Arkiv er bygd inn i digitaliseringsrundskrivet
Et nytt år betyr også nytt digitaliseringsrundskriv og årets utgave som kom i dag legger stor vekt på arkivering og oversikt over virksomhetens data. Digitaliseringsrundskrivet er i sin helhet relevant for dokumentasjonsforvaltningen i virksomhetene. Den mest interessante nyheten, lest med Norsk Arkivråds briller, er kapittel «1.3 Bygg inn arkiveringsfunksjoner». Signalene som gis er en understreking av arkiv og dokumentasjonsforvaltningens viktige rolle i den digitale transformasjonen i hver virksomhet og i offentlig sektor som helhet og gir et tydelig mandat til arbeidet med innebygd dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Det har vi ventet på!
Tilrettelegging for gjenbruk og viderebruk av informasjon har vært sentralt i rundskrivet i flere år. Denne tilretteleggingen bygger på at virksomhetene har tilstrekkelig oversikt over hvilke data den håndterer. En slik oversikt og kontroll står sentralt i informasjonsstyring. Generelt kan vi si at forvaltning av informasjon, å ha kontroll på informasjonsdeling, lovlig gjenbruk av data, sikker bruk av skytjenester, oppfyllelse av bestemmelser om bruk av personopplysninger og dokumentasjonsforvaltning dreier seg om den samme mengden informasjon. Denne informasjonen underlegges forskjellige krav og kontroller på bakgrunn av informasjonsinnhold og prosesser den inngår i. Digitaliseringsrundskrivet kobler gjenbruk av informasjon konkret til bruk av offentlige registre og stiller krav til blant annet «kun én gang» og registrering av datasett i Felles datakatalog. Det er også et krav at «Data skal gjøres tilgjengelig i tråd med viderebruksbestemmelsene i offentleglova og Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data». Dermed kobles gjenbruk og viderebruk direkte til dokumentasjonsforvaltningen i virksomheten. Sammenhengen mellom deling av data og arkivplikten blir ytterligere forsterket i anbefalingen «virksomheten bør sørge for at data skal kunne gjøres tilgjengelig i et langtidsperspektiv, med opprettholdt integritet, autentisitet, anvendbarhet og pålitelighet. Se også punkt 1.3 om arkivplikten.»
Vi er veldig fornøyde med at digitaliseringsrundskivet framhever dokumentasjonsforvaltning og arkiv og «Bygg inn arkiveringsfunksjoner» som en del av den digitale transformasjonen. [LHS1] Dette er en sammenheng som i tidligere rundskriv og digitaliseringsstrategien har vært utydelig og avhengig av tolkning. Årets digitaliseringsrundskriv gir med dette tydelig krav til arkivering av informasjon som er arkivpliktig, og understreker at kravene er uavhengig av hvilken type system informasjonen vedlikeholdes i. Under er hele del 1.3 gjengitt. Vi anbefaler nøye lesing av denne delen og av hele digitaliseringsrundskrivet. Det er flere deler med krav og anbefalinger som er interessante og sentrale for dokumentasjonsforvaltningen.
Digitaliseringsrundskrivet 2022, del 1.3 Bygg inn arkiveringsfunksjoner
Krav
Arkivpliktig digital informasjon skal behandles i samsvar med arkivloven med tilhørende forskrifter. For all arkivpliktig digital informasjon, også informasjon som ikke er journalføringspliktig, skal offentlige virksomheter ha rutiner som sikrer arkivering og vedlikehold av informasjonsinnholdet og rutiner som bl.a. sikrer mot ikke-autoriserte endringer og slettinger. Dette gjelder for informasjon både i fagsystemer og i saksbehandlingssystemer. Systemer som brukes til arkivering av journalføringspliktig informasjon, skal også følge krav som er fastsatt i Norsk arkivstandard (Noark), se forskrift om offentlige arkiv § 11.
Anbefaling
Ved anskaffelse av systemer for behandling av arkivpliktig informasjon bør arkivfunksjoner inngå i systemene fra starten av, slik at arkiveringen kan skje mest mulig automatisert.
Veiledning
Veiledere for virksomheter i offentlig sektor finnes på Arkivverkets nettsider.