Statsbudsjettet for 2017

Arkivforskriften
NA har lenge argumentert for en endring av arkivlov og forskrift og var spent på oppmerksomheten det skulle få i årets statsbudsjett. Dessverre er det ikke mye nytt å finne i budsjettet utover det vi visste.

Forskriften er ennå ikke sendt på høring, men i følge Kulturdepartementet er det ikke lenge til den kommer. Magnar Nordtug, seniorrådgiver i Kulturdepartementet, vil forøvrig orientere om høringsnotatet på NAs høstseminar i begynnelsen av november.

Norsk Arkivråd har i sine innspill til revideringen lagt vekt på forenkling og modernisering av regelverket. Vi er tilfreds med tilbakemeldinger om at dette har kommet med i revisjonsarbeidet for forskriften, men vi mener at vi ikke kommer helt i mål uten en revisjon av loven. NA venter på at revisjonen av forskriften skal komme på høring og vil fortsette å jobbe aktivt for en oppdatert forskrift og at den følges av en revisjon av loven.
 

Arkivverket
Budsjett
Det er kutt i Arkivverkets driftsbudsjett, selv om det tilsynelatende ser ut som en kraftig økning Økningen spises opp av premieinnbetalingen til Statens pensjonskasse. Det positive er at det er lagt inn midler til oppgaver som arkivskapere har direkte nytte av. 5 millioner kroner er lagt inn for å styrke Arkivverkets lovpålagte oppgaver knyttet til tilsyn og mottak av arkivmateriale.

Budsjettforslaget står på side 93 - under Kap. 329 Arkivformål

Tilsyn
Arkivverket skal styrke sin tilsynsfunksjon, men det skal gjøres med begrensede midler. Arkivverket har gjennomført 57 kommunale og 6 statlige tilsyn for rapportperioden, og noen av disse er skjemabasert tilsyn. Omfanget av tilsyn er dermed svært begrenset og NA hadde ønsket en mer markant satsning på dette. Formatet for tilsyn bør etter vår mening revideres og midler bør øremerkes til dette.

Utfordringer og strategi
På side 45 står det om Arkivverkets utfordringer og strategier:

«Den største utfordringen for sektoren er håndteringen av digitalt skapte dokumenter. Utfordringene omfatter både arkivering av dokumenter og langtidsbevaring. Overføring av digitale dokumenter til depot er i dag ressurskrevende. Dette har ført til stort etterslep av avleveringspliktig materiale.

En annen utfordring er å utnytte mulighetene for digital formidling og tilgjengeliggjøring. Arkivene kan på denne måten bli en ressurs som i større grad kan utnyttes til dokumentasjon av rettigheter, og til kunnskap og dannelse. Arkivverkets strategi er å bedre digitale brukertjenester, og øke mengden av digitalt tilgjengelig arkivmateriale. For å møte utfordringer med blant annet digitale arkiv, har Arkivverket igangsatt utviklingsprosjektet Arkivverket 2020.»

Teksten er etter NAs mening gjennomsyret av depot Arkivskapers behov eller hvordan Arkivverket kan støtte opp under dem er ikke nevnt i det hele tatt behovet.

Nybygg for arkivdepot  
I forslaget til budsjett er det satt av bevillinger til bygg for helsearkivet på Tynset med byggestart sommeren 2017. Dette bygget skal ha et digitaliseringsformål. Nytt papirdepot for papirarkiv fra statsforvaltningen kommer i Mo i Rana, ikke Tynset som opprinnelig planlagt. Det står ikke noe om når nye magasiner skal være ferdig.

Dette betyr at nybygget på Tynset ikke vil inneholde papirmagasin for statsforvaltningens arkiver. Det blir i stedet bygget i Nasjonalbibliotekets fjellanlegg i Mo. Det står ikke noe om når dette fjellanlegget skal være ferdig, så inntil det er ferdig vil trolig avleveringsstansen av papirarkiv fortsette. Etter vårt syn er det svært uheldig at denne avleveringsstansen trekker ut i tid med de ekstra kostnadene dette påfører forvaltningen.

Vi merker oss ellers at fjellhallen i Mo også vil inneholde pasientjournaler på papir, så helsearkivet blir dermed delt mellom Mo og Tynset.

Arkiv som del av sentraliserte, administrative tjenester innen helseforvaltningen
Den sentrale helseforvaltningen trekker frem arkiv som et av områdene det kan oppnås stordriftsfordeler sammen med anskaffelser og IKT. Dette medfører etablering av et felles tjenestesenter i Norsk Helsenett SF. Senteret etableres 1. januar 2017 og skal være i full drift senest 1. januar 2018. Drift av IT-løsninger, etablering av et felles anskaffelsesmiljø og sentralisering av enkelte arkivfunksjoner er en del av tjenestesenteret. Helse- og omsorgsdepartementet vil evaluere løsningen for arkiv i løpet av 2018 med tanke på en videre utvidelse.

Les: Kulturdepartementets budsjett
 

Utdrag fra budsjettet:

Revisjon av arkivforskriften

(side 46)

Gjennomgå og revidere arkivforskriften – anmodningsvedtak nr. 158, 9. desember 2015
«Stortinget ber regjeringen gjennomgå og revidere arkivforskriften.»

Dokumentet som ligger til grunn for vedtaket, er Innst. 14 S (2015–2016). Det vises her til at arkivforskriften trådte i kraft i 1999 og ble laget før digitalisering.

Kulturdepartementet gjennomgikk behovet for endringer i arkivforskriften i 2015. Utgangspunktet for gjennomgangen var behovet for forenkling av forskriften og oppdatering av arkivregelverket til dagens digitale arkivløsninger. Arkivverket, KS – Kommunenes organisasjon, arkivorganisasjonene Norsk Arkivråd og Landslaget for lokal og privatarkiv og arkivledernettverket i departementene meldte inn behov for endringer i forskriften.

Kulturdepartementet tar sikte på å sende ut forslag til revisjon av arkivforskriften på høring høsten 2016. Intensjonen med revisjonen vil være å
– tilpasse regelverket til digitalisering
– forenkle slik at regelverket i mindre grad regulererarkivfunksjoner i detalj
– modernisere språk og begreper

Stortinget vil bli orientert på egnet måte når arkivforskriften er revidert.

(side 165)

Arkivforskriften regulerer arkivarbeidet i offentlig sektor. Etter at arkivforskriften ble fastsatt i 1998, har offentlige organ i hovedsak gått over til elek- tronisk arkivdanning. Departementet arbeider med en revisjon av arkivforskriften slik at den bedre passer for elektronisk arkivdanning, og at forskriften forenkles slik at regelverket i mindre grad regulerer arkivfunksjoner i detalj.

Nybygg for arkivdepot

(side 14)

Regjeringen vil bygge et nybygg for Norsk helsearkiv på Tynset. Bygget vil inneholde funksjoner for mottak, digitalisering, digital bevaring og formidling av pasientjournalene som inngår i Norsk helsearkiv. Samtidig påbegynnes arbeidet med å bygge et magasin for papirarkiv fra statsforvaltningen for Arkivverket samlokalisert med Nasjonalbibliotekets fjellanlegg i Mo i Rana. Regjeringen vil på same tid starte bygging av et nytt sikringsmagasin for Nasjonalbiblioteket i Rana.

(side 44)

Arkivmagasin for Arkivverket samlokalisert med Nasjonalbiblioteket i Rana Regjeringen vil bygge et magasin for bevaring av eldre og avsluttede papirarkiv fra statsforvaltningen for Arkivverket samlokalisert med Nasjonalbibliotekets fjellanlegg i Mo i Rana. Det utvalget av pasientjournaler som ikke skal kasseres etter digitaliseringen på Tynset, vil også bevares i magasinet. Prosjektet realiseres som et tillegg til et eksisterende prosjekt for nytt sikringsmagasin for Nasjonalbiblioteket i Rana. Dette vil bidra til at prosjektet kan gjennomføres kostnadseffektivt ved å dra veksler på eksisterende prosjektorganisasjon og kunnskap og knyttes til Nasjalbibliotekets eksisterende anlegg og infrastruktur. Arkivmagasinet vil være dimensjonert for 65 000 hyllemeter, inkludert inntil 12 000 hyllemeter helsearkiv som skal bevares i originalformat etter digitalisering. Arkivmagasinet vil i likhet med sikringsmagasinet bestå av en lagerhall som bygges i en utsprengt fjellhall, innredet med automatiserte lagringsløsninger. Løsningen vil ha høy lagringstetthet og god logistikk, klima, gjenfinnbarhet, sikkerhet og ergonomi. Løsningen med permanent lagring av papirdokumenter med pasientopplysninger i fjellet i Rana vil imøtekomme alle forskriftskrav om sikker oppbevaring av helseopplysninger. Prosjektet er klart for igangsetting i januar 2017. Arkivmagasinet har en kostnadsramme på 256,6 mill. kroner i prisnivå juli 2016.