Vi har i dag levert vårt høringssvar til forslag om endring i arkivforskriften
Norsk Arkivråd (NA) mener at tiden er overmoden for ny regulering på dette området sett i lys av regjeringens mål om digitalisering av offentlig sektor, store endringer i måten forvaltningen organiseres på, nye arbeidsformer, utbredt bruk av fagsystemer og samhandlingsløsninger og krav i andre regelverk. Det er vårt syn at de foreslåtte endringene tar oss et stykke på vei i en forenkling og modernisering, men forskriften vil fortsatt i for stor grad være tilpasset papirbasert saksbehandling og arkiv.
Ettersom Stortinget like før jul ba Regjeringen om å sette i gang en revisjon av arkivloven, er vi spent på hvordan dere tenker at dette påvirker revisjon av arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. NA mener det mest effektive og hensiktsmessige vil være om disse ses i sammenheng. Det at Stortinget nå har anmodet Regjeringen om å revidere arkivloven viser også behovet for en mer overordnet og omfattende gjennomgang.
Vi viser også til evalueringen av offentleglova og revisjonen av forvaltningsloven som pågår. Det vil trolig være elementer her som bør ses i sammenheng. De store manglene i forslaget slik det foreligger nå tilsier også at det må være en videre prosess før endelig utkast til ny forskrift er klart og harmonisert med annet relevant regelverk.
Difi fremstår som en viktig part i arbeidet med utviklingen av gode digitale løsninger i offentlig sektor, og de har i dag ansvaret for flere sentrale komponenter som har betydning for offentlig digital arkivdanning. I tillegg ser KMDs avdeling for IKT og fornying på mulighetene for å ta et større ansvar på digitaliseringsområdet i fremtiden, inkludert deler av arkivloven og forvaltningsloven. Vi mener det vil være hensiktsmessig å etablere dialog med disse aktørene slik at endelig forslag til forskrift er harmonisert med både eksisterende og fremtidige løsninger og rammevilkår.
Etter vår mening er det for lite samsvar mellom høringsnotatet og forslaget til forskrift. I høringsnotatet er eksempelvis «arkivdanning» nevnt flere ganger, mens ordet ikke er brukt i forskriftsteksten. NA er svært opptatt av hvordan arkiv skapes, og vi mener det ville være hensiktsmessig om begrepet også ble brukt i forskriften for å understreke ansvaret for eksempel ansatte i offentlig forvaltning har for å skape gode arkiv som en del av sitt daglige virke. Det finnes også andre gode og presise formuleringer i høringsnotatet, men disse gjenspeiles ikke i forskriftsutkastet. Det ville også vært relevant å bruke et begrep som «dokumentasjonsforvaltning» i forskriften ettersom dette favner videre enn arkiv og samtidig er en naturlig del av forskriftens virkeområde.
Det vil være krevende for alle høringsinstansene å mene noe om forskriften der hvor deler er tenkt flyttet til Riksarkivarens reviderte forskrift ettersom denne revisjonen ikke er igangsatt. Det er ikke tydeliggjort hvilke elementer som skal flyttes og hva som eventuelt skal slettes. En klargjøring av dette er nødvendig for å kunne gi en endelig vurdering.