Seminar 3.-4.11.2014 - spørsmål til systemleverandørene

Digital postkasse

Leverandører av digitale postkasser er valgt og meldingsfordeleren er forhåpentligvis klar innen seminaret starter. Noen går i gang som piloter og vi andre venter i spenning. Imens stiller vi oss spørsmål om hvordan dette blir – det er jo ikke alle endringer som går som smurt!

  • Hvordan løser dere dette praktisk?
  • Hva trenger vi av tilleggsprogram - ny modul eller «bare» en knapp ekstra. Kun en enkel  briefing på hvordan deres løsning vil se ut.
  • Når kommer ferdig løsning?
  • Hva koster dette for oss?
  • Format på forsendelsene?
  • Vil alt bli konvertert til PDF/A? Hva om det er filer som ikke lar seg konvertere? Begrensning på størrelse?
  • Endringen gjelder kun vedtak – hva med annen korrespondanse?
  • Er det noen utfordringer i forhold til Noark-standarden? Eventuelt er det forskjell på Noark-4 og Noark-5?
  • Hva med forsendelser fra fagsystem?
  • Hvordan identifiserer vi avsender og hvordan vite at vi har riktig mottaker?
  • Hva om man sender til feil person?
  • Kvittering for forsendelse og mottak – slutt på Rekommanderte sendinger?
  • Næringslivet som mottakere – er det bare å bytte ut personnummer med foretaksnummer - er bedriftene klar for dette?
     

Avlevering/ elektronisk uttrekk

Det er en kjensgjerning at det er vanskelig å få godkjent elektroniske uttrekk for avlevering til Statsarkivene. Det koster mye tid og penger å få til dette – og det tar lang tid å få svar på om uttrekket er godkjent eller ikke. Vi som kjøper systemene stiller krav om at løsningen skal levere uttrekk, men sitter likevel igjen med regningen til slutt.

  • Hvilke erfaringer med godkjenning av uttrekk har dere som leverandører?
  • Oppfatter dere at problemet med å få godkjent avleveringsuttrekk oppstår på grunn av:
    - arkivdanningen som skjer hos brukerne av sak/arkivsystemene?
    - systemleverandørenes tolkning av Noark-4?
    - mottakerapparatet til Arkivverket?
  • Er det løsninger som dere som leverandører kan se for dere som kan gjøre avlevering enklere?
  • Det har vært snakket om synkron avlevering dvs. avlevering etter hvert som sakene avsluttes. Er dette gjennomførbart? Da ville man vel på et tidlig tidspunkt avdekke feil og mangler og få mulighet til å rette opp disse?
  • Bevaring eller kassasjon – tusenårsperspektiv på det som skal bevares – hva med alt det andre? Mellomlagring og gjenfinning de neste 50 år?