Ny budsjetthøring på Stortinget i dag!

I den forbindelse peker vi på at budsjettpostene som er tildelt Arkivformål går til å skanne eldre arkiver, som poengtert under “nye digitaliseringstiltak for 2025”. I våre øyne er det kritisk at man i flere år har unnlatt å investere i utviklingen av dokumentasjons- og arkivfeltet.

Lenke til opptak av vårt innlegget i Stortingets videoarkiv:

Vårt innlegg:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Spørsmål til oss fra Kathrine Kleveland, Stortingsrepresentant for Senterpartiet i Vestfold:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Vårt svar på spørsmålet:
https://www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/videoarkiv/Arkiv-TV...

Etter høringen fikk vi snakket med flere av politikerne i komiteen og vi vil følge opp både disse samtalene og Klevelands spørsmål i skriftlige tilbakemeldinger.

Her er vårt forhåndsinnsendte innspillsnotat til komiteen:

Statsbudsjettet 2025
Høring kommunal- og forvaltningskomiteen mandag 21. oktober

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet

Foreningen INIO er landets største faglige interesseorganisasjon for informasjonsforvaltning, dokumentasjonsforvaltning og arkiv, stiftet 25. oktober 1961.

Organisasjonen har om lag 900 medlemmer fra alle deler av landet og fra alle sektorer, både offentlig og privat. Både bedrifter, offentlige organ, organisasjoner og privatpersoner er medlemmer. Våre medlemmer jobber med og er spesielt opptatt av primærfunksjonen til dokumentasjon og arkiv.

God informasjons- og dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for at virksomheter og politikere ivaretar sitt samfunnsansvar, driver effektivt, og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet, åpenhet og personvern. Det er også forutsetning for digitalt innsyn og pressens kontrollfunksjon. Sammenhengen er omtalt i flere deler av budsjettet, men vi ser dessverre få spor av en dypere forståelse av dette. Det er heller en manglende anerkjennelse av størrelsen på utfordringene og fraværende prioritering.

Digitalisering krever styring og finansiering på tvers av tradisjonell departementsstruktur

Foreningen INIO er svært fornøyde med at regjeringen har kommet med ny digitaliseringsstrategi. For å ivareta viktige samfunnsfunksjoner og klare en grønn omstilling må vi tenke helhetlig og på tvers av samfunnets forskjellige sektorer, nivå og virksomheter. Teknologien må brukes slik at forvaltningen kan jobbe effektivt og trygt med data og informasjon. Alle offentlige virksomheter har en plikt til å dokumentere og arkivere sine beslutninger og handlinger, grunnlaget for dem og prosessen frem mot dem. Dette er grunnlaget for gjennomsiktigheten, informasjonsfriheten og kontrollen med myndighetsutøvelsen demokratiet vårt bygger på.

Hovedproblemet er at dokumentasjonsforvaltning er definert ut av digitaliseringen gjennom en departementsstruktur som sementere gamle siloer. Kulturdepartementet har historisk sett hatt ansvar for dette fagområdet som i dag i all hovedsak gjelder digitalisering, effektiv saksbehandling og innsyn og som dokumenterer. Arkivering og dokumentasjonsforvaltning gjelder i høyeste grad gjenbruk av informasjon og data, uttesting av kunstig intelligens for bedre gjenfinning, bruk for verdiskaping, identifisering av taushetsbelagte opplysninger og personopplysninger, gjennomgående tjenester, innsyn og bruk av fellesløsninger. Digitalisering involverer samtlige departementer og etater og det gjør også dokumentasjonsforvaltning, som er en del av IT og forvaltningspolitikk. Og her mangler digitaliseringsstrategien vilje til å styre på tvers. Digital dokumentasjon forvaltning kan ikke overlates til kultur alene.

Finansieringen av tiltak som innebygd arkivering, som er Arkivverkets tilnærming til automatisert arkivering, og digitalt innsyn må stimulere til bedre samarbeid og koordinering for å sikre at dokumentasjonen ivaretas i digitale prosesser. I en digital hverdag er ikke organisasjonen ikke opptatt av hierarkiske ansvarslinjer så lenge man evner å løse de store utfordringene. Det er heller slik at det å være opptatt av hierarki og budsjett innenfor sektor er en trussel mot en helhetlig og nyttig digitalisering. Det betyr at en del av de avsatte 2,3 milliarder kroner til nye digitaliseringstiltak i 2025 må kunne finansiere tiltak innenfor innebygd arkivering og tiltak som sikrer dokumentasjon av tjenestene til innbyggerne. Det vil sikre at digitaliseringstiltak bidrar til forenkling og effektivisering i offentlig sektor, bedre offentlige tjenester, økt informasjonssikkerhet og til styrking av den digitale grunnmuren.

Digitale løsninger for en åpen og gjennomsiktig forvaltning

En åpen og transparent offentlig forvaltning er viktig for å bevare og styrke befolkningens tillit. I fjor feiret Digitaliseringsdirektoratet 30 år med digitalt innsyn. Løsningen eInnsyn er verdt en feiring, men en bør også være oppmerksom på at feiringen har et dystert bakteppe. I den senere tid har vi sett at åpenheten er under press.

Manglende journalføring og arkivering gjør innsyn i sakene vanskelig og forklares ofte med at både systemene som er i bruk og at lovverket som stiller krav til dette er for vanskelig. Vi har og eksempler fra media der offentlige organ har uttalt at de var klar over at de brøt loven, men likevel valgte å gjøre det. Det er også et paradoks at en kommune får bøter for å bryte personopplysningsloven fordi de hadde avvik i sin offentlige journal, mens en manglende publisering av journal ikke medfører noen form for sanksjoner. Vi mener lovverket er utdatert og ikke tilpasset en digital forvaltning. Dette gjelder både forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov. Vi etterlyser midler til å gjennomføre nødvendige revisjoner av dette lovverket heller enn å forsøke å gjøre det digitaliseringsvennlig gjennom fragmenterte endringer. Vi ber dere også være oppmerksomme på Datatilsynets sandkasseprosjekt der de sammen med Simplifai og NVE der de tok i bruk maskinlæringsløsning for å journalføre og arkivere e-post.
Konklusonen er at det er mulig å bruke maskinlæring til dette, men at det forutsetter at arkivlovgivningen regulerer dette på en ansvarlig måte.
 

eInnsyn er den viktigste kilden til forvaltningens dokumenter. Samtidig med at den er en konkret løsning på en rettighet som uten et slikt verktøy kunne blitt veldig abstrakt har det også alvorlige begrensninger. Den ene er knyttet til at arbeidet der dokumentasjonen som skal være offentlig gjøres med støtte i IT systemer som ikke omfattes av eInnsyn fordi denne tar imot dokumenter fra systemer bygget på Noark standarden. Dermed blir ikke informasjon om at denne dokumentasjonen finnes tilgjengelig for borgerne. Det andre er at kommunal og fylkeskommunal forvaltning har tatt i bruk løsningen i liten grad. Det skyldes blant annet at dette er tilbudt kommunene som en tjeneste med de må betale for å bruke. Slike hindringer burde ikke ligge i veien for å sikre borgerne enklest mulig tilgang til offentlig informasjon fra alle forvaltningsnivå gjennom en løsning.

Evaluering av eInnsyn

Selv om eInnsyn er svært viktig for offentlig innsyn mener vi at den bør evalueres for å finne ut om dette også er tilnærmingen som sikrer innsyn i en digital forvaltning der dokumentasjonen skapes og arkiveres i mange forskjellige IT systemer. Det har også vært sikkerhetshendelser knyttet til eInnsyn de siste åra. Gjennom Open Government partnership forslag til handlingsplan nr 5 vil Norge forplikte seg til å gjennomføre evalueringen som skal undersøke følgende:
•    Evaluere om tjenesten understøtter innsynsretten i Offentleglova.
•    Evaluere om tjenesten understøtter ønsket om mer fulltekstpublisering
•    Evaluere om tjenestens finansieringsmodell er bærekraftig og bidrar til effektivisering i forvaltningen.
•    Evaluere om tjenesten har effektiviseringsgevinst for forvaltningsprosesser knyttet til behandling av innsynskrav.

Det er ikke satt av midler til dette før i 2026. Vi oppfordrer dere til å sette av midler i 2025.