Reisebrev fra styremøtet i International Council on Archives (ICA) i Paris

Jeg føler meg så privilegert: En hel arbeidsuke i Paris i april. På et slott fra 1650-tallet. Sol og blå himmel og grønne knopper og blomstring, balsam for sjelen for en forfrossen nordboer med vinter og snø langt oppi halsen. Og viktigst av alt – arkivdiskusjoner fra morgen til kveld med masse andre tillitsvalgte fra alle verdenshjørner. Folk som deler mitt engasjement for arkiv og dokumentasjonsforvaltning, og som besitter masse kunnskap og erfaring de mer enn gjerne øser ut av seg. Kan det bli bedre liksom? Velkommen til styremøter i International Council on Archives (ICA) våren 2018!

Jeg er inni mitt andre år av fire som leder av Section of Professional Associations (SPA) i ICA. SPA har til sammen 87 medlemmer: arkivorganisasjoner fra hele verden, hvorav NA er en av dem og styret består av 11 representanter pluss meg selv. ICA er verdensomspennende og stor og tradisjonsrik og i endring og tungrodd og gøy og alt på en gang. Rundt 200 tillitsvalgte er engasjert på verdensbasis og to ganger i året møtes de rundt 40-talls menneskene som til sammen utgjør programkomiteen og hovedstyret. Begge disse organene er jeg medlem av som leder for SPA.

Fortsatt Novise

Jeg føler meg fortsatt som en novise når vi møtes og det er ganske krevende, særlig hovedstyremøtene (Executive Board – EB). Jeg nileser sakspapirene på forhånd (og de er ikke få!) for å være så forberedt jeg kan være, og sitter likevel med ørene på stilk og skjønner slett ikke alt. Men siden jeg representerer arkivorganisasjoner, og derfor litt annerledes enn de andre seksjonene i ICA som er arkivtypesammensatt, er det viktig at jeg er på hugget, at jeg klarer å følge med og bringer på bane de problemstillingene og perspektivene som er relevante for alle de organisasjonene jeg er en talsmann for, organisasjoner som igjen representerer tusenvis av medlemmer over hele kloden. Det er ikke småtterier! EB er simultantolket på fransk og engelsk og om man skal si noe må man be om ordet, trykke på mikrofonen og høre tolkene i øret. Også er det sånn skilt på plassen der du skal sitte, V. Ronge – Norvège, føles som FN eller noe. Terskelen blir ganske høy for å sette seg på talerlisten for å si det sånn, man går liksom ikke gjennom hele det opplegget for å komme med en liten fleip. Det er fint at det er formelt på et vis, og må være det for at tolkingen skal kunne skje, men det gjør ikke møtet veldig lettbent. Også er det fascinerende med hele verden i et rom, alle de språkene, alle de kulturene, alle de særegenhetene. På møtet nå kommenterte for eksempel Steven (hans engelske navn) fra Kina at det er flott at ICA er ivrige på Twitter når det er verdenskonferanse hver høst, men hva med kineserne som ikke har anledning til å bruke Twitter? Kommer det et tilsvarende kommunikasjonstilbud på WeChat? På agendaen for EB i Paris sto temaer som disse: hvilke strategiske partnere må vi bygge en relasjon med, etablering av et nødfond for arkiv som kan brukes ved naturkatastrofer, krig, mm, økonomi og medlemsutvikling, de årlige verdenskongressene, prosjektsamarbeid med Unesco, kommunikasjonsstrategi, verdens arkivdag 2018, programkomiteens tre hovedsatsinger i inneværende strategiperiode: Training Programme, Africa Programme og New Professionals Programme.

Gruppearbeid

Møtene i programkomiteen (PCOM) er mye mindre formelle. I PCOM jobber vi utelukkende med innhold og strategiske tiltak og møtene er mer som arbeidsmøter med rom for faglige diskusjoner. Normand Charbonneau fra Canada er visepresident i ICA og ansvarlig for PCOM. I år hadde Normand lagt inn gruppearbeid med oppgaver, og da vi hadde en møteevalueringsrunde på slutten var det et rungende ja fra alle at vi vil ha mer av det! Den ene oppgaven vi fikk var å si hva PCOM jobber med om 5 og 10 år. Ikke overraskende utgjorde ulike aspekter ved digitaliseringen alle tre trinn på seierspallen da vi hadde tilbakemeldingsrunde fra gruppene i plenum. Hva slags påvirkning har digitaliseringen for arkiv og dokumentasjonsforvaltning, både med hensyn til utfordringer og muligheter. For hele dokumentsyklusen, hele verdikjeden til arkiv, fra før dokumentene blir skapt til de får evig liv i en arkivinstitusjon. Og hva gjør dette med ansvar og roller for de ulike aktørene som er involvert, fra virksomhetene som skaper arkivene til institusjonene som skal bevare, tilgjengeliggjøre og formidle dem.

Gjenbruk

Vi hadde også en veldig interessant diskusjon om Forum of National Archivists (FAN). Da ICA ble opprettet for 70 år siden var det nettopp nasjonalarkivene med deres ledere som utgjorde medlemsmassen. I dag er det fortsatt nasjonalarkivene som står for hovedparten av inntektsgrunnlaget til ICA og likevel, i en spørreundersøkelse interim-presidenten for FAN sendte ut i fjor sommer, svarer flesteparten av nasjonalarkivarene at de ikke anser medlemskapet som relevant. At de ikke får noe særlig tilbake for investeringen i den årlige medlemsavgiften. Å få FAN opp som en arena som all verdens nasjonalarkiver anser som en viktig strategisk arena, relevant og nødvendig, er en hovedprioritet for ICA for øyeblikket. Det er jo nettopp dette som er det gode med internasjonalt samarbeid, at man henter det beste av det beste og på den måten kan gjenbruke ting som virker. Jeff James, nasjonalarkivaren i Storbritannia, er interim-president for FAN og han har blant annet fått opp deling av digitale strategier blant medlemmene i FAN og det er jo gull verdt, for eksempel for Arkivverket her i Norge, at de kan få tilgang til strategier fra rundt om i verden. For er det en ting som er sikkert: vi baler med det samme over det hele!

Kamerun

Neste gang EB og PCOM møtes er under konferansen i november. Den skal i år finne sted i Afrika, for første gang i ICAs historie, nærmere bestemt i Yaoundé, Kamerun. Fristen for å melde på foredrag har nettopp gått ut, kanskje er det noen fra Norge på listen? Jeg tror det kommer til å bli en opplevelse helt utenom det vanlige – og med arkiv som fortegn selvsagt!