Arkivloven på høring

I NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø - Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver - foreslo Arkivlovutvalget ganske grunnleggende endringer, men samtidig skrev de at mye burde utredes videre bl.a. fordi teknologien utvikler seg raskt og løsninger på området ikke er utviklet. Utvalget foreslo ellers bl.a. nye dokumentasjonsplikter, farvel til journalføringsplikten og åpning for automatisk høsting av e-post hos ledere.
Vårt høringssvar i den første høringsrunden kan du laste ned her
med, vedlegg til vårt høringssvar

Etter det vi vet har ikke departementet satt i gang de utredningene arkivlovutvalget hadde lagt inn som forutsetninger for en så omfattende lovendring. Derfor er svært mange av forslagene fra lovutvalget ikke tatt til følge.

En raskt gjennomlesning viser også at en del av det som var foreslått regulert i ny lov heller skal reguleres i forskrift. Da nåværende arkivlov ble vedtatt av Stortinget i 1992, trådte den ikke i kraft før 1. januar 1999 fordi arkivforskriften først måtte fastsettes. At det tok så lang tid, skyldes uenighet om journalføring av organinterne notater. Tilsvarende unngår Kulturdepartementet nå ved å la nåværende forskrifter fortsatt gjelde!

At loven ikke er så detaljert kan være en fordel siden teknologi og løsninger endres så raskt. Eksempel på noe som skal reguleres i forskrift er bruk av skytjenester innenfor EØS-området.

Men dette henger også sammen med personvernforordningen (GDPR) og vårt fagfelt. Det kom mange kommentarer om dette i høringen på NOU-en. Dette forholdet reguleres nå ikke i arkivloven – Kulturdepartementet skriver at de ser behovet for en gjennomgang og klargjøring.

Kanskje ikke så overraskende – journalføringsplikten videreføres. Lovutvalget sparket egentlig den ballen over til Justisdepartementet, som har ansvar for offentlighetsloven. Kulturdepartementet skriver at journalføringsplikten er «hensiktsmessig». Vel, kanskje ikke det rette ordet, men når koblingen mellom arkivlov og offentlighetslov er så tett, skjønner vi at journalføringsplikten ikke uten videre kan fjernes. Alternativer må være utredet og ha teknologisk støtte.

Av andre forslag kan vi nevne at Arkivverket bytter navn til Nasjonalarkivet og med tilsvarende oppgaver som i dag.

Skuffende er det kanskje at arkivlovutvalgets forslag om dokumentasjonsstrategi ikke er tatt med. Arkivplan videreføres i lovteksten (§ 4) uten en kobling til internkontroll, men med mulighet for at Kulturdepartementet fastsetter forskrift.

Av andre forslag (§4) kan vi nevne at arkivene skal organiseres, sikres, ordnes og forvaltes slik at:
-    Informasjonsinnholdet ikke blir endret
-    Informasjonsinnholdet kan brukes/er anvendelig
-    Opphavet til informasjonen er kjent
-    Informasjonen blir tatt vare på i den konteksten/sammenhengen den inngår i

Kulturdepartementet går også videre med lovutvalgets forslag om ansvar for arkivpliktig informasjon i felles system (§ 6).

Vi oppfordrer dere til å lese forslaget og så kommer vi tilbake til NAs oppfølging!