vi kjenner igjen fra Norge som for eksempel
- dataflyt over landegrense
- informasjon som henger så tett sammen med "App'en" at når man  avinstallerer App'en så mister man samtidig innholdet
- utfordringer med at medarbeiderne bruker privat utstyr for å få gjort  jobben sin (bring your own device)

Etter litt kaffe var jeg klar for "Rapid Fire Sessions" som var 4 presentasjoner X 12 minutter. Alle presentasjonene hadde 12 lysark som vistes i 1 minutt før den automatisk gikk videre til neste. Litt stressende både for de som skulle holde presentasjonene og for publikum.

Så var det tid for ARMAs årsmøte. Selv med 12 000 medlemmer så har ARMA færre på sitt årsmøte enn det vi har i Norsk Arkivråd. Økonomien var bra, men for avhengig av at kurs og konferansedelen av ARMA gjør det bra. Kurs og konferanser sto for 45 % av inntektene. ARMA omsatte i fjor for rundt 31 millioner kroner.

På det strategiske området vil ARMA neste år arbeide med
- Inkludere Information governance i det ARMA kaller "The Principles- Generally Accepted Recordkeeping Principles
- Information Governance Certification 
- Fokus på "career track options"
- Mer fokus på "Partnership" 

På årsmøtet fikk jeg se at valgkampen er i gang her i USA. Ja, da snakker jeg ikke om Presidentvalget, men valget til ARMA International Board of Directors.

Valgkomiteen hadde fått fram 6-7 kandidater som først presenterte seg. Etter presentasjonen måtte kandidatene svare på spørsmål fra salen for å bygge opp under sitt kandidatur. Kandidatene kjente ikke spørsmålene på forhånd, men svarte med både iver og innsikt. Selve valget er ikke før etter nyttår.

Hver stat har sin "Privacy law" og disse er i mange tilfeller motstridende. En stat kan for eksempel angi hvor lenge du må lagre data. En annen stat kan bestemme hvor lenge du kan ha lagre data før det skal slettes. Det ble sagt at i Mexico kan organisasjoner bli saksøkt om de ikke sletter data på riktig dato. Vel, som en oppsummering av dagen må jeg si at alle her er svært opptatt av kassasjon. Det å kvitte seg med informasjon er et større tema på denne konferansen enn datafangst. Hjemme i Norge har vi i mange år fokusert på datafangst, kanskje fokuset vårt også endrer seg etter hvert?

24. september 2012 - Første reisebrev fra ARMA International's 57th Annual Conference & Expo 2012.

 Jeg startet konferansen på fredag med deltagelse på et "pre-conference seminar".  Det var to seminar å velge mellom. Jeg valgte bort "Records and Information Management: The Fundamentals"  til fordel for "Sharepoint Records Management Certificate: Solutions for EDRMS Success". Seminaret handlet lite om Sharepoint, men mer om hvordan gjennomføre et innføringsprosjekt for EDRMS (electronic document and record management system).  Foreleser var engasjert, godt forberedt og kunnskapsrik. Selv med ca. 200 deltakere i salen ble det høy grad av interaktivitet og kommunikasjon. Amerikanerne er akkurat så åpne og klar for rampelyset som jeg hadde forestilt meg.

I ettertid tror jeg det kanskje hadde vært en fordel for meg å ha deltatt på "The fundamentals" seminaret. Det er ingen tvil om at vi arbeider påhelt forskjellige måter i Norge og USA.

I dag ble konferansen offisielt åpnet med pomp og prakt. For eksempel var det mange utmerkelser og priser og "scholarships" som skulle deles ut. De er virkelig flinke til å trekke fram de som utmerker seg her! Vi kommer etter i Norge med utmerkelsen "Året arkiv" som deles ut av Norsk Arkivråd.

For en som kommer fra Norge er det spennende å høre hvilke utfordringer de strever med her borte. Hele tiden er det fokus på Retention rules. Bevaring og kassasjon diskuteres nesten hele tiden. Kanskje ikke så rart. En av arkivarene jeg snakket med jobbet i et firma med 65 000 ansatte og da er det klart at begrep som arkivbegrensning, bevaring og kassasjon er viktig.

Deltagelse og engasjement er viktige stikkord for konferansen. Under åpningen av konferansen fikk vi være med og bestemme deler av morgendagens program. De hadde satt opp seks alternative forelseninger. Via tekstmeldinger fikk deltagerne stemme på det foredraget de hadde mest lyst å høre. På den måten ble seks foredrag redusert til to. Litt kjedelig for de som ble stemt ut, men litt artig måte å la deltakerne få styre programmet på.

I går var jeg deltaker på det de kaller "Industry Roundtables". Som ansatt i Møre og Romsdal fylkeskommeune var det interessant å høre hvilke utfordringer de hadde de som jobbet med "State and Local Government". Mange utfordringer ble diskutert. Det som var påfallende for meg var at hver stat hadde sin måte å løse utfordringene på. Arkivarene hadde aldri truffet andre arkivarer som jobbet med de samme utfordringene. På slutten av samlingen lurte de på hvordan vi har det i Norge. Da jeg fortale at vi skanner inn eller henter fra e-post arkivverdige dokumenter slik at saksbehandlerne våre kan svare i systemene våre, og at vi integrerer arkivene med andre fagsystem, var de over seg av begeistring. De var helt avhengig av at saksbehandlerne leverte papirene eller sendte filene til arkivarene.

Ellers så var arkivarene fra "State and Local Government" opptatt av hvordan de skulle skaffe penger til prosjektene som de ville gjennomføre. I en av statene hadde de innført en avgift på hvert dokument som ble journalført. For hver journalførte dokument betalte staten 2 dollar til et fond som støttet arkivering på lokalt nivå. Ikke en utbredt finansieringsordning i Norge, vil jeg tro.

I løpet av helgen har jeg fått føle på kroppen hvor hardt arbeidende amerikanerne er. Det er fullt kjør hele tiden. Ingen reagerer på at de er på seminar når de ellers har fri. Seminarene starter kl. 08.00. For de ekstra morgenfriske arrangeres Buzz Sessions fra 07.00 til 08.00. For å være helt ærlig så er jeg litt usikker på hvor mange som hadde dukket opp om Norsk Arkivråd sine seminarer hadde startet kl. 07.00.

Kvelden ble avsluttet på en "ARMA European region reception". Fint å møte kollegaer fra Europa.