INIOs innlegg i familie- og kulturkomiteens høring på statsbudsjettet for 2025.

Opptak av vårt innlegg, fra Stortingets videoarkiv:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Spørsmål til INIO fra komitemedlem Mona Nilsen fra Arbeiderpartiet om omdisponering av midler til Arkivverkets sandkasse for innebygd arkivering:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Vårt svar:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Her er vårt forhåndsinnsendte innspillsnotat til komiteen:

Statsbudsjettet 2025
Høring familie- og kulturkomiteen torsdag 16. oktober

Kultur- og likestillingsdepartementet

Takk for anledningen til delta på høringen. Vi vil benytte anledningen til å rette oppmerksomhet mot at den manglende anerkjennelse av størrelsen på utfordringene og fraværende prioritering og samordning mellom departementene innen digitalisering og dokumentasjonsforvaltning er en trussel for innbyggernes demokratiske rettigheter og mot en effektiv forvaltning.

Foreningen INIO

Foreningen INIO er landets største faglige interesseorganisasjon for informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning i en digital forvaltning, stiftet 25. oktober 1961. Organisasjonen har om lag 900 medlemmer fra alle deler av landet og fra alle sektorer, både offentlig og privat. Både bedrifter, offentlige organ, organisasjoner og privatpersoner er medlemmer. Våre medlemmer jobber med og er spesielt opptatt av primærfunksjonen til dokumentasjon og arkiv.

God informasjons- og dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for en digital forvaltning. som driver effektivt, og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet, åpenhet og personvern. Det er grunnlag for at virksomheter og politikere ivaretar sitt samfunnsansvar og en forutsetning for digitalt innsyn og pressens kontrollfunksjon. Sammenhengen er omtalt i flere deler av budsjettet, men vi ser dessverre få spor av en dypere forståelse av dette. Budsjettet bærer preg av en manglende anerkjennelse av størrelsen på utfordringene og fraværende prioritering.

Effektiv oppgaveløsing

Det rimer dårlig med Digitaliseringsstrategiens ambisjonen om at vi innen 2030 skal bli verdens mest digitaliserte land at regjeringen ensidig fortsetter sin satsning innen området arkiv på skanning av avsluttede papirarkiver. Det er forstemmende å se at regjeringen i år som i fjor argumenter for at skanning av avsluttede arkiv «tilrettelegger også for mer effektiv saksbehandling i det offentlige» og minner nok en gang om at det ikke er tilfellet. Vi støtter videreutvikling av Digitalarkivet for at det skal utvikles løsninger for å gi innbyggere forskere og presse tilgang til digitalt skapte arkiv. Slik tilgang er ikke en del av Digitalarkivet i dag.
Vi etterlyser et framtidsperspektiv i budsjettet for arkivformål. Årets budsjett gjentar fjorårets beskrivelser på to sentrale punkt, fornyelse av arkivloven og innebygd arkivering. Vi venter utålmodig på framgang i begge to fordi der er her muligheten for en mer effektiv saksbehandling i det offentlige ligger.

Modernisert lovverk

Perspektivmeldingen Meld. St. 31 (2023–2024) viser tydelig behovet for omstilling. Det blir kamp om arbeidskraften der omsorgsoppgavene blir flere, men ikke flere i yrkesaktiv alder til å utføre dem. I tillegg er det stort behov for omstilling der ressursene brukes godt og riktig. Da rimer det dårlig å ta seg så god tid til å oppdatere et lovverk som forsegler en utdatert forståelse og gjennomføring av arbeidsprosessene i forvaltningen gjennom detaljerte regler og krav til datasystemer som underbygger manuelt arbeid. Det er løsninger og tiltak som brukes i virksomhetenes oppgaveløsing og tjenesteproduksjon i pågående prosesser som kan bidra til en effektiv saksbehandling. Og her er det et betydelig etterslep både i kompetanse, regelverk, standardisering, metode og IT verktøy.

Bærekraft

Digitale løsninger og digital dokumentasjon har også et CO2 avtrykk som må tas på alvor. De videre strategiene for arkivbevaring, skanning, data og dokumentasjonsforvaltning i depot og hos virksomhetene bør ta innover seg også dette perspektivet. Datadrevne virksomheter krever andre måter å organisere dokumentasjonen og byr samtidig på muligheter for en ny tilnærming. Dette er nok et argument for at det haster med et oppdatert regelverk da dagens innretning ikke fremhever løsninger der dokumentasjon lagres kun en gang.

Arkivverkets mål og strategier for 2025

Målene er likelydende som tre foregående år. INIO er spesielt opptatt av første målformulering: «velfungerende dokumentasjonsforvaltning og arkivering i offentlig sektor».  Etatens vurdering av lovarbeidet er at det må bli enklere å forstå hvilke krav og hensyn som må ivaretas for moderne arkivdanning. Utvikling på fagområdet er komplisert og berører både digitalisering, arkivfag og forvaltningspolitikk. Vi er enig i denne vurderingen og mener det må utvikles standardisering og regelverk som støtter opp om datadrevne virksomheter og de behovene en datadrevet tilnærming har til IT verktøy, helhetlige prosesser og deling av data. Utvikling av slike løsninger krever en samkjøring mellom den delen av Kulturdepartementets budsjettposter som omhandler dokumentasjonsforvaltning med initiativene som faller inn under digitalisering av Norge og det vil si tett samarbeid mellom Arkivverket, Digdir, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, Brønnøysundregistrene og KS. Dessverre blir ikke vurderingen fulgt opp med prioriteringer i årets budsjett. Den manglende forståelsen gjør at vi lurer på om det er riktig å la dokumentasjonsforvaltningen forbli under Kulturdepartementets ansvarsområde.

Innebygd arkivering, deling av data og effektiv dokumentasjonsforvaltning

Innebygd arkivering er siden NOU 2019:9 pekt på som løsning på disse kompliserte utfordringene. I budsjettforslaget er det beskrevet slik: Flere av disse problemstillingene blir ivaretatt under satsingen Innebygd arkivering. I 2023 har aktivitetene her dreid seg mot forvaltningen, og Arkivverket har deltatt i European Archives Group, som gir råd til EU-kommisjonen. For oss som sitter tett på problemstillingene i virksomheter som må prioritere mellom å bruke ressurser på tungvinte arkiveringsløsninger foreskrevet av et utdatert lovverk eller oppgaver innen omsorg, er denne dreiningen uforståelig. Vi observerer gjennom informasjon på Arkivverkets nettsider at både innebygd arkivering og utviklingen av moderne standarder ikke har hatt tegn til aktivitet siden våren 2023. Dette er uholdbart fra en fagmyndighet som skal være førende for metode og tilnærming til hvordan samfunnet skal sikre demokratiske rettigheter som informasjonsfrihet og tilgang til forvaltningens data. Her trengs det gjennomføringsevne og krav til konkret utprøving i samarbeid med andre forvaltningsorgan for å komme videre. Virksomhetene digitaliseres uten at kravene til hvordan framtidas løsninger skal sikre innebygd arkivering er klarlagt og definert.

Budsjettet for 2025 bør derfor omdisponeres slik at
•    Kap. 326 Språk og bibliotekformål økning på 20 mill til økt skannekapasitet av arkiv i Mo i Rana flyttes til til kap 329 Arkivformål og som målrettede midler til Arkivverkets sandkasse for innebygd arkivering.

Nødvendig kompetanse

I post 45 er utvikling av digitalarkivet samt anskaffelse av utstyr for å fortsette overføring til depot i Mo i Rana. For å nå målene for innebygd arkivering kreves et kompetanseløft innen etaten og de som arbeider med dokumentasjonsforvaltning generelt.