Reisebrev fra New Orleans

Reisebrev nr. 4, 25.03.2013
 

Googles misjon er følgende: to organize the world’s information and make it universally accessible and useful.

Kan vi ikke bare adoptere den i alle virksomhetene våre egentlig? Så enkelt, det er jo dette vi vil alle sammen. Bare skrive om det med «verden» og kalle det NRK eller Statoil eller Fylkesmannen i Østfold?  Vi har kanskje litt av hvert annet å lære av Google også. Brukervennlig søking for eksempel. Nok om det.

Den siste konferansedagen fortsatte hovedtemaet «ekstrem informasjon» å gjennomsyre alt vi hørte. En av plenumsinnlederne viste en graf over hvor lang tid det har tatt for nye dingser å nå 50 millioner brukere på verdensbasis. Radio tok 38 år, tv 13 år, ipod 4 år, internett 3 år, Facebook 1 år og Twitter? Ja, du skjønner kanskje tendensen, det tok 9 måneder fra den første tweeten ble twitret til 50 millioner mennesker var på.

Den samme innlederen som presenterte denne utviklingen, Michael Chui fra McKinsey Global Institute, kom med dagens mest spennende tanke. I hvert fall for meg. Han snakket om hvor utilgjengelig informasjon er for en virksomhet som helhet når den ligger spredt i alle de ansattes e-post. Og nei, det var ikke den spennende tanken, dette vet vi jo, alle vi som jobber i arkivbransjen. Det som var spennende, var det han sa om at virksomheter burde lære av sosiale medier i den forstand at man i stedet for å sende e-post til hverandre, burde twitre eller tilsvarende, med mulighet for flere tegn selvsagt, slik at alle ansatte i virksomheten kunne se hva som ble sagt mellom kollegaer. Selvsagt måtte det være anledning til å holde noe unna som privat eller sensitivt, men at vi skrudde om hodene våre slik at mesteparten av det som ble utvekslet som del av interne arbeidsprosesser, faktisk var åpent tilgjengelig for flere i selskapet, alle i grunnen. Jeg var og snakket med ham etterpå og spurte om han kunne utdype dette litt. Han sa han hadde ikke alle svarene, men mente som sagt at vi burde lære av måten man deler informasjon på sosiale medier og endre slik det blir gjort i dag der alt er så avhengig av individet. På denne måten kunne man søke etter informasjon, som for eksempel hvis noen i McKinsey var på jakt etter noen internt som var gode på Big Data, kunne de søke i McKinseys digitale samfunn og få treff på meldinger i Michaels e-post fordi den ikke bare var begrenset til ham personlig og han hadde brukt begrepet Big Data i flere meldinger fordi dette er noe han jobber med til daglig. Hva da med journalføringsplikt og NOARK og privatlivets fred, og en masse andre ting, tenker du kanskje? Husk: lilla ku! (Og for dere som ikke skjønner denne kommentaren anbefaler jeg å skumme de tidligere reisebrevene). I følge Michael hadde de fleste som nå rekrutteres inn i arbeidslivet en forventning om at informasjon på en arbeidsplass var like lett tilgjengelig som ellers i verden og at de dessuten ville være helt uforstående til at det var problematisk å ha med seg sin egen dings, altså Bring Your Own Device.  Dette er utfordringer for vår sektor vi må løse, og det fort.

Lederen av AIIM, John Mancini, fortsatte med å beskrive «ekstrem informasjon» og hva det har å si for oss. I arkivene har vi gått fra å mikrofilme dokumenter til å skanne dem. Fra å registrere metadata i elektroniske arkivsystemer til både metadata og dokumenter. Så utviklet vi ECM-løsninger (ECM=Enterprise Content Management) der all virksomhetsdokumentasjon ble samlet et sted, ikke bare den arkivverdige. Nå må vi gå enda videre. Og ikke fordi teknologien fordrer det og utvikler seg, men fordi brukerne krever det. De forventer at det vi driver med, dokumenthåndtering, ikke skal være noe annerledes å få tak i enn all annen informasjon vi befatter oss med i hverdagen. Han eksemplifiserte ved å si at IT før i verden kunne sammenlignes med jernbanebygging, man la opp skinner fra et sted til et annet, for å løse et transportproblem, slik ble det. Nå kan IT sammenlignes med drosjekjøring. Hvor skal du fra, hvor vil du hen, hvilken vei skal vi kjøre, vil du ha utsikt på veien, har du behov for noen stopp underveis. John presenterte en undersøkelse som AIIM nylig har gjort blant 550 av sine medlemmer der de har stilt spørsmål om informasjonshåndtering i en tid med Big Data. Nesten 30 % av virksomhetene innrømmet at de heller gikk ut og kjøpte flere og større servere enn å prøve å finne ut hva de skulle kaste og hva de skulle ta vare på! Og dette gikk utover gjenfinningen.

Og snipp, snapp, snute, så var konferansen ute. Det vil si ikke helt, for lederen fra AIIM annonserte til sist at konferansen neste år skal holdes i Orlando og at under fem av stolene i den store plenumsalen var det tapet et par Mikke Mus-ører. De som fant ører under stolen sin vant gratis deltakeravgift på neste års konferanse. Skikkelig skuff da hånden min grafset etter ører under både min og alle ledige stoler jeg fant rundt meg og ikke fant annet en gamle tyggiser.

Jeg avslutter mine reisebrev fra AIIM i New Orleans med å fortelle om første plenumsforedrag denne siste konferansedagen. Rosinen i pølsa rett og slett. I hvert fall på gøyesiden. Journalisten, forfatteren og teknonerden David Pogue startet nemlig dagen kl 08.30 med en times foredrag med tittelen Davie’s Mobile Gadget Funhouse. Han har fast ukentlig spalte i New York Times der han tester ut apper, tjenester og dingser. Og den timen han underholdt oss, som for øvrig ble avsluttet ved et piano der han sang egne teknonerdtekster til gamle amerikanske show tunes, ga et fantastisk innblikk i hva som finnes der ute for den gjengse forbruker. De samme forbrukerne som vi også møter. David er nok av typen som du bare rett og slett måtte være der og høre på, han er vanskelig å gjenfortelle. Likevel, her er et knippe med apper du kanskje vil sjekke ut:

Pek på bygninger med telefonen din og få beskjed om hvem som er på Twitter. Pek på Londons gater og den viser deg hvor t-banen går og hvor nærmeste stopp er. Fjernkontroller og juster temperaturen i huset ditt (Dave satte ned temperaturen i 1. etasje hjemme mens han sto på scenen og snakket for som han sa: det er bare ungene som er hjemme og det er bare bra hvis de fryser litt så sitter de ikke stille). Start bilen som står i garasjen før du går ut så den blir varm. Få tilsendt meldinger lagt igjen på mobilsvar som tekstmeldinger. Oversett fra spansk fra engelsk og tilbake igjen (og det høres jo ikke så fancy ut, men tro meg, det var helt vilt og egentlig nesten utrolig. Man kan holde en spansk tekst foran telefonen og den oversetter mens du ser på, på et blunk, med samme fonter og farger! – World Lens).

Og til slutt: tips til stevnemøter med ukjente eller i det hele tatt møter du ønsker deg ut av: Fake calls. Du kan bestille så hvem som helst av de du har i kontaktlisten din, ringer deg på et gitt tidspunkt og voila: du har en anledning til å si: Beklager, det var sjefen min/mannen min/barnet mitt, jeg er bare nødt til å gå nå!

God påske!

Reisebrev nr. 3, 22.03.2013

Jeg sendte fra meg reisebrevet fra dag to før dag to var helt over. Ergo kommer det her et oppfølgingsbrev med noen småting jeg plukket opp i går ettermiddag.

Det er utrolig hva formidlingsevne har å si. Det har faktisk alt å si når jeg tenker meg om. Man kan være så faglig sterk man bare vil, men evner man ikke å formidle det man kan, kan man like gjerne bli hjemme. Og det er ikke det at man skal være så himla underholdende, men man må være engasjert og kunne selge inn budskapet sitt, man må kunne tro på det og derved få andre til å tro på det også. Torsdag ettermiddag kom en dame på talerstolen som har vært den beste formidleren så langt i New Orleans, Monica Crocker. Hun jobber som arkivleder i Land O’Lakes, et firma som blant annet produserer ymse meieriprodukter. Hun hadde hatt jobben som arkivleder i to uker da hun bestemte seg for at hun skulle slett ikke skulle jobbe med arkivdanning, men med god informasjonsforvaltning og styring, det var det virksomheten trengte!

Monica skjønte fort at hun måtte selge inn arkivtjenesten, unnskyld, informasjonsforvaltningen, som en mulighet til å maksimere selskapets gevinster. At den kunne brukes som en del av Land O’Lakes styringsverktøy. Har man orden i sysakene, vil det være både kostnadsbesparende og minske risiko.

Og hvordan mente Monica man skulle gå fra å drive med arkivdanning til informasjonsforvaltning? Begynne å tenke informasjonsforvaltning. Begynne å snakke informasjonsforvaltning. Begynne å puste informasjonsforvaltning. Og deretter utvikle en policy for virksomheten.

Det som var Monicas grunntanke var at man må se arkivtjeneneste som en del av en virksomhets virksomhet. Man driver ikke med arkiv isolert fra det andre som skjer, derimot kan det være en viktig komponent i å drive selskapet enda bedre.

De siste foredragene på dag to foregikk i plenum og det var hentet inn «interne» krefter fra AIIM. Blant annet fikk vi høre om en undersøkelse som AIIM nylig har gjennomført nå i 2013, blant alle sine medlemmer (og det har vi jo lært er mange!) Kun 34% av spurte virksomheter  har redusert sin mengde av papirdokumenter de siste årene. Med andre ord er det 66 % som enten befinner seg på samme nivå som før eller som har økt sitt tilfang av papirdokumenter. Dette var overraskende tall! Jeg prøver å tenke hvordan det er hos oss, og tenker at vi er så elektroniske, kanskje er det feil?

Videre snakket flere varmt fra talerstolen om at vi arkivfolk må begynne å ta inn over oss at ikke folk lenger kommer til oss, men at vi må ut til folk. Og det er for så vidt ikke noe nytt, syns vi begynner å bli flinke til det i gamlelandet. Vi må googlifisere søkingen i arkivene, gjøre det så enkelt at det bare blir en del av folks normale jobboppførsel og også sørge for arkivering av det de driver med. Vi må kunne møte brukeren som mener at arkivdanning må da bare være en app?!

«Records management, as we know it, is dead” sto det på storskjerm. Og innlederen hevdet at dette er sannheten, lik det eller ikke. Folk skal jobbe med andre ting og kan ikke, og skal ikke, være arkivarer samtidig. Det at vi som arkivarer ikke tar dette innover oss, betyr døden for oss. Vi må finne en annen inngang. For grunnen til at vi har alle de reglene og rutinene vi har, forsvinner ikke. Lovmessige krav er de samme, behovet for å ta vare på historien er der fortsatt. Ergo må vi finne en annen måte å gjøre dette på. Automatisk, og med brukeren i sentrum.

Fortsettelse følger!

Reisebrev nr 2, 21.03.2013

AIIM har følgende slagord for sin egen organisasjon: The Global Community of Information Professionals. Med andre ord er jeg nå medlem av et globalt samfunn av informasjonsspesialister. I hvert fall mens jeg er her i New Orleans. Det føles gjevt.  Egentlig er jeg enda mer besnæret av den nye betegnelsen for arkivarer som er lansert her på konferansen, nemlig informasjonskunstnere. Inspirert av han med de lilla kuene som snakket i går. At vi alle må hente frem vår indre kunstner, at vi må tørre å være annerledes og kreative for å komme oss videre og gjøre en forskjell innen fagområdet vårt, nemlig dokumenthåndtering og arkiv.

Et av slagordene for konferansen er «volum» og det mye omtalte «big data». Denne andre dagen av konferansen har vært viet mye til dette begrepet og jeg oppsummerer dagens tema slik (og husk, dette er min personlige oppfatning av det jeg hørte):

Problemet vi opplever er ikke informasjonsoverflod som så mange mennesker ynder å kalle det, problemet er dårlig filtrering. Når man behandler store informasjonsmengder er det viktig å inkludere alt, ikke begrense informasjonen ut i fra hva man tror folk vil ha eller trenger. Dette har man nemlig ingen mulighet for å vite. Det som er viktig er å muliggjøre filtrering på vei ut til brukerne, ikke på vei inn. Løsningen har tradisjonelt ligget i metadata, muligheten for at brukeren filtrerer. Metadata og data er nå blitt like, og dette er en fantastisk utvikling med uante muligheter. Metadata er det du vet, data er det du ser etter. Pøs på med metadata, jo særere jo bedre, for noen vil alltid være på jakt etter det sære. Og når vi tidligere tok utgangspunkt i en fastsatt emneordsliste, bør det nå være usensurert og fritt, for å utløse potensialet i å filtrere informasjonsoverfloden tilpasset til uansett hvilke behov for gjenfinning som oppstår. Hvis jeg tenker på den jobben vi alle gjør med å arkivere, registrere metadata, tagge, etc, så er dette noe å ta inn over seg. Vi som gjerne tenker systemer og regler, jeg snakker i hvert fall for meg selv, må tenke annerledes, heller usystematisk og uten regler, for å øke gjenfinningsmulighetene for brukerne. Det er en litt utfordrende tanke, kjenner jeg.

Vi trenger gode ledere innenfor vårt fagfelt som klarer å sammenføye struktureringen av data og gjenfinningen av den. For hvis vi antar at informasjonsoverfloden ikke er problemet, men filtreringen, så er det vi som informasjonskunstnere som sitter med nøkkelen til å gjøre livet lettere for oss alle. I hvert fall med hensyn til informasjonshåndtering. En av foredragsholderne satte i gang et gruppearbeid i plenumsalen, imponerende i seg selv, 600 mennesker skulle sitte sammen og snakke i to minutter. De skulle svare på to spørsmål: For å få en god leder som evner denne utfordringen som beskrevet nettopp, hvilken egenskap ville du ha fjernet og hvilken ville du ha lagt til. Etterpå gikk den entusiastiske foredragsholderen rundt og valgte ut noen grupper som måtte komme med sitt svar. Gjett hvem sitt bord som ble valgt ut? Og gjett hvem som fikk levert mikrofonen i hånden? Min gruppe hadde kommet frem til at arroganse måtte bort og lilla-ku-tenking måtte inn. Jeg er bare litt lei for at jeg ikke var rask nok i huet til også å markedsføre Norsk Arkivråd da jeg først hadde alles oppmerksomhet!

Vi kan ikke putte alt i en stor bøtte (eller Big Bucket som er begrepet her og som høres litt mer fancy ut enn stor bøtte) og tro at vi finner frem som vi gjorde i et fysisk bibliotek der hver bok hadde sin plass på en hylle. Det må et arbeid og et tankearbeid til for å klare å gjenfinne det som er relevant i en bøtte full av informasjon.

BYOD er et annet av konferansens og dagens temaer. Altså Bring Your Own Device. Og jeg hadde gledet meg til å være med på flere interaktive sesjoner om nettopp utfordringene knyttet til at alle brukerne våre har med seg sin egen lille dings de vil både produsere og lagre og gjenfinne dokumentasjon på. De interaktive sesjonene, kaldt rundebordssesjoner, er en form som ser super ut på papiret og som et veldig godt alternativ til den sedvanlige der vi alle sitter pent på en stol i en stor sal og ser opp mot scenen der en foredragsholder snakker. Problemet er bare at det ikke funker i praksis. Altfor små bord, ja, for det er faktiske runde bord, og hauger av folk i ringer utenpå ringer og som ikke hører hva som blir sagt og dessuten ingen styring. Og styring må til for det er alltids et par stykker som ikke kjenner sin besøkelsestid. Ergo har jeg lært at jeg ikke skal velge meg ut rundebordssesjoner resten av tiden her og det er synd, for innholdet på mange av dem ser både relevant, matnyttig og interessant ut.

Ellers i dag har jeg hatt en samtale med Atle Skjekkeland som er Chief Operating Officer i AIIM og utflyttet nordmann i Washington DC med røtter i Kvinesdal. Han kunne fortelle meg at AIIM har 50 ansatte på sitt hovedkontor og rundt 200 frivillige rundt om i USA. Jeg spurte hvor mange medlemmer de har og da var svaret: rundt 80000, men det kommer litt an på hvordan du teller. Bare 8 % av dem er betalende medlemmer, det vi tradisjonelt ser på som medlemmer i NA, de resterende er alle dem som deltar på kurs, oppretter profil påwww.aiim.org, står som mottaker på e-poster eller som på en eller annen er engasjert i AIIMs arbeid. Kreativ telling. Jeg spurte Atle hva som var forskjellen mellom AIIM-konferansen og ARMAs årlige konferanse. Han svarte at AIIM tilstreber å være litt visjonære, trekke de store linjene, løfte blikket, i tillegg til å komme med praktiske eksempler. ARMA er kun et utstillingsvindu for folk som vil selge noe iblandet noe matnyttig innimellom. Jeg er litt usikker på om jeg er enig, men skal gi det en dag til.

I kveld er det festmiddag på et sted som heter Mardi Gras World. Jeg er litt i tvil om stedet egner seg for avholdskvinner som meg, men skal gi det en sjanse! Kanskje lærer jeg noe mer om arkiv og da er jo tiden aldri bortkastet.

Fortsettelse følger.

Reisebrev nr. 1, 20.03.2013
 

Jeg vil gjerne være en lilla ku!

Det er noen måneder siden jeg meldte meg på AIIM. Den arrangeres hvert år, men det er første gang jeg har fått anledning til å delta. Jeg har vært på ARMAs konferanse to ganger og der har utbyttet vært formidabelt, ergo har jeg skyhøye forventninger til denne også. Og jeg har storgledet meg, det er så inspirerende å bli løftet i sånne fora, forutsatt at programmet muliggjør løfting da.

Først må jeg si noe om byen, New Orleans. Må jeg si jeg skvatt da jeg leste på veien over at stormen Katarina herjet i 2005, jeg mente det nærmest var et par år siden, tiden går. Byen preges fortsatt av katastrofen og Fleur de Lis, den stiliserte lilje, har blitt et slags nasjonalsymbol for byen og kan ses overalt. Til og med dusjforhenget på hotellbadet mitt er dekket med blomsten. Jeg har så vidt fått ruslet rundt i det franske kvarteret og dessuten smakt på litt Southern Cooking. Spennende, annerledes og nytt alt sammen. Dessuten, og nesten best av alt for en nedfryst nordmann, er at temperaturen upåklagelig, omtrent som en norsk sommer, og palmene et fantastisk skue. Så er det da også The First day of Spring i dag!

Men, tilbake til den lilla kua. Seth Godin, forfatter av 13 bestselgere (ifølge konferansearrangøren), holdt åpningsforedraget og jeg må si jeg likte godt det jeg hørte. Det var akkurat den starten en slik stor konferanse med 600 deltakere trenger, han evnet helt klart å få i gang tankevirksomheten, sette standarden og skru opp forventningene til resten av det faglige innholdet. Tittelen på Seths innlegg var Invisible or remarkable: Purple cows and other offerings that transform business. Og hovedbudskapet hans var at man må kunne se muligheter, ikke bare holde seg til slik alt alltid har vært. Og man må verdsette de som klarer å stå frem i mengden, som ikke tenker og gjør og har ideer som ligner på noe du har sett før, men som er helt på tvers med vedtatte sannheter. Det er disse som kan hjelpe deg til å utvikle arbeidsprosesser, og som kan hjelpe deg til å være litt i forkant. Ser man en helt vanlig ku, er det ganske raskt kjedelig og man ser et annet sted. Er kua lilla, fører det straks med seg veldig mye. Vi ringer familien, venner, vi snakker om det, vi tar bilder, vi tipser avisen, osv osv. Det vi tenker er umulig, kommer til å skje. En eller annen gang. Og de som evner å se verden og umulighetene før de skjer, bør settes pris på og er den nye eliten. Den amerikanske arkitekten Frank Lloyd-Wright tegnet et av husene sine på 15 minutter. I ettertid har huset blitt geniforklart. Ingen fokusgrupper var inne i forkant for å avdekke hva behovet var blant forbrukere, han bare tegnet. Walt Disney derimot, var ingen god tegner, men har var god på å se hvordan han ønsket noe skulle være: lag det sånn! Og briljerte innen animasjon. Vi trenger dem som sier at jeg har et helt annet spørsmål.  Jeg ser en annen mulighet. Det er først da vi kan få gjort noe!

Etter åpningsforedraget var jeg på to kortere innlegg og så var første dag over. Det første innlegget handlet om skytjenester og foredragsholderen, Susan Goodman, innledet med å si at om dere bare får med dere en ting fra dette jeg sier, så er det følgende: Alt arkivfaglig gjelder også i skyen! Det er det samme som ligger til grunn der som i all annen arkivdanning: dokumentfangst, gjenfinning, bevaring, kassasjon og langtidslagring. Vi må overføre det vi allerede kan til skyen. Det er fortsatt faget vårt og de samme reglene som gjelder. Vi som arkivarer må tørre å stille krav til leverandørene, og få svar på alle de spørsmålene vi trenger for å være sikker på at skytjenesten oppfyller alle de kvalitetskrav vi har til arkivtjenesten utenom skyen. Jeg må si for egen del at jeg tenkte at dette forutsetter jo at arkivtjenesten faktisk er inne i det en virksomhet bestiller seg en skytjeneste og dette vet jeg av erfaring at dessverre ikke alltid er tilfelle. Men nå var jeg Tussi, ikke en lilla ku!

Siste innleder kom fra banken TD Bank som er Nord-Amerikas 7. største bank med svimlende omsetning. Her var de halvveis i et femårig prosjekt som gikk ut på å samle hele kunnskapsuniverset sitt til et felles for virksomheten. Bankens informasjon hadde tidligere bestått av masse ustrukturerte data som fremsto som kompleks, fragmentert og silobasert. Banken hadde satt seg som mål og ikke bli den største banken, men den beste banken og innså at om de skulle være ledende, måtte de samle informasjonen sin slik at de visste hvor den var, skape et samlet virksomhetsminne. Prosjektet ble således et viktig virkemiddel for å støtte opp under virksomheten og noe av det som innlederen trakk frem som suksesskriterium var å ha finansiering i orden i et langsiktig perspektiv (å bygge opp og vedlikeholde et felles virksomhetsminne er ikke gratis), samt å ha en god forankring i toppledelsen, noen som snakker din sak.

Jeg har i løpet av dagen fått meg en ny arkivvenn. Han er også norsk, Jan Børsheim fra Statoil i Stavanger. Jan har heller aldri vært på AIIM og drømmer om å få et løsenord her i New Orleans som gjør at vi alle finner ut av hvordan vi best mulig kan samarbeide internt om hvordan vi skal møte de dokumentasjonskravene alle våre virksomheter er underlagt!

Fortsettelse følger!