Seminar om digital transformasjon på arkivområdet, og styremøter i ICA i Abu Dhabi

- Jeg skøyter dit pucken går. Slik skal visstnok den legendariske ishockeyspilleren Wayne Gretzky ha beskrevet sin spillestrategi. Det enkle er ofte det beste.

Av Vilde Ronge
 

Dette sitatet kan i grunnen oppsummere mange av diskusjonene vi har hatt i Abu Dhabi denne uken der International Council on Archives (ICA) og arkiv har stått på agendaen. Det handler om å takle uforutsigbarhet og endring. Ta innover seg at vi ikke sitter i førersetet for å bestemme hva brukerne vil ha, hvordan verden ser ut eller hva som plutselig inntreffer. Vi trenger heller å definere vår rolle uansett hvor i dokumentenes livssyklus vi befinner oss, sette oss mål og lage en plan for hvordan vi skal nå målene. Samtidig må vi være ydmyke overfor det faktum at vi kun er en liten brikke i et stort hele. Arkiv og dokumentasjonsforvaltning handler ikke om oss og våre behov. Arkiv og dokumentasjonsforvaltning handler om arbeidstakeres behov, om virksomheters behov, om demokratiets behov, om enkeltindividers behov, om samfunnets behov.

Arkiv og dokumentasjonsforvaltning
Jeg leder Section of Professional Associations (SPA) i ICA og det er Norsk Arkivråd som støtter vervet mitt økonomisk, et valg NA har tatt fordi vi anser det som strategisk viktig å se utenfor landets grenser. Alle disse utfordringene vi har innen faget vårt, har de andre steder i verden også, og det å snakke sammen om lure løsninger blir derfor alfa og omega. I tillegg mener jeg det er helt avgjørende at jeg, på vegne av NA, snakker "vår" sak i ICA – nemlig at vi er nødt til å tenke helhetlig rundt arkiv, verdikjeden starter ikke ved avlevering til en arkivinstitusjon, i en digital tid viskes grensene ut og vi får ikke det ene uten det andre.  Dersom vi ikke omsorgsfullt og aktivt bryr oss om dokumentasjonen i tidlig skaperfase, blir fremtidens arkiver skrinne. ICA er tradisjonelt en depottung organisasjon, naturlig nok ettersom organisasjonen har sitt utspring i verdens nasjonalarkiver. Og selv om mange nasjonalarkiv rundt om, som Arkivverket her hjemme, har tatt den helhetlige verdikjedetenkingen innover seg og er i ferd med å rigge virksomhetene sine med dette skiftet for øyet, opplever jeg likevel at diskusjonene i ICA ofte blir endimensjonale og snevre. Jeg blir derfor ofte den som vifter med hånden i været og sier: dokumentasjonsforvaltning hører også hjemme i denne diskusjonen!

Styremøter
Første delen av uken i Abu Dhabi var viet styremøter. Som SPA-leder er jeg medlem av flere ulike konstellasjoner, så det var travle dager. Da vi hadde møte i programkommisjonen (PCOM), det er vi som diskuterer aktiviteter og satsingsområder i ICA, hadde jeg blitt spurt om å lede et gruppearbeid om mangfold. Det var utrolig krevende, men spennende. ICA har tradisjonelt bestått av europeiske menn, litt sånn for å snakke i store bokstaver. Det å sørge for en større bredde både når det gjelder geografi, kjønn, interesseområde, språk osv. er utelukkende en styrke for arbeidet – men vi må ha en strategi og gjøre noe aktivt for å få det til.

Dr. Abdulla El Reyes, nasjonalarkivaren i Abu Dhabi, ønsket alle ICAs tillitsvalgte velkommen på starten av hovedstyremøte tidlig i uken.

Han sa at for ham var temaet "tasting and testing". Tasting, fordi den neste ICA-kongressen avholdes i Abu Dhabi høsten 2020 og vi alle nå kunne få en liten smakebit av vertslandet. Og testing, fordi det å ha 60 gjester denne uken var en test for dem før den store happeningen om 1,5 år. Dr. Abdulla, som vi etter hvert skjønte han omtales som, var en kunnskapsrik, vittig og raus mann. Han var åpenbart stolt av landet sitt og opptatt av at vi alle skulle føle oss veldig velkommen og ha et flott opphold. Så sto de også for alle kostnader mens vi befant oss i Abu Dhabi, snakk om gjestfrihet!

FAN-seminar
Etter at styremøtene var over, begynte et todagers møte for Forum of National Archivists (FAN). Det er Jeff James, nasjonalarkivaren i Storbritannia, som leder FAN. Jeg er medlem av FAN i egenskap av å være leder av SPA. Jeff forsøker å revitalisere FAN som har vært litt nede de siste årene. I fjor høst var jeg på et seminar som Jeff arrangerte for FAN om arkiv og AI – jeg har skrevet en artikkel i Arkivråd om det seminaret. Nå hadde Jeff invitert samtlige medlemmer til et seminar om digital transformasjon på arkivområdet, og programmet var variert og spennende.

Det er viktig for NA å delta på slike arenaer der digital transformasjon er tema og det var interessant å høre ulike lands nasjonalarkivarers perspektiver, fra Kamerun til Estland, fra Australia til Canada. Ingen har foreløpig verken svar eller løsninger, men desto viktigere blir det å snakke sammen mens vi er i prosessen med å finne ut av ting, dette kan ingen få gjort alene – no man is an island.

Jeff fra Storbritannia fortalte om sin strategi: Archives for Everyone, og snakket om hvor viktig det er å ta innover seg at de valgene vi tar nå, vil få store konsekvenser fremover. David Fricker, nasjonalarkivaren i Australia, snakket om det at i en digital verden er det like vanskelig å tolke fortiden, som å forutse fremtiden. Han var også veldig opptatt av at nasjonalarkivet må se på hele verdikjeden, og må inn å bry seg om det som skjer i forvaltningen når dokumentene blir skapt. Esther Olembe, nasjonalarkivaren i Kamerun, sa så godt at det vi driver med i nasjonalarkivene er ikke administrasjon og magasinstyring, det er strategisk informasjonsforvaltning for samfunnet, noe som må reflekteres i strategiene. Normand Chabonneau, som er nestleder for nasjonalarkivet i Canada, snakket om hvordan de jobber med digital strategi og hvor viktig det er med god endringsledelse internt, du må ha med folk oppover elven, ikke bare nedover. Han avsluttet med dette kule sitatet: - Bevaring uten å sørge for tilgang til materialet, kan bare karakteriseres som syklig samlemani.

Den amerikanske nasjonalarkivaren, David Ferreiro, holdt et innlegg via telefon, og det er alltid inspirerende å høre om det de gjør i NARA (National Archives and Records Administration). Han fortalte om moderniseringsprosjektet de satte i gang med 2010 som handlet om å få NARA til å bli en etat, mer fokusert og åpen, digitalisert, og utvikle ledere og medarbeidere til å jobbe sammen om felles mål. Før NARA kunne gå ut og bli tydelige eksternt, måtte de gjøre en jobbe hjemme hos seg selv først.

Dr. Abdulla kom med en kommentar etter dag en, han fortalte at han for et år siden hadde blitt spurt av noen viktige beslutningstakere, hvor mye er arkivet du leder verdt? Han ante ikke hva han skulle svare og skjønte det ikke var godt nok, derfor hadde de jobbet med denne prislappen siden. Informasjon er så absolutt en ressurs og vi må kunne svare hva verdien er, var hans gode poeng.

Gruppearbeid
Også på FAN-seminaret hadde jeg blitt bedt om å lede et gruppearbeid, og temaet var å få opp behovene for å endre ICA som organisasjon. Generalsekretæren i ICA, Anthea Seles, hadde forberedt ulike spørsmålskort som: beskriv med et ord hvordan ICA så ut i 2000, beskriv med et ord hvordan ICA ser ut i 2040, hva ville Apple ha gjort dersom de overtok ICA, og mange flere. På min gruppe var det representanter fra Gambia, Australia, India, Malta, Ethiopia, Irland, USA og Norge – kjempespennende og temperaturen ble høy i diskusjonen rundt bordet vårt! Alle gruppene rapporterte tilbake i plenum og det blir gøy å se det samlede resultatet når Anthea har fått bearbeidet det. Nå har vi i NA nettopp vedtatt strategi de neste tre årene, men jeg skal ta med meg metodikken tilbake til sekretariatet vårt, tips til prosess neste gang.

Takk!
Nå i Abu Dhabi kjente jeg virkelig på hvor utrolig takknemlig jeg er for at jeg får anledning til å være med på denne internasjonale arenaen! Det er utrolig tidkrevende og utfordrende, men å, så inspirerende, nyttig og givende, både personlig, men også for NA. Det blir det en slags hobby, rett og slett. Vi bodde på et resort på en øy litt utenfor sentrum hele uken, men fikk anledning til å reise ut en dag, nemlig for å se den store moskeen, Grand Mosque. Det var en fantastisk opplevelse, et utrolig flott bygg! Ellers syns jeg likevel jeg fikk en smak av Abu Dhabi: havet, fargene, stranden, de fremmede fuglene, blomstene, de gjestfrie menneskene, palmene, dadlene og all den gode arabiske maten. Jeg gleder meg til ICA-kongressen høsten 2020!