Oppklaring mellom Arkivverket og Norsk Arkivråd

Oppklaring mellom Arkivverket og Norsk Arkivråd

Oppklaring om journalføring

Arkivverket fikk invitasjon av Norsk Arkivråd til et seminar med tema; utfordringer med journalføring og offentlighet i offentlig sektor. Jeg fikk gleden av å holde foredraget, men jeg må si meg overrasket over hvordan min presentasjon ble tolket av Norsk Arkivråd i deres artikkel publisert på NAs hjemmesider og via Facebook. Her har dessverre Norsk Arkivråd misforstått mine budskap og det er viktig for meg å rydde dette av veien. Her kommer derfor en skriftlig utdyping av mine budskap på seminaret, da NA tilskriver meg helt andre forhold enn det som er faktum.

Et vesentlig aspekt ved arkiv og dokumentasjon er” kontekst”. Det er viktig å se ting i sammenheng, og se at dokumenter ikke oppstår eller skal tolkes i et vakuum. Dette gjelder såvel enkeltdokumenter og hele arkiver i forvaltingen, men også enkeltbilder fra en powerpointpresentasjoner som står i sammenheng med et muntlig innlegg.

Riksrevisjonens funn

Bakgrunnen for presentasjonen og seminaret var de dypt nedslående resultatene fra Riksrevisjonens rapport om «Arkivering og offentlighet i statlig forvaltning».

Arkivterminologi generelt og journalføring spesielt er begrep som er utfordrende for mange saksbehandlere. Det er heller ikke en krystallklar definisjon på plikten til hva som skal journalføres. Det synes som at digitalisering medfører at journalføringsplikten som konsept blir utfordret, i det minste må få et annet meningsinnhold. Dette var jo også temaet jeg var bedt om å belyse av Norsk Arkivråd.  

Journalføring – innholdet er styrende

Mitt innledende poeng var at endel dokumentasjon er klart innenfor, og endel som faller klart utenfor og jeg ga noen eksempler på dette. Det er innholdet – ikke formatet som er relevant. Her har jeg enten uttrykt meg uklart eller NA har rett og slett misforstått. Det er nettopp innholdets verdi som dokumentasjon som er kjernen i vurderingen. Eksempelvis vil en twittermelding som dokumenterer et vedtak være klart innenfor, mens en twittermelding om at en pressemelding er sendt ut, fort vil kunne falle utenfor. Men igjen: kontekst og innhold er det vesentlige: «Dokumenter som verken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal ikke journalføres eller arkiveres». Heller ikke reklame, feilsendt post/e-post, informasjonsbrosjyrer og en rekke annet, har noe verdi som dokumentasjon og skal heller ikke journalføres eller arkiveres.

Så er det en rekke tilfeller som er mer uklare og vanskelige å gi klare føringer på - eksempelvis vil noen e-post være journalføringspliktig dersom de har verdi som dokumentasjon for virksomheten, mens andre ikke har noe verdi som dokumentasjon. Tilsvarende gjelder andre tekniske løsninger.

Grunnleggende mangler i journalføring og praksis

Mitt hovedpoeng i presentasjonen var imidlertid noe helt annet. Det er vår vurdering at de fleste offentlige virksomheter har grunnleggende mangler i sin journalføring og arkiveringspraksis. I snitt resulterte våre tilsynsbesøk nesten syv pålegg om å utbedre brudd på lov og forskrift, ingen var plettfrie. Så lenge det er grunnleggende utfordringer med journalføring og arkivering som er avdekket, bør ressursene settes inn her før vi bedriver jakt og millimetermåling for å finne den perfekte journalføringen.

Grunnleggende forhold vi avdekker ved de fleste tilsyn, er følgende: offentlige virksomheter har ikke tydelig fordelt arkivansvar fra virksomhetsleder, de har manglende oversikt over hvilke systemer som inneholder arkivverdig informasjon og digitalt arkivmateriale er sjelden sikret for bevaring. Mange virksomheter synder også på å sluttføre registrering av journalført dokumentasjon slik at den blant annet unndras fra offentlig innsyn. Vi mener dette er fundamentale forhold som må på plass for å sikre offentligheten innsyn. 

For å møte disse grunnleggende utfordringene arbeides det nå langs «4 innsatsområder»:

• Arkivverket har styrket innsatsen på tilsyn da vi ser at dette er helt nødvendig for å gi bedring i virksomhetene.
• Øke kompetansen hos ledere og saksbehandlere. Arkivverket starter i 2018 å identifisere kjernen i veiledningsbehovet ved hjelp av tjenestedesign og brukerorientering. Og vi har startet et prosjekt i regi av SKATE for metode for identifisering og sikring av dokumentasjon.
• Vi ser betydelig behov for og vil jobbe med å gi grunnlag for mer brukervennlige tekniske løsninger for arkivering og saksbehandling. Eksempelvis skal NOARK-standarden evalueres og Arkivverket arbeider med å vurdere hva som er hensiktsmessig å standardisere.
• Det er nedsatt et arkivlovutvalg som må vurdere om det er nødvendig å oppdatere begrepsapparat for digital forvaltning, eller om begrepene vi har må gis nytt innhold.

Jeg setter pris på dialog med Norsk Arkivråd, og håper dette var klargjørende informasjon omkring et meget viktig tema for arkivsektoren og for et videre samarbeid der vi må forbedre rettsikkerheten for enhver innbygger i Norge.

Mvh

Espen Sjøvoll

Norsk Arkivråds opprinnelige innlegg.