Forslag til nytt navn på organisasjonen vår

Styrer legger frem forslaget på årets generalforsamling. Frem til den vil vi fortelle om bakgrunnen for behovet for nytt navn, og vi vil presentere navnet.

I 2019 startet det daværende styret navnediskusjonene og inviterte medlemmene inn i diskusjonen. Så kom pandemien og diskusjonene måtte legges bort.

De siste årene har vi igjen hatt et mer aktivt utadrettet arbeid og behovet for navneendring meldte seg på nytt. Nasjonale strategier som er svært relevante for vårt fagområde har i stor grad gått over til å bruke mer generelle ord som data og informasjon. Vi vet at både data og informasjon er det som må kontrolleres og styres for å bli til pålitelig dokumentasjon og rike arkiv.  Vi ser at vi for å bli inkludert i de rette fora trenger et navn som dekker mer enn delen arkiv av vårt fagområde.  Nå opplever vi å ikke bli invitert til møter og diskusjoner der grunnlaget for framtidas arkiv legges, nemlig der informasjon, data og dokumentasjon brukes og forvaltes i virksomhetenes daglige oppgaveløsing og tjenesteleveranser. Vi mener det er viktig å være der fordi en vellykket digitalisering av samfunnet må inkludere en sikker og åpen informasjonsforvaltning i stort.
Vi ser av vårt medlemsregister at det har vært et skifte i hva man kaller vårt fagområde i virksomhetene, de fleste av våre medlemmer jobber i enheter som kaller seg dokumentasjons- eller informasjonsforvaltning. Dette gjenspeiler seg også i dagens stillingsutlysninger.

Styret mener informasjonsforvaltning er det som dekker alt vårt fagområde nå omfatter best. At dette dekker både data, dokumentasjon og arkiv. Vi mener det er et begrep som står seg for fremtiden. Det er informasjon vi forvalter uavhengig av om det er registre, filer i fagsystemer, databaser eller arkivsystem.

Diskusjon om og tilvenning til nytt navn er en endringsprosess med mange avveininger underveis og styret ha nå vært i denne prosessen en periode. De tillitsvalgte i utvalgene har vært invitert inn i innspillsmøter etter at navnet ble bestemt. De har, som de tillitsvalgte i styret, måttet bruke litt tid på å sette seg inn i bakgrunnen for behovet for å bytte navn. Nå er det medlemmenes tur til å gjøre det samme.
 

Fram mot generalforsamlingen 12. juni vil vi publisere flere små videoer der vi forklarer mer om bakgrunnen for forslaget til nytt navn. Saksframlegget publiseres 22. mai og 23. mai inviterer vi til et digitalt medlemsmøte der vi går gjennom forslaget, tar imot kommentarer og svarer på spørsmål.

Vi har dessverre ikke tekst på videoene - du finner derfor avskrift fra dem i tekstformat nederst på siden.

Video 1: Forslag om bytte av navn på organisasjonen - behov og bakgrunn. Anja Vestvold
Video 2: Et navn for å bli inkludert i de rette fora - Anja Vestvold

Video 3: Navneparametere og prinsipper. Arbeid med nytt navn og design - Sara Blom
Video 4: Det nye navnet. Presentert av Ola Langnes-Øyen, styremedlem i NA
Navn og logo - animasjon

Video 5: Viktigheten av betegnelse på fagområdet - bredden i det vi jobber med i dag - Ingvild Korsnes Daasvand
Video 6: Navnet samsvar med arbeid hos Bufdir som en datadrevet virksomhet med effektiv styringsmodell for informasjonsforvaltning - Mette Rist Hauge
Video 7: NA - Norsk Arkivråd eller Nasjonalarkivet? - Liv Heidi Siljebråten

Påmelding til digitalt medlemsmøte 23. mai, kl. 16.00-17.30
 

Budskapet i Video 1 - Forslag om bytte av navn på organisasjonen - behov og bakgrunn. Anja Vestvold:
Hei, jeg heter Anja Vestvold og til daglig så jobber jeg som forretningsrådgiver i informasjonsforvaltning i Sopra Steria. Jeg er også styreleder i Norsk Arkivråd.

I februar 2020 la NA ut en nyhetssak på nettsidene våre om at det daværende styret ønsket å starte en diskusjon om navnebytte for organisasjonen. Vi inviterte alle som ville til å sende inn forslag til navn.

Bakgrunnen for at styret startet denne prosessen var at medlemmene våre og de vi ønsket å samarbeid med ikke oppfattet at vi er spesielt opptatt av primærfunksjonen til dokumentasjon og arkiv.

Det virket ikke som at de skjønte at vi arbeidet for å fremme informasjons- og dokumentasjonsforvaltning fordi det er en forutsetning for at virksomheter og politiker ivaretar sitt samfunnsansvar og driver effektiv og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet og åpenhet.

En måned senere stengte Norge ned og vi fikk alle andre ting å tenke på. Men, pandemien og nedstigningen endret jo ikke behovet for å byte navn. Derimot så gjorde kanskje det at alle tok med seg jobben hjem det endelig tidligere at oppgaven til våre medlemmer knytter seg til å løse digitale arbeidsprosesser og informasjonsflyten som finnes i dem.

At det handlet om å håndtere dokumentasjon på tvers av systemer og ha styring og kontroll på denne informasjonen. Derfor tok vi opp igjen tema om nytt navn for NA under den digitale 60års markeringen i 2021. Og, det er jo litt skummelt å bytte et navn som har vært med oss i over 60 år. Samtidig så har også disse 60 årene gjort at navnet på mange måter har blitt litt utdatert.

Det er svært får av medlemmene våre som kaller det stedet de jobber for arkivet lenger, og veldig få snakker om å være arkivar men snakker heller om å være informasjonsforvalter eller dokumentasjonsforvalter. Det er også veldig 60-talls å kalle seg for et råd. Vi får flere henvendelser hver måned som viser at navnet misforstås og at vi blir bedt om å gi generelle råd om arkiv, liftt som Forbrukerrådet.

Dette er bakgrunnen for at styret denne vinteren har utarbeidet forslag til nytt navn for NA med en tilhørende profil. Og at vi på generalforsamlingen legger frem forslaget til avstemming.

Budskapet i Video 2 - Et navn for å bli inkludert i de rette fora - Anja Vestvold:
Hei, jeg er Anja Vestvold, styreleder i Norsk Arkivråd. En viktig grunn til at Norsk Arkivråd ikke er et godt navn for fremtiden for oss synes jeg er at vi blir oppfattet som en organisasjon som som er mest opptatte av historiske dokumenter og arkiv.

Det viser seg for eksempel når vi er med i regjeringens Open Government Partnership samarbeid. Det skulle det være et helsdagsmøte med blant annet antikorrupsjon, åpenhet i forvaltningen, offentlig innkjøp og journalføring som tema. Men NA ble kun ansett som interessant til å delta i delen om journalføring.

For meg illustrerer det at navnet vårt blir oppfattet som mye smalere enn det interessefeltet og fagfeltet vårt faktisk er.

Det samme skjer i budsjetthøringene på Stortinget som vi deltar i hvert år. Vi inviteres sammen med Bibliotekforeningen og andre foreninger som er opptatt av historiske arkiv når vi skal snakke. Vi ønsker egentlig å delta i samme gruppe som de foreningene som er mest opptatte av rett dokumentasjon, effektiv oppgaveløsning, og digitale tjenester i samfunnet.

Vi er opptatt av at det skal bevares historiske arkiv og dokumenter i NA, men det er viktig for oss å ha et navn som gjenspeiler at vi opptatt at primærformålet til arkiv - nemlig, når det er grunnlag for effektiv oppgaveløsning, gjennomsiktighet, styring og kontroll i hver enkelt virksomhet der vi jobber.

Budskap i Video 3: Navneparametere og prinsipper. Arbeid med nytt navn og design - Sara Blom
Hei! Jeg heter Sara Blom og er styremedlem i Norsk Arkivråd. I det daglige er jeg seksjonsleder i dokumentasjonsforvaltningsavdelingen i Norsk helsenett.

I løpet av det siste halve året har vi i NA vært gjennom en ny runde for å finne et nytt passende navn. Vi har fått hjelp av folk som kan dette med navn og visuell identitet. Byrået vi har jobbet med har kontinuerlig delt med oss hvordan de jobber i en sånn prosess. Dermed har vi kunne basere våre beslutninger på dette mens vi har vurdert de ulike alternativene som byrået har presentert for oss.

Formgiverne som vi har jobbet med stiller en rekke krav til et godt navn. Først og fremst må navnet lett kunne oppfattes riktig. Det må være et navn som har en relevans som er lett å forklare. Det må gi mange assosiasjoner som er lette å forklare og huske, og det må fungere godt i alle verbale sammenhenger. Det er også viktig at det er et brukervennlig navn som har en appell.

Når de har jobbet med vår organisasjon har de lagt vekt på at vi har høy faglighet, og at navnet og den visuelle identiteten fokuserer på orden. Hensikten er å gjøre et komplisert fagområde tilgjengelig. Målet er at vi skal skille oss ut fra de andre mer arkaiske aktørene innefor vårt fagfelt.

Et annet veldig viktig poeng i dette arbeidet er hvor vidt et navn er ledig eller ikke. Det er helt avgjørende for om det kan brukes. Så vi har sjekket om andre virksomheter er registrert på dette spesifikke navnet og ikke minst om domenenavnet er ledig.
Basert på dette, gjennom prosessen med de som kan dette så har vi kommet frem til et nytt navn!

Budskapet i Video 4: Det nye navnet. Presentert av Ola Langnes-Øyen, styremedlem i NA
Hei! Jeg heter Ola Langnes-Øyen. Er til daglig avdelingsdirektør i Utdanningsdirektoratet, og så leder jeg seminarutvalget i Norsk Arkivråd.
På generalforsamlingen i år legger styret frem et forslag om å endre navnet fra Norsk Arkivråd til Foreningen INIO.
("Informasjon i orden" og "Informasjonsforvaltning i organisasjonen" vil brukes som undertittler i kommunikasjon.)
For meg er dette et strategisk valg. Jeg ser på min arbeidsplass at hvis de som jobber med personvern, informasjonssikkerhet, dokumentasjon, arkiv, deling av data - hvis alle disse skal kunne levere på oppgavene sine så må vi jobbe sammen fordi vi alle sammen jobber med informasjon. Derfor ønsker jeg meg en organisasjon som har kurs, seminarer, og utgir et tidsskrift som handler om dette hvor vi klarer å se informasjonsforvaltningen som en helhet og hvordan dette henger sammen.
Jeg tror det er helt riktig å endre på navnet. Det er litt smertefullt, fordi vi har hatt det samme navnet i mange, mange år nå, men som de fleste har fått med seg så endres informasjonslandskapet så utrolig fort og vi kan ikke sitte igjen å jobbe på samme måte som vi har gjort i alle år. Derfor tror jeg det er riktig å endre navnet på organisasjonen vår.

Budskapet i Video 6: Navnet samsvar med arbeid hos Bufdir som en datadrevet virksomhet med effektiv styringsmodell for informasjonsforvaltning - Mette Rist Hauge
Hei! Metter Rist Hauge. Jeg er avdelingsdirektør i Bufdir og har en rolle i styret i Norsk Arkivråd.

For en tid tilbake ble det besluttet i styret at det Norsk Arkivråd skulle bytte navn. Og styret har falt ned på Foreningen INIO. Med en undertittel Informasjon i orden

For meg er det viktig å kunne løfte blikket litt, å snekke om informasjonsforvaltning. Vi har lenge jobbet på fagområdet arkiv og dokumentasjonsforvaltning med å bli en relevant samarbeidspartner. Å bistå i arbeidet med å digitalisere og å utvikle fagsystemer og sørge for god dokumentasjonsforvaltning.

Vi har i mange år endt opp med å få fagsystemene i fanget etter at de var ferdig utviklet, med et budskap om at "her er det sikkert noen dokumenter som dere skal ha tak i". Istedenfor å være med på hele reisen, lage smarte løsninger og kunne bidra til at det blir effektiv saksbehandling i fagsystemene så har vi sittet som en endestasjon.

Det har endret seg nå hos oss. Vi har jobbet strategisk med å synliggjøre hvilken kompetanse vi har og hva vi kan bidra med.

Ved siste omorganisering ble vi løftet inn i en divisjon som heter strategi og utvikling og har virkelig kommet inn og sitter ved bordet der beslutningene tas og er med på hele reisen.

Bufdir har en ambisjon om å være en datadrevet virksomhet og med det så mener vi at vi har en virksom og effektiv styringsmodell for informasjonsforvaltning for å oppnå høyere datakvalitet, bedre og sikker utnyttelse av virksomhetens datainformasjon som vil gi en rekke gevinster. Vi snakker da om høyere datakvalitet, gjenbruk av data, berike data, gode rapporter, økt forståelse og kompetanse - et mye bedre beslutningsgrunnlag av helheten, ikke bare av informasjon et sted og arkiv et annet sted. For å være litt mer konkret så mener vi at en datadrevet virksomhet kan ta bedre beslutninger og utvikle tjenester som kommer borgerne til gode.

Vi bruker Digdir sitt rammeverk som de kaller "Orden i eget hus", som er en tretrinnstrapp som handler om å finne og forstå data, bruke data og gjenbruke data. Hele orden i eget hus kan sammenlignes med forbedringshjulet. Man fortsetter sirkelen hele tiden, planlegger og prioriterer, kartlegger og vurderer, beskriver data, tilgjengeliggjør, styrer og forvalter. Mange av begrepene i informasjonsforvaltning omhandler det samme som dokumentforvaltning gjør, nemlig integritet, tilgjengelighet, og konfidensialitet. I Bufdir samhandler vi nå tett med både IT- og informasjonssikkerhetsfolkene og nå har vi det samme språket. Det gjør at utviklingen på det området som er knyttet til digitalisering blir mye bedre. Vi kan bidra inn og føler at vi blir hørt fordi vi har justert oss og snakker og bruker det samme språkene. Informasjonsforvaltning er et begrep som gir gehør i organisasjonen og som er forståelig for flere.

Så, jeg heier på INIO!

Budskapet i Video 7: NA - Norsk Arkivråd eller Nasjonalarkivet? - Liv Heidi Siljebråten
Det som overbeviste meg var da forslag til ny arkivlov kom og det ble foreslått at Arkivverket og riksarkivaren skulle skifte navn til Nasjonalarkivet. Da vil vi jo bli flere NA. Er det så farlig da? Ja, når navnet vårt i dag heller ikke gjenspeiler det vi gjør ,og i vert fall ikke det vi har lyst til å gjøre i fremtiden så ble det ganske klart for meg.

Vi trenger et nytt navn for fremtiden!