Reisebrev fra Polen

Av Vilde Ronge

VÅRMØTE I SPA I WARSZAWA 17.-22. MAI 2015
 

Global arkivar
Ja, okay, det er kanskje å dra det litt langt, men nesten. Jeg er godt over halvveis i min periode som komitémedlem i Section of Professional Associations, bedre kjent som SPA, og dette reisebrevet er fra vårt årlige vårmøte. Denne gangen

arrangert i Warszawa, Polen. Hjemlandet til komiteens alltid positive, Piotr, eller Peter om du vil, statsarkivar fra byen Lodz. SPA er en av seksjonene under den store internasjonale arkivorganisasjonen International Council on Archives, eller ICA. Vi i komiteen møtes to ganger i året og jeg føler meg like heldig hver gang. Nå skal jeg være forsiktig med å ta for store ord i min munn.  Jeg blir nemlig litt sånn med internasjonalt arbeid at jeg får troen på menneskeheten og verdensfreden og det ene med det andre. Det er så givende å sitte sammen med folk fra hele verden og snakke om både fag og fangst og filer og familie. Og konstatere at vi er folk. Med stort sett de samme utfordringene, og derfor stort potensial oss i mellom til sammen å finne lure løsninger. Denne gangen har jeg snakket om eArkiv og fortløpende overføring av dokumenter fra forvaltningen til depot med Fred fra Nederland. Synliggjøring av arkiv med Claude fra Canada. E-postproblematikk med Michal fra Israel. Og etikk i arkivarprofesjonen med Bernhard fra Tyskland.  Det er så fint! Og jeg er så glad for at jeg får være Norsk Arkivråds representant inn i dette arbeidet. Det er utrolig viktig at vi i arkivmiljøet i Norge tar del i det som rører seg internasjonalt. Og på dette møtet, fikk vi, både SPA og Norge, gehør for en svært viktig sak, hurra! Jeg lar det være en cliffhanger til litt senere.

Polen
Jeg har aldri vært i Polen før, men drar gjerne igjen. Warszawa, hovedstaden, er en overraskende grønn by, masse parker og brede avenyer. Gammel og moderne på samme tid. En og annen skyskraper. Og en utrolig fin gamleby, Stare Miesto,

som står på Unesco´s verdensarvliste. Ikke fordi den er så gammel, men fordi den er et eksempel på fullstendig gjenoppbygging av et historisk kulturminneområde som har blitt rasert. Under andre verdenskrig, ble byen totalt jevnet med jorden, noe som er nesten umulig å tenke seg til når man rusler rundt i den idylliske gamlebyen.

Hvert hus er bygget opp igjen, stein for stein, akkurat slik det var før ødeleggelsene. Man blir fylt av ærefrykt og respekt for denne fuglen føniks som har reist seg fra asken. Og det gjelder ikke bare byen, men også flere av arkivene vi besøkte. Hva skjer når historien og kulturarven blir satt fyr på og bombet, forsvinner rett og slett, og man må starte fra scratch? Om ikke mentalt, så i hvert fall fysisk. Det gjør noe med folk, det er klart det gjør det. Vi var og besøkte arkivstudiet på Universitetet i Warszawa en av dagene og fikk snakke med tre mastergradsstudenter. Han ene av dem sa nettopp det, man lærer tidlig på arkivstudiet at ansvaret for å sørge for historien fremover hviler på arkivarene. Og hele tiden tenke på hvordan man sikrer at dokumentenes innhold og betydning kan gjenskapes dersom de skulle forsvinne. Det er bevaringskritieriet sitt det!

Agendaen
Når vi har vårmøtene våre, har vi det alltid travelt, selv om vi vanligvis er sammen en hel uke. Vi skal gjennomgå og følge opp komiteens handlingsplan, få informasjon om hva som foregår sentralt i ICA og få diskutert alt som skal diskuteres. I tillegg skal vi gjennomføre de ulike arkivbesøkene som vertskapet har lagt opp til. Noe av poenget er jo å få til en gjensidig kultur- og informasjonsutveksling. De seneste to årene har vi også deltatt på en arkivfaglig konferanse i landet vi besøker, og vårmøtet er lagt geografisk og tidsmessig for å passe med slike.  

Jeg skal ikke gå igjennom hele komiteens saksliste for årets møte, det er da også mye administrasjon og formelt tjafs. Jeg konsentrer meg om noen høydepunkter:

• ICA´s ekspertgruppe for synliggjøring av arkiv (Expert Group on Advocacy) har nettopp ferdigstilt en strategi for arkiv i sosiale medier og den kommer på høring om kort tid.
• Som del av UNESCO Persist-prosjekt, en satsing for digitalt veikart for ABM-sektoren, er ICA involvert i et arbeid sammen med IFLA (den internasjonale bibliotekorganisasjonen) om blant annet retningslinjer for bevaring og kassasjon i digitale samlinger.
• Som en del av SPAs satsing på synliggjøring, planlegger komiteen en filmfestival med arkiv som tema på ICA-konferansen i Seoul 2016. Det blir en teaser på årsmøtet i Reykjavik i september, der vi vil vise et utplukk av filmer for å få folk til å melde sine egne på til neste års konkurranse. Hovedbudskapet i filmene må være synliggjøring av arkivfaglige aspekter i en eller annen form, om det så er arkivarprofesjonen, dokumentfangst fra e-post, slektsforskning i digitale kilder, eller annet.
• Marta fra Catalonia, som var vara for Joan, sa hun syns SPA og ICA er altfor usynlig for arkivarer og at det blir viktig fremover å satse på synlighet av alt det nyttige og viktige arbeidet som gjøres, også på nye plattformer. Det må tilrettelegges for twitring fra ICA-konferanser, gode nettsider med muligheter for nettverksbygging og medlemsfordeler, osv.
• I forlengelse av Martas utfordring, hadde vi en runde på ICAs struktur som virker litt gammeldags og moden for fornying. Man har seksjoner og ekspertgrupper og arbeidsgrupper, hva er forskjellen og hva er deres respektive myndighet? Og hvilken rolle skal SPA ha, som representant for arkivorganisasjonene?
• Norsk Arkivråd hadde meldt inn en sak til møtet som ble ubønnhørlig diskutert, nemlig en type digital pamflett med fokus på dokumentfangst fra e-post som kan distribueres til alle organisasjonenes medlemmer. Rett og slett som et initiativ for å få bevisstgjort alle ansatte i en virksomhet om viktigheten av å arkivere relevant e-post. Og uenigheten rundt bordet har sitt utspring i ulike ståsteder blant komiteens medlemmer, fra danning til depot, og er stort sett den samme diskusjonen vi står oppi her hjemme. Hvor mye skal arkivmyndighetene inn i arkivdanningen? Jeg argumenterte hardt for det som etter hvert har blitt min kjepphest, det er et altfor stort svinn fra e-post og dette vil i sin tid representere hull i fremtidens arkiver. E-post er heller en gylden anledning for arkivene å gjøre seg selv relevante, ALLE bruker jo e-post. Tilbake til pamfletten, bordet fanger som kjent, så forslagsstilleren (les: meg) skal lage første utkast. Forhåpentligvis har vi noe klart til ICA-konferansen på Island til høsten.
• Vi har besluttet å skrive reisebrev fra møtene våre og legge dem ut på nyhetssiden til SPA. Referat kommer så klart i tillegg, reisebrevene blir en mer personlig tekst med tilhørende bilder for å fortelle litt mer uformelt om komiteens arbeid. Undertegnede er førstemann ut som skribent.

Cliffhanger´n
Så var det cliffhanger´n som jeg kom med i innledningen. ICA har hatt en arbeidsgruppe i sving de siste par årene som har jobbet frem noen prinsipper for arkivarens rolle knyttet til rettighetsdokumentasjon, kalt Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights. Disse prinsippene hadde vi oppe på vårmøtet i fjor også, og unison tilbakemelding fra SPA på det tidspunktet var at dokumentet som sådan var bra, men at det var en stor svakhet at man helt hadde utelatt Records Management-perspektivet. ICA skal være en organisasjon for hele arkivnæringskjeden, fra dokumentene blir født til de får evig liv. Og dette må synes i det arbeidet som gjøres og resultater som produseres. Under vårmøtene våre har vi alltid telefonmøte med generalsekretæren David Leitch underveis, så også i år. Da vi meldte tilbake SPA sitt syn på prinsippene i fjorårets samtale, var tilbakemeldingene fra David heller ulne. I år derimot, kunne David informere oss om at det var 100% enighet i hovedstyret (Executive Board) om at rollen til Records Managers måtte inn i prinsippene før de kunne anses som ferdigstilte for å gjenspeile ICAs totale virkeområde. Prinsippene har vært ute på åpen høring frem til 31. desember 2014, men det har ikke kommet så mange svar. Ergo er det stemmen til SPA (samt at både Norsk Arkivråd og Riksarkivet begge har sendt inn svar) som har ført frem og det føles utrolig godt! Nye prinsipper skal legges frem for generalforsamling på neste års ICA-konferanse i Seoul, denne gangen også med rollen til Records Managers beskrevet. Følg med!

Besøk

Piotr hadde lagt opp til et variert og interessant besøksprogram. Den polske arkivorganisasjonen som han selv representerer, SAP, er Polens største med 1800 medlemmer. Det som er litt spesielt er at de i mange år har drevet med depottjenester, helt på linje med kommersielle aktører som Iron Mountain og Recall. Det første besøket var derfor til det nyeste bygget deres, langt ut på den polske landsbygda et sted. Lokasjonen har 60 hyllekilometer med arkivmateriale og plass til 40 til. De har tre slike depoter for papir spredt utover Polen, i tillegg til sekretariatet som holder til i en hyggelig leilighet i Warszawa sentrum der vi hadde møte dag to. Organisasjonen har inntil for noen år siden vært størst og flinkest på arkiv, nå kjenner de på presset fra markedet med mange helt nye aktører som tilbyr det samme som dem, både når det gjelder kursing, konsulenttjenester og depot. De har dårlig økonomi og må tenke nytt.

Vi var også på besøk hos statsarkivet i Radom, et par timer med bil utenfor

hovedstaden. Der er det Kazimierz Jaroszek som er sjef, og han er også styreleder i SAP. Dette statsarkivet er det første bygget noensinne i Polen som er bygget som arkiv og det sto ferdig i 2013. Vi fikk omvisning og de var tydelig stolte av bygget sitt, med god grunn. Det mest fascinerende syns jeg, var at kontorene til de ansatte er malt i farger som skal gjenspeile personlighetene deres. Jeg hadde gledet meg til sjalusigrønne, kjøligblå og aggresjonsrøde vegger, men syns det var veldig mange sjatteringer av hvitt. Uskyldsrene arkivarer i Radom.

Nasjonalarkivet i Polen består av tre sentrale enheter og vi besøkte to av dem, Moderne arkiv og Digitalarkivet. Sistnevnte hadde jeg personlig gledet meg mest til, også fordi vi skulle ha en workshop om digitalt arkiv med dem. Viste seg imidlertid at de kun drev med digitalt arkiv i tradisjonell arkivforstand, å digitalisere analogt skapt materiale av ymse slag. De hadde bare så vidt begynt å tenke på hvordan de skulle begynne å tenke på å

motta digitalt skapte arkiver.

Det siste besøket vårt var på arkivstudiet til Universitetet i Warszawa. Vi ble møtt av professor Alicja Kulecka og tre av hennes mastergradsstudenter. Studentene var alle historieinteresserte og drømte om jobber i depotinstitusjoner, men trodde de kom til å jobbe med dokumentasjonsforvaltning, det er der jobben finnes.

Archives in the Social Environment of the 21st Century

De to siste dagene i Warszawa, deltok vi på overnevnte konferanse som er en arkivkonferanse, den 15. i rekken, for arkivarer fra øst- og sentral-Europa. Jeg fikk bare med meg dag 1 og det var tett program med simultanoversetting som alltid er en ekstra utfordring. Det opplevdes mer som en oppramsing av hvordan de ulike landene hadde løst å være ute på sosiale medier, og det var veldig mye likt, mer enn en arena for å lansere innovative ideer og ha konstruktive diskusjoner. Et tankekors var det også at selv om hovedtema var sosiale medier, fantes det ingen profilert hashtag for Twitter for eksempel. Høydepunktene for meg var innlegget fra Jussi Nuorteva, nasjonalarkivaren i Finland, som fortalte om minoriteter i arkivene, samt Dagmar Hovestadt fra Stasi-arkivet som fortalte om hvordan arkivet deres er et resultat av folkets ønske om å få tilbake kontrollen over informasjon om innbyggernes liv og data samlet inn av det hemmelige politiet. 

Oppsummering
Hvert vårmøte er vi i hjemlandet til et av SPAs medlemmer. Og det er så gøy å være på besøk hos noen, det er alltid godt planlagt og vi får sett landet litt fra innsiden. Denne gangen har vi tatt t-bane, trikk, minibuss, taxi. Og gått da. Gått og gått og gått. Og Piotr, verten, har hatt sitt svare strev med å ha kontroll og sørge for å holde troppene samlet. Og etterkomme alles behov. Alltid noen som er tørste, sultne, slitne eller må bruke det lille avlukket. Eller som ikke finner billetten. Eller ikke skjønner hvordan billetten skal valideres og stikkes inni maskinen. Piotr fortalte meg i en pause at han nettopp hadde vært borti en gjennomgang av mennesketyper der han selv var blitt kategorisert som mennesketype 7 (av 9): den evige optimist. Tviler jeg ikke på et sekund. For dem som kjenner meg, vet at jeg har noen spesielle diettbehov som gjør at jeg trenger å ha et kjøleskap på rommet når jeg er på reise. Det hadde de ikke på hotellet vårt i Warszawa, men hva gjør vel det når jeg hadde en Piotr! Han hadde med seg kjøleskap fra arkivet sitt som han kjørte rundt med, tvers over den polske landsbygda og tilbake igjen, ikke noe stress!

Takk for turen Piotr og Polen og SAP og SPA (tenker førstnevnte sitter tilbakelent og avslappet med beina på bordet akkurat nå)!